Nel 2023, la gestione delle risorse umane è diventata sempre più complessa.

Gli HR devono affrontare una vasta gamma di sfide, tra cui l’engagement dei dipendenti, la retention dei talenti, la formazione e lo sviluppo dei dipendenti, la diversità e l’inclusione, la gestione della cultura aziendale e del cambiamento. Tutto nel nuovo panorama di lavoro ibrido.

In questo contesto, la tecnologia HR sta diventando sempre più importante, con soluzioni come la social intranet LumApps che possono aiutare gli HR a superare queste sfide.

Le sfide per gli HR nel 2023

Le sfide per gli HR 2023 aumentano di complessità.

La pandemia ha cambiato il modo in cui lavoriamo, portando alla necessità di adottare nuove modalità di lavoro e di gestione delle risorse umane. 

Tra le principali sfide che gli HR e gli Internal Communications Manager devono affrontare ci sono:

• Gestione del lavoro da remoto: la pandemia ha portato molte aziende a implementare il lavoro da remoto. Questa modalità di lavoro determina numerosi vantaggi, come la riduzione dei costi e un aumento della produttività. Tuttavia, ha anche causato alcune difficoltà, come la gestione del lavoro in team e la necessità di garantire un ambiente di lavoro sicuro e protetto.
• Necessità di attrarre e trattenere i talenti: la concorrenza per i talenti è sempre più alta, soprattutto in settori come la tecnologia e l’innovazione. Gli HR devono essere in grado di identificare i talenti, attirarli e trattenere i migliori dipendenti.
• Engagement dei dipendenti: l’engagement dei dipendenti è essenziale per migliorare la produttività e la qualità del lavoro. Gli HR devono essere in grado di creare un ambiente di lavoro positivo e di favorire la partecipazione e la collaborazione tra i dipendenti.

Le strategie per gli HR nel 2023

Per affrontare queste sfide e trasformarle in opportunità, serve un mindset diverso, accompagnato da un’innovazione tecnologica.

Ecco 3 strategie HR 2023 per una gestione di successo delle risorse umane, sostenibile nel tempo.

1. Sfrutta la tecnologia a tuo vantaggio

La tecnologia può essere un alleato prezioso per gli HR nel 2023.

La rapida accelerazione tecnologica post-pandemia ha cambiato la nostra comprensione di come funzioni il lavoro. Man mano che i servizi software e cloud continuano a crescere, aumenta anche la capacità dei dipendenti di connettersi e lavorare da qualsiasi luogo, in un unico ambiente di lavoro digitale.

Secondo uno studio di Deloitte, le aziende che adottano soluzioni tecnologiche per la gestione delle risorse umane hanno un vantaggio competitivo significativo rispetto a quelle che non lo fanno. Inoltre, la tecnologia può semplificare i processi, migliorare la comunicazione interna e l’engagement dei dipendenti.

Tra le soluzioni tecnologiche più innovative e utili per gli HR c’è LumApps, una social intranet che unisce l’esperienza di un social network all’ambito aziendale e che:

• Aumenta la Comunicazione Interna: La comunicazione interna non dovrebbe limitarsi al solo l’invio di e-mail di avviso, o all’affissione di annunci sulla bacheca aziendale. Per raggiungere tutti i dipendenti è infatti necessario sviluppare un piano di comunicazione coerente, che fornisca informazioni tempestive e precise. I dipendenti devono sapere dove e quando aspettarsi istruzioni e comunicazioni ufficiali.
• Realizza un Hub centrale per le informazioni: Utilizza o adatta la tua piattaforma intranet in modo che funga da unico punto di accesso per informazioni, comunicazioni e documenti ufficiali. Crea e archivia notizie e avvisi critici sfruttando le notifiche (e-mail e dispositivi mobili), indirizza i gruppi di utenti e centralizza e ordina le informazioni chiave in macrotemi, come town hall, domande e risposte, community, domande frequenti e informazioni sulle risorse.
• Permette di creare un ecosistema di Tool Digitali: Per il loro lavoro quotidiano, i dipendenti utilizzano vari strumenti di task management, comunicazione e collaborazione. Un luogo di lavoro digitale (o intranet) è fondamentale per ospitare e identificare chiaramente gli strumenti e i canali adeguati affinché i dipendenti abbiano ciò di cui hanno bisogno, soprattutto se si tratta di Hybrid o Remote Workers.

2. Incentiva la collaborazione

Nel 2023 ci sarà un notevole aumento delle attività digitali.

Le persone avranno bisogno di più riunioni, più email e chat di gruppo. Ma l’overbooking di riunioni o lunghi scambi di e-mail ridurrà notevolmente la produttività dei dipendenti. Qualcosa da evitare, soprattutto quando gran parte o l’intera azienda lavora da casa. Alcune soluzioni potrebbero essere:

• Incoraggiare la Collaborazione Digitale: Crea communities di team o Business Unit all’interno del tuo ambiente di lavoro digitale, in modo da riunire team funzionali in un unico luogo. La centralizzazione delle conversazioni e la condivisione di file per specifiche unità aziendali migliora la produttività e la collaborazione. I dipendenti che lavorano da casa possono così raggiungere un pubblico più ampio con un’unica pubblicazione, e ottenere rapidamente una risposta dalla giusta persona. Si può collaborare su un singolo documento con più persone, e ottenere feedback immediati sui progetti, senza essere vincolati a un ufficio fisico.
• Promuovere la condivisione: Non importa se un dipendente lavora completamente da remoto o solo occasionalmente, in entrambi i casi ci sono alcune buone pratiche da adottare. La condivisione di informazioni, studi o esperienze è molto importante. Lavorare da casa riduce le opportunità di lavorare a stretto contatto con i colleghi per scambiare idee. La creazione di contenuti per una community dedicata consente ai dipendenti di stabilire solide connessioni di lavoro e interpersonali. Inoltre, la conoscenza generata in una community è anche un’ottima fonte di informazioni per i futuri dipendenti.
• Prevenire l’isolamento dei dipendenti: Fornire ai dipendenti la possibilità di conoscersi al di fuori dell’ambiente di lavoro potrebbe essere più impegnativo per i remote workers, ma non impossibile. Ad esempio, puoi impostare gruppi online per hobby o interessi condivisi. In aggiunta, si possono attivare strumenti di messaggistica istantanea e chat per favorire una comunicazione continua. Crea una chat di gruppo per il tuo team in modo che quando qualcuno inizia a sentirsi isolato, possa contattare immediatamente gli altri.
  Includi i dipendenti remoti nelle “pause caffè” virtuali o nelle conversazioni dove si parla “del più e del meno”. La comunicazione informale è estremamente importante per mantenere i dipendenti felici e coinvolti.

3. Supporta i tuoi collaboratori nelle nuove modalità di lavoro

La gestione degli Hybrid Workers richiede un cambiamento sia per la direzione sia per i dipendenti.

In questo, l’adoption e il mindset sono fondamentali: è molto importante adattarsi rapidamente e dimostrare di essere lì per supportare la squadra. Qui di seguito alcune best practice:

• Impara a gestire i diversi fusi orari: Stabilisci aspettative chiare con i tuoi dipendenti, in modo che non si sentano abbandonati a loro stessi. Comunica a che ora prevedi che siano disponibili per il lavoro, e imposta un intervallo di tempo per le riunioni del team che sia funzionale per tutti i fusi orari. Fornisci loro indicazioni sulla produttività giornaliera prevista, così da avere riunioni più orientate ai risultati. Incoraggia i dipendenti a utilizzare quotidianamente strumenti di gestione delle attività e calendari condivisi, per dare una migliore visibilità a tutto il team ed evitare perdite di tempo o messaggi ridondanti su più canali.
• Pianifica meetings con uno scopo: Organizza riunioni individuali e di gruppo per favorire il coinvolgimento e fornire opportunità di confronto per riallinearsi ai cambiamenti. Le riunioni video con le telecamere accese sono necessarie per rimanere in contatto con i dipendenti da remoto e per assicurarsi di mantenere un canale di comunicazione continuo, tramite chat, community, ecc. Se vuoi aumentare la produttività delle tue riunioni da remoto, devi definire gli obiettivi principali di ogni riunione. Altrimenti rischierai che le agende dei tuoi dipendenti siano piene di riunioni senza fine, finendo per togliere tempo prezioso per le pause. Quindi assicurati di promuovere buone pratiche di gestione del tempo e di fornire le giuste linee guida. Ad esempio puoi attenerti a questi tre tipi di incontri: Informativi, di Brainstorming e Strategici.
• Lasciati aiutare dai giusti strumenti per affrontare il cambiamento: In questa fase di cambiamento, è importante riconoscere la necessità dei dipendenti di adattarsi a un nuovo equilibrio tra lavoro e vita privata. Aiuta i dipendenti a gestire il proprio tempo in modo efficace e a stabilire aspettative adeguate. Lavorare da casa crea potenziali distrazioni, quindi è essenziale fornire linee guida per la partecipazione alle riunioni, la pianificazione del tempo per completare le attività rispettando le scadenze. È anche estremamente importante assicurarsi che i dipendenti programmino delle pause nella loro routine quotidiana, poiché spesso queste vengono loro sottratte. Infine, assicurati che i dipendenti abbiano un ambiente di lavoro sano, attrezzature adeguate e le risorse necessarie.

LumApps: Una soluzione innovativa per HR

Tra le soluzioni tecnologiche più innovative e utili per HR 2023 c’è LumApps, una Social Intranet che unisce l’esperienza di un social network all’ambito aziendale.

LumApps offre molte funzionalità utili per gli HR, come la possibilità di creare gruppi di lavoro, gestire i feedback dei dipendenti e fornire supporto tecnico.

Inoltre, LumApps permette anche di migliorare la comunicazione interna, pubblicando annunci e aggiornamenti importanti per tutti i dipendenti. Questo aiuta a migliorare la comunicazione e a ridurre la confusione e gli errori.

Infine, LumApps è una soluzione altamente personalizzabile, che può essere adattata alle esigenze specifiche di ogni azienda. Gli HR possono creare una piattaforma che rispecchia l’immagine e la cultura dell’azienda, offrendo un’esperienza unica e coinvolgente per i dipendenti.

Pianificare il Project Plan perfetto per le attività 2023 non è sicuramente un easy task, ma può diventare semplice se si considerano le sfide e i cambiamenti del nuovo modello di lavoro ibrido.

La collaborazione a distanza e la mancanza di accesso alle risorse e alle informazioni necessarie possono rendere ancora più complesso il lavoro dei Project Manager. Pertanto, è importante comprendere queste sfide in modo da poter adottare le giuste strategie per affrontarle.

Noi ne abbiamo individuate 5.

Cos’è un Project Management Plan?

Secondo una ricerca del Project Management Institute, l’11% degli investimenti aziendali persi è da ricondursi alla cattiva gestione dei progetti e della loro performance.

Se il Project Management è il processo che guida team e organizzazioni nel raggiungimento dei propri obiettivi secondo determinati standard, il Project Management Plan è un piano a tutti gli effetti, perché permette di monitorare e misurare le performance di progetto in modo formale.

Delle 5 fasi di gestione di un progetto, quella della pianificazione è il secondo step. Il project management plan include infatti milestone e date, tutti quegli elementi che permettono ai vari team e stakeholder di essere allineati e di non perdersi lungo il percorso.

Il Project Management Plan però non segna solo le scadenze e gli snodi di progetto, ma è anche fondamentale per:

• Individuare la giusta metodologia da seguire tra Agile, Waterfall, PRINCE2, PMBOK, Scrum, Lean, e Kanban;
• Selezionare i membri del team;
• Definire i risultati;
• Stimare le risorse a disposizione;
• Determinare le attività collaterali e gli stakeholder esterni.

Investire nella fase di pianificazione iniziale assicura a team e aziende di non vanificare i propri investimenti e di avere ogni componente del team allineato sulle questione fondamentali.

Un aspetto decisamente cruciale per ogni Project Manager.

Come adattare la pianificazione di progetto al sfide del moderno panorama di lavoro?

Per avere successo nel mondo del lavoro a distanza, aziende e Project Manager devono imparare a usare la tecnologia a proprio vantaggio.

Collaborazione da remoto, condivisione e reperimento di informazioni, allineamento sui risultati, carico di lavoro individuale e gestione delle persone sono solo alcuni degli aspetti che devono essere rivisti e adattati alle esigenze specifiche di ciascuna azienda.

Ecco dunque 5 strategie per semplificare il Project Management Plan nel 2023:

1. Gestire il lavoro ibrido e da remoto

Anche se siamo abituati al lavoro ibrido, molte aziende potrebbero non essere pronte al passaggio in full remote di alcuni team o persone.

Pianificazione delle riunioni, collaborazione tra risorse, acquisizione delle informazioni sono solo alcuni degli aspetti che richiedono di essere riconsiderati.

Gestire team da remoto implica infatti una strategia capace di dare alle persone tutti i tool e le informazioni necessarie per lavorare al meglio.

Con tecnologie in grado di adattarsi alle necessità di informazione, collaborazione e relazione delle persone – anche di quelle che lavorano da remoto.

2. Applicare tecniche di Resource Management avanzate

Coordinare team di progetto, assegnare ruoli, deleghe e responsabilità, rispettare tempi e budget sono i pilastri del Project Management.

Fino a non molto tempo fa venivano usati Google Sheets o Excel per completare queste attività. Il risultato erano dati poco chiari e poco strutturati, inclini all’errore.

Software come Monday.com forniscono una big picture sui progetti e permettono di individuare immediatamente se e dove ci sono problemi da gestire. Così è semplice intervenire in modo tempestivo e avere il pieno controllo sui propri progetti.

3. Ridefinire l’Agile Work

Per definizione, i progetti Agile non hanno una scadenza, un budget e un obiettivo predefinito.

Per mantenere la capacità adattiva di questo metodo, ma allo stesso tempo pianificare puntualmente i progetti nel 2023, i Project Manager dovranno imparare a combinare metodi e modelli diversi.

Un’attività che può sembrare complessa ma che, grazie ai giusti tool e tecnologie, permette di scegliere e personalizzare diversi metodi e modelli come Kanban, Calendario, Timeline, Gantt, Mappe e Checklist per visualizzare e lavorare i dati nel modo che più si adatta a ciascuna azienda, team o persona.

4. Collaborazione inclusiva

Lo smart working può appianare o esasperare differenze e disequilibri.

Anche digitalmente, è importante garantire a colleghi e dipendenti il giusto ambiente di lavoro che permetta di lavorare al meglio anche a coloro che lavorano da casa.

Non è solo una questione di mindset o di volontà, ma anche di avere a disposizione i giusti software per la gestione di progetti e per la collaborazione.

Ad esempio, con Monday.com è semplice e intuitivo creare un ambiente che permetta a tutti di lavorare al meglio, senza comunicazioni frammentate o ridondanti. Così anche chi lavora da casa sarà sempre aggiornato e coinvolto nelle attività, dando il 100% per il raggiungimento degli obiettivi.

5. Garantire la flessibilità

Lo abbiamo visto durante il Covid19: il lavoro da remoto non sempre equivale a Work-life balance.

Chi lavora da casa e collabora a distanza si trova spesso in difficoltà a ricercare informazioni e ad allinearsi con colleghi e collaboratori senza essere buttato in mille call giornaliere. Per non parlare delle email e delle comunicazioni che si estendono anche a orari non proprio lavorativi.

Tool per la gestione di task e progetti come Monday.com ottimizzano il lavoro da remoto riducendo i tempi di ricerca delle informazioni. In questo modo, il lavoro è più efficiente e i tuoi team più soddisfatti. Inoltre è possibile gestire i carichi di lavoro individuali e di progetto grazie all’apposita board di Monday.com.

Monday.com – La tecnologia migliore per i tuoi progetti

Come abbiamo visto, con le giuste strategie è facile costruire Project Management Plan a prova di 2023.

Per rendere l’innovazione davvero funzionale, c’è bisogno delle giuste tecnologie, quelle capaci di adattarsi alle esigenze e ai cambiamenti di team e organizzazioni.

Tecnologie come quella di monday.com, piattaforma cloud e mobile per pianificare e gestire progetti ovunque e in qualsiasi momento. Controllare lo stato di avanzamento dei progetti, il carico di lavoro dei tuoi collaboratori, scadenze e notifiche è semplice e immediato grazie alle automazioni e alle integrazioni di monday.com.

Ma, soprattutto, monday.com è lo strumento ideale per prendere le decisioni giuste al momento giusto, perché ordina tutti i dati e le informazioni che ti servono in un’unica dashboard, permettendoti di decidere con un solo sguardo i next step del tuo progetto di successo.

Il mondo delle vendite sta cambiando rapidamente, e diventa sempre più importante stare al passo con le innovazioni in campo tecnologico per gestire vendite e clienti.

In questo articolo, esploreremo le tendenze CRM per aumentare le vendite nel 2023.

Le Tendenze CRM per Aumentare le Vendite nel 2023

Il Customer Relationship Management (CRM) è un insieme di processi, tecnologie e strategie che aiutano le aziende a gestire le interazioni con i clienti e a trasformarle in opportunità di business.

Nel 2023 velocità, informazione e collaborazione saranno sempre più importanti per le aziende che vogliono essere competitive sul mercato.

Ecco 5 trend da implementare nella strategia di vendite 2023:

1. L’importanza dell’intelligenza artificiale

Nel 2023, l’IA entrerà sempre di più nelle attività di business di moltissime aziende, diventando sempre più importante nell’ambito del CRM.

Le tecnologie di intelligenza artificiale come il machine learning e il natural language processing (NLP) stanno aiutando le aziende ad automatizzare molte attività ripetitive, a identificare i clienti più propensi a comprare e a personalizzare le interazioni con i clienti in base alle loro preferenze e comportamenti.

L’utilizzo dell’IA nel CRM consentirà dunque alle aziende di fornire un servizio clienti migliore, di aumentare le vendite e prendere le giuste decisioni in poco tempo.

2. Il Mobile CRM

La funzione mobile del CRM diventerà la naturale evoluzione dell’hybrid work nel 2023.

Con la crescente diffusione dei dispositivi mobili e di modalità di lavoro smart e ibrido, le aziende avranno bisogno di una soluzione CRM che sia accessibile da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Ad esempio, il mobile CRM consente ai rappresentanti delle vendite di accedere a informazioni importanti sul cliente, registrare le note sulla vendita e gestire le attività di follow-up in tempo reale, ovunque si trovino.

Questo aumenta la produttività dei sales e migliora la personalizzazione del rapporto con i clienti.

3. La personalizzazione

La personalizzazione è una delle tendenze più importanti del CRM nel 2023.

I clienti apprezzano -anzi, richiedono- interazioni e comunicazioni personalizzate, e le aziende capaci di adattarsi a questa richiesta di mercato sono più propense a fidelizzare i clienti e aumentare le vendite.

Grazie all’IA e all’analisi dei dati, le aziende possono raccogliere informazioni sui clienti e personalizzare le interazioni in base alle loro preferenze, ai comportamenti e alla storia di acquisto.

Una soluzione che migliora l’esperienza del cliente e aumenta il conversion rate.

4. La collaborazione

Con l’aumento del remote work e team diffusi geograficamente, il CRM è diventato ancora di più un hub centrale per l’informazione e la collaborazione.

Le soluzioni di CRM moderne offrono molteplici funzionalità di collaborazione come la condivisione di informazioni sui clienti, la gestione delle attività di follow-up, la pianificazione delle attività di vendita e la possibilità di commentare e aggiungere note utili al processo di vendita.

Questo migliora l’efficienza tra team, aumenta la produttività dei rappresentanti delle vendite e permette una sinergia tra marketing e sales.

5. L’analisi dei dati

Non solo la capacità di raccolta, ma anche di analisi dei dati farà la differenza per le aziende nel 2023.

Le aziende che utilizzano soluzioni CRM moderne possono raccogliere e analizzare grandi quantità di dati su prospect, lead e clienti, tracciando ogni interazione. Questi dati possono essere utilizzati per identificare opportunità di business, migliorare il rapporto con la clientela, e prevedere le tendenze future.

L’analisi dei dati consente alle aziende di prendere decisioni informate, quindi decisioni migliori.

Come implementare le tendenze CRM per aumentare le vendite nel 2023

Non esiste la regola magica per trasformare le sfide in opportunità.

Ci sono però due step da compiere per abilitare l’innovazione che porterà la tua azienda a essere competitiva, anticipando le richieste di mercato.

Scegli una soluzione CRM adatta alle tue esigenze

La prima cosa da fare per implementare le tendenze CRM in una solida strategia di vendita per il 2023 è scegliere una soluzione CRM che soddisfi le esigenze della tua azienda.

Ci sono molte soluzioni CRM disponibili sul mercato, quindi è importante valutare le tue esigenze e scegliere una soluzione che sia adatti a esse.

Con il suo set di strumenti online personalizzabili e scalabili, Salesforce è il migliore CRM per grandi aziende e PMI.

Dal settore manifatturiero, al retail, ai servizi finanziari e tecnologici, fino all’automotive, Salesforce offre soluzioni personalizzabili per ogni industry con l’obiettivo di:

• Semplificare i processi interni e offrire un servizio clienti più efficiente;
• Farti sviluppare report dettagliati e iniziative marketing in sinergia con i sales per massimizzare il ROI;
• Creare applicazioni per i tuoi clienti e dipendenti con pochi click;
• Sviluppare un’esperienza continuativa tra store e digitale.

Addestra il tuo team

Dopo aver scelto una soluzione CRM, è importante addestrare il tuo team su come utilizzarla al meglio e integrarla nelle attività quotidiane.

Huware è authorized Cloud Reseller di Salesforce: abbiamo sviluppato expertise nel rendere le aziende più veloci a rispondere alle sfide di mercato odierne grazie al CRM di Salesforce.

In Huware sappiamo bene che, per cambiare le abitudini, la tecnologia deve essere uno strumento abilitante della Business Transformation, e non deve rappresentare un ostacolo o un alibi per gli utenti.

La nostra visione pone al centro del progetto di trasformazione le persone che dovranno adottare la nuova tecnologia, ottenendo dei benefici immediati: lavorare meglio e con più agilità.

La pandemia ha accelerato il cambiamento sulle modalità e sul luogo di lavoro, cambiando per sempre il panorama di business.

Da allora, moltissime aziende stanno cercando il modo di combinare i vantaggi del lavoro in presenza con quelli del remote work, per aumentare la produttività e la collaborazione.

La soluzione? Un modello di lavoro ibrido.

Hybrid Work: Sfide e Opportunità nel 2023

Secondo l’Accenture Future of Work Study, 2021, l’83% dei lavoratori preferisce un modello di lavoro ibrido.

Le ragioni sono semplici: Work-life balance, comunicazione fluida, nuove opportunità di crescita e di business.

Allo stesso tempo, molte aziende e persone hanno fatto fatica ad adattarsi al nuovo status quo: call infinite, email e messaggi fuori orario lavorativo, isolamento sociale e burnout sono stati chiari sintomi di un esaurimento digitale.

Cosa serve dunque per rendere l’Hybrid Work un modello di successo?

Ecco 3 strategie per abilitare il futuro del lavoro ibrido.

1. Ripensare la Cultura del Lavoro

L’assenza e la limitazione di comunicazioni dal vivo portano con sé il rischio di impattare sulla collaborazione e sulla capacità di innovare grazie alla contaminazione di idee e di opinioni.

Ripensare la cultura del lavoro significa dunque creare un mindset condiviso, capace di gestire la comunicazione online e offline.

Organizzazioni con una forte e sana cultura interna hanno infatti maggiori possibilità di coinvolgere e trattenere i dipendenti, e di creare una forza lavoro più smart, efficiente e meglio connessa.

Inoltre, tra i benefici di un modello di lavoro ibrido, sono stati registrati:

• Migliore salute mentale
• Connessioni e legami più forti tra i dipendenti
• Maggiore coinvolgimento e motivazione

2. Mettere la tecnologia al servizio delle persone

L’Hybrid Work offre alle organizzazioni l’opportunità di modellare la propria operatività interna in modo da adattarsi al mercato di domani.

Coinvolgere i dipendenti in questo processo permette alle aziende di massimizzare l’adoption, responsabilizzare i dipendenti e generare risultati di business concreti.

Un processo ancora più efficace se ci si affida a tecnologie capaci di mettere le persone al centro, personalizzando la comunicazione, semplificando la progettazione e portando la collaborazione al livello successivo.

Come primo step, bisogna identificare quali tool e tecnologie sono davvero utilizzati dai tuoi dipendenti. Disabilitare ciò che non viene usato permette infatti di tagliare i costi e minimizzare la dispersione di tempo ed energie.

Successivamente, quando si sceglie una tecnologia, è essenziale assicurarsi che l’adoption richieda interventi minimi di assistenza change e IT.

Infine, ultimo aspetto da valutare, è la capacità di integrazione dei tool utilizzati. Tool come Monday.com, LumApps e Google Workspace costruiscono un ambiente di lavoro integrato anche digitalmente, poiché sono pensati per:

• Fornire ai dipendenti tool integrati che li aiutino a fare brainstorming, pianificare, e presentare le proprie idee anche da remoto;
• Accelerare la collaborazione e l’innovazione, permettendo alle aziende di crescere;
• Collegare tutti i dipendenti -anche i lavoratori in prima linea- garantendo una maggiore informazione e sicurezza;
• Proteggere utenti, dati e device dalle minacce, siano esse interne o esterne.

3. Ridisegnare il “luogo” di lavoro

Il lavoro non è più un luogo fisico, e i dipendenti hanno bisogno di essere aiutati a ridefinire i confini e a trovare un nuovo equilibrio.

Il primo passo per creare il giusto ambiente per l’Hybrid Work è quello di condividere policy e linee guida per navigare in un ambiente sempre connesso, online e offline.

News, avvisi, comunicazioni interne devono essere facilmente riconoscibili e reperibili per poter essere visualizzate e condivise. Anche se il lavoro non è più un luogo fisico, è efficace disegnare un digital workplace per connettere e informare i dipendenti, siano essi blue o white collar.

In un mondo in cui la forza lavoro sarà sempre più dislocata e la produttività non si misurerà più in ore passate in ufficio, è importante che i dipendenti abbiano a disposizione un luogo di aggregazione digitale dove interagire, informarsi, connettersi ed esprimersi.

Un esempio? La Social Intranet LumApps, altamente personalizzabile e disponibile su App e da Desktop, è una intranet così sviluppata da essere perfetta come ufficio digitale per gli hybrid workers del futuro.

In ogni organizzazione ci sono persone che sanno gestire perfettamente il proprio tempo, e altre che fanno fatica a tenere traccia di tutte le task e del time management.

Come è possibile fare in modo che tutte le risorse di un team siano uniformemente allineate agli obiettivi?

Grazie a strumenti pensati appositamente per la gestione del tempo, come i Canvas di Monday.com e di Google Workspace!

Cosa sono i Canvas?

Letteralmente la parola Canvas significa “canovaccio, tela”, un foglio bianco che funge da strumento strategico per il tuo business.

Applicati al time management, i Canvas aiutano i professionisti a rimanere concentrati e produttivi, ma soprattutto allineati e focalizzati sugli obiettivi.

La gestione del tempo è infatti un aspetto fondamentale per aziende di ogni industry e dimensione. Solo definendo priorità, scadenze, orari e competenze è possibile ottimizzare il lavoro e rispettare gli obiettivi di business.

Sicuramente il time management è una delle skill più richieste all’interno di qualsiasi organizzazione, ma non c’è bisogno di ricercare competenze specifiche o di perdere tempo prezioso per la definizione di best practice interne.

Grazie all’applicazione di un Time Management Canvas infatti, chiunque può migliorare la gestione del proprio tempo.

Smart Canvas per una collaborazione continua

La collaborazione da remoto ha rivoluzionato il paradigma del lavoro, e Google Workspace ha facilitato questo cambiamento grazie a strumenti sempre più intelligenti e adattivi.

La funzionalità Smart Canvas è una nuova esperienza di prodotto che getta le basi per il futuro del lavoro, portando la collaborazione a un nuovo livello. Per i professionisti sarà sempre più facile e automatico rimanere in contatto, concentrare il loro tempo e la loro attenzione, e trasformare le loro idee in azioni d’impatto grazie a una tela di lavoro flessibile e intelligente.

Uno dei pain point maggiori quando si parla di time management è la gestione del flusso di informazioni. Con le nuove funzionalità di smart canvas è possibile:

• Accedere a riepiloghi generati automaticamente in Documenti, così da avere una panoramica dei punti principali del testo e analizzare rapidamente le informazioni importanti;
• Modellare qualsiasi pagina in Documenti grazie al formato senza pagina, una funzionalità che permette di facilitare la collaborazione digitale rimuovendo i limiti di una pagina classica per creare una superficie che si espande sul dispositivo o sullo schermo che stai utilizzando;
• Creare immagini, modelli e tabelle in un click grazie all’ampliato menu “@”, in modo da estrarre facilmente informazioni rilevanti e ordinarle grazie a modelli personalizzabili di tabelle, canvas, ma anche email e note sulle riunioni;
• Visualizzare un’anteprima delle informazioni importanti grazie ai nuovi smart chip, così da avere tutti i dettagli pertinenti su luoghi o persone direttamente nell’area di lavoro e collaborazione;
• Prendere rapidamente decisioni basate sui dati, grazie ai suggerimenti di formule e alla correzione di formula su Fogli.

Metodi e integrazioni per dare un boost al time management

Chiunque vorrebbe riuscire a identificare scadenze e obiettivi e portare a termine le attività nel modo migliore possibile, giusto?

Senza dei modelli specifici spesso tutto questo risulta impossibile, e finisce con il togliere tempo ed energie alle attività core.

Ecco quindi 3 metodi che sono davvero in grado di facilitare la tua gestione del tempo:

Metodo 1: La Matrice di Eisenhower

Questo è il metodo che assegna priorità alle tue attività sulla base della loro urgenza.

La matrice è composta da 4 quadranti:

1. Do First, sono le attività urgenti e importanti che vanno svolte per prime;
2. Schedule, sono le attività importanti ma non urgenti, da programmare a calendario;
3. Delegate, sono le attività urgenti ma non importanti, che possono essere delegate ad altri membri del team;
4. Don’t Do, sono le attività non urgenti e non importanti, da ostacolo al compimento delle altre task.

Il primo step è quello di definire ciò che per te è urgente o importante, successivamente puoi procedere elencando le attività da portare a termine, raggrupparle per progetti, team, o stage, definirne l’impatto, e assegnare a ciascuna attività un quadrante e, quindi, una priorità.

Con Monday.com è possibile semplificare questo processo con tanti template personalizzabili e con le automazioni che ti ricordano sempre le scadenze e di rimanere concentrato sulle attività a priorità elevata.

Metodo 2: Gli Slot di Tempo

Con questo metodo puoi pianificare in anticipo quanto tempo dedicare a ogni attività giornaliera, ritagliandoti “blocchi” di tempo specifici che aiutano la concentrazione.

L’implementazione di questo metodo è molto semplice, ma ti permette di ottenere ottimi risultati in termini di soddisfazione, di focus, e di energie. La chiave del suo successo risiede nella pianificazione anticipata delle attività, private, professionali, grandi o piccole che siano. In un secondo momento, puoi creare un modello della tua settimana o giornata di lavoro, ricordandoti di ritagliarti dei momenti di pausa.

Con monday.com puoi preparare la bacheca delle tue attività, definire le attività ricorrenti, tracciare il tempo di ogni attività e inviare una notifica grazie alle automazioni.

Metodo 3: Eat that Frog

Questo metodo dal nome particolare significa letteralmente “ingoiare il rospo” perché ti impedisce di procrastinare affrontando il compito più importante per primo.

Per fare in modo che questo metodo sia efficace, dovrai scegliere un solo compito cruciale al giorno.

Come?

Un ottimo metodo consiste nell’individuare le attività principali in un determinato lasso di tempo, partendo da quelle macro per poi arrivare a un livello granulare e di realistica attuazione.

Ad esempio, se hai identificato una macro attività come “Marketing Plan del nuovo anno”, andrai a definirne le micro componenti che ti permettono di completare la macro attività.

In questo modo avrai sempre una panoramica aggiornata su dettagli come priorità, stato, proprietari, e sarà più semplice identificare problemi o rallentamenti con il Work OS di Monday.com:

Le persone sono l’asset più importante per ogni azienda, ma allora perché milioni e milioni di professionisti continuano a lasciare il proprio lavoro?

Oltre che un impatto sulla cultura aziendale, tassi di licenziamento elevati costituiscono anche un importante costo per le organizzazioni di tutto il mondo.

Ecco perché l’Employee Experience dovrebbe essere una priorità per rafforzare le relazioni e la fiducia con le persone all’interno della propria organizzazione.

Perché i dipendenti si licenziano?

Con la pandemia, le persone hanno iniziato a riflettere sulla propria concezione di lavoro e a ripensare le proprie priorità.

Il risultato si è tradotto nella Great Resignation, un fenomeno che sta caratterizzando il mercato del lavoro globale e che in Italia riguarda principalmente gli under 30, la GenZ.

Nel Rapporto Annuale sulle Comunicazioni Obbligatorie si evidenzia come i contratti terminati per dimissioni volontarie siano passati da circa 1.800.000 nel 2019 a oltre 2.000.000 nel 2021.

I dipendenti si sono presi il tempo per riflettere su cosa vogliono dalla loro carriera, e molti hanno deciso di cambiare lavoro.

Per le aziende diventa sempre più difficile persuadere i propri dipendenti a rimanere, ma per farlo esse devono prima comprendere le ragioni che spingono i dipendenti a dimettersi.

I 10 motivi principali sono:

1. Scarse aspettative di crescita lavorativa;
2. Mancanza di riconoscimento o premiazione per le ottime performance;
3. Bassi standard lavorativi per quanto concerne stipendio, benefit, ore lavorative;
4. Scarsa relazione e comunicazione con il management;
5. Ambiente di lavoro altamente competitivo;
6. Mancanza di flessibilità o assenza di Smart Working;
7. Inefficienze tecnologiche o di formazione e adoption;
8. Scarsa fiducia nella capacità gestionale dei datori di lavoro, soprattutto in merito alla pandemia;
9. Bassi standard di sicurezza e di linee guida;
10.  Mancanza di risorse per il benessere mentale.

Ciononostante, la retention è possibile.

Non tutti stanno cercando un nuovo lavoro, e spesso i dipendenti sono aperti a controfferte.

Grazie alle giuste strategie di Employee Retention è possibile offrire ai dipendenti ciò che vogliono grazie a un maggiore engagement e a una rafforzata fiducia.

Trattenere le proprie persone è possibile

I crescenti tassi di dimissioni lavorative rappresentano una sfida senza precedenti per moltissime aziende.

Fortunatamente, i dipendenti stanno dando chiari segnali rispetto alle proprie aspettative e aspirazioni. Se colti, questi segnali permettono alle aziende di non farsi trovare impreparate e di valorizzare nel modo migliore il proprio asset più importante.

Ora è compito delle aziende trasformare le esigenze dei dipendenti in insight e azioni tangibili.

Come?

Adottando le seguenti strategie di Employee Retention:

1. Recruiting e Onboarding con un obiettivo

Può sembrare controintuitivo, ma pensare alla retention ancora prima dell’inserimento di una risorsa è sicuramente la strategia più efficace sul lungo periodo.

Trovare il fit giusto e settare le giuste aspettative in fase di colloquio permette alle aziende di investire in persone realmente motivate a crescere al loro interno.

Successivamente, durante l’onboarding, è importante affiancare le risorse e creare percorsi di employee branding personalizzati a seconda del ruolo, del team, della seniority e delle competenze specifiche.

Non solo dare un caloroso benvenuto, ma anche riservare momenti di follow-up periodici per i nuovi inserimenti permette alle risorse di sviluppare fiducia e motivazione.

2. Relazione positiva con il Management

La relazione tra dipendenti e manager è un fattore critico quando si parla di tassi di turnover.

Per costruire un ambiente lavorativo stimolante e positivo, è importante dare il giusto supporto ai manager con corsi di leadership per sviluppare la creatività e l’empatia.

Investendo nella formazione di una comunicazione top-down, i manager svilupperanno competenze di ascolto, feedback e motivazione che avranno un impatto positivo anche sui dipendenti.

Un ottimo primo step è quello di creare spazi appositi per la comunicazione top-down, dove i manager possano aprire il dialogo con i dipendenti e incentivare la trasparenza.

3. Work-life Balance

Post pandemia, la flessibilità è diventata un asset fondamentale per il benessere dei dipendenti.

Ambienti di lavoro ibrido e flessibile sono ormai considerati indispensabili per attirare e trattenere i talenti. Così come i benefit non monetari, in grado di permettere ai dipendenti di bilanciare la propria vita professionale con quella privata.

Un’idea smart per incentivare l’equilibrio vita-lavoro è quello di rafforzare la propria community trovando interessi e hobby in comune. Condividere attività e passioni permette alle persone di conciliare meglio questi due sfere fondamentali.

4. Apprezzamento e Gratificazione

L’impatto della considerazione e del riconoscimento non può essere sottovalutato quando si tratta di retention.

Che si tratti di dipendenti junior o senior, l’apprezzamento e la gratificazione danno la giusta motivazione e ispirazione per fare il proprio lavoro al meglio.

Trasmettere ai dipendenti comprensione e supporto legittima i loro sforzi.

Un modo efficace per farlo è quello di celebrare i traguardi e condividerli internamente. In questo senso, potrebbe essere utile pensare ai dipendenti come a dei clienti per individuare aspettative e obiettivi da soddisfare.

5. Salario competitivo

Le aziende devono dimostrarsi competitive rispetto agli standard di mercato, anche quando si parla di retribuzione.

Rimandare un aumento è una delle cause principali di dimissione per i dipendenti, soprattutto per i top performer.

Una soluzione è quella di promuovere processi equi e trasparenti di promozione e aumento, con timeline e condizioni specifiche. Questo include lo specificare perché un determinato aumento non può essere approvato, sempre in accordo ai parametri precedentemente condivisi.

Una Social Intranet per facilitare la Retention

Alla luce di quanto trattato, l’Employee Retention dovrebbe essere una delle priorità nell’agenda degli HR.

Per farlo, oltre alle strategie citate, la comunicazione dovrà rivestire un ruolo sempre più centrale. Infatti, quando i dipendenti sono aggiornati su quello che accade internamente, essi si sentono valorizzati. Allo stesso modo, quando viene loro data la possibilità di parlare, si sentono ascoltati.

In un mondo del lavoro sempre più smart e ibrido, servono nuovi approcci e canali di comunicazione per promuovere l’informazione e la trasparenza, come una Social Intranet.

LumApps aiuta le organizzazioni a trasformare il modo in cui comunicano, collaborano e interagiscono con i propri clienti, partner e -soprattutto- con i propri dipendenti. Questo perché, grazie all’elevata personalizzazione dell’ufficio digitale di LumApps, per le aziende diventa possibile sviluppare una solida cultura e condividere valori e informazioni con le proprie community e team.

Ovunque si trovino e qualunque sia la loro job position, una Social Intranet è la soluzione per connettere le persone e sviluppare un senso di appartenenza.

Vuoi saperne di più? Ascolta il podcast di Huware con Atlantic Technologies:

Tamara Gattus ci racconta sfide presenti e future del mondo HR, e di come la pandemia abbia richiesto l’inserimento di un nuove tecnologie in azienda. Ma soprattutto del ruolo centrale di LumApps per lo sviluppo del fattore umano, forte focus nella loro (e nella nostra) azienda.

Il dna di Huware, lo Humanware, è fatto di un approccio people first all’adoption tecnologica.

Un concetto solo apparentemente lontano al mondo IT e del Data Analytics, che Fabrizio Clerici -Cloud & Data Manager in Huware- ha raccontato meglio nella prima puntata del podcast Innovate Faster di Google Cloud.

Leggi l’articolo per scoprirne di più.

Huware: Human e Culture applicati al mondo Data

Human e Cultura possono sembrare temi un po’ lontani dal mondo IT, ma si sposano bene con la cultura del dato e dell’informazione di Google -di cui Huware è Premier Partner- e con i trend di Data Democratization.

Huware mantiene il proprio focus su Human e Cloud, anche nella propria Unit specializzata sui Data Analytics per la realizzazione di una Data Platform in Cloud basata sui servizi messi a disposizione da Google. 

Grazie alle soluzioni Google e alla cultura Huware, il team Cloud & Data di Huware disegna soluzioni su misura di cliente, ponendo l’attenzione sull’adoption.

Come?

Organizzando interviste con principali stakeholder, facendo workshop sui dettagli delle soluzioni, e lavorando molto nell’ottica del training on the job per permettere al cliente di essere indipendente e autonomo nella gestione della Data Platform, garantendo un’adoption di soluzione al 100%.

Fabrizio Clerici

Manager BU Cloud & Data @Huware

Perché Huware diventa partner d’innovazione per le aziende

Da sempre Huware supporta aziende clienti di diverse industry, tra cui finance, retail, manufacturing ecc.

La nostra Data Platform è agnostica quando si parla del tipo di dato da gestire, quindi si possono costruire e applicare progetti Data & Cloud a qualsiasi tipo di azienda. 

A livello operativo, i clienti di business di Huware sono i C-Level, coloro che affrontano le sfide di analisi e performance per sviluppare nuovi servizi in aree in cui la conoscenza e la fruizione del dato è importante e spesso manca.

Insieme, aiutiamo le aziende a far crescere la cultura del dato e a diventare le cosiddette data driven company, caratteristica sempre più fondamentale in un mercato in cui la velocità e la certezza del dato sono fattori differenzianti.

Data Management: Aziende tradizionali vs digitali

Ovviamente, le esigenze e i progetti in ambito Data & Cloud dipendono molto anche dall’azienda stessa. Soprattutto dal livello di digitalizzazione.

Per le aziende che hanno già asset nel Cloud è più naturale portare anche l’analisi del dato su una piattaforma come Google Cloud.

Nel caso di Immobiliare.it ad esempio, cliente digitale di Huware che nel cloud ha già competenze, l’obiettivo era quello di riorganizzare i dati aziendali per poterli incrociare e avere visione a 360° su come creare valore dai dati e sull’evoluzione aziendale.

Per le aziende più tradizionali, invece, il focus primario è quello di far percepire il reale valore dei dati che hanno già a disposizione.

In questo senso, un esempio classico è quello delle aziende SAP che Huware accompagna nella fase di Advanced Data Analytics. In questo modo è possibile integrare i dati complessi che provengono da SAP con altre sorgenti dati all’interno della nostra piattaforma, per analizzarli poi con Big Query. Una soluzione per questo tipo di aziende più tradizionali è poi il Google Cloud Cortex Framework, che facilita l’integrazione e l’analisi dei dati provenienti dai database SAP.

Le fasi della strategia di trasformazione

Dopo aver individuato gli obiettivi di ciascuna azienda grazie all’interazione con i C-Level, è il momento di mettere a terra una strategia di trasformazione.

Essa si divide in una fase di analisi, effettuata ancor prima di scrivere la prima riga di codice, e in una di sviluppo.

Il primo step è quello della realizzazione del Data Model, una struttura di dati che permette di avere una visione globale partendo dall’unione e dalla trasformazione dalle tabelle dei dati grezzi aziendali. In questo modo si da un ordine ai dati interni ed esterni e lo si rende comprensibile agli utenti di business.

Il secondo step consiste nella creazione di un modello di Data Governance, che permette di stabilire chi potrà avere accesso a quali dati e in che modo. Fase fondamentale non solo in tema di sicurezza, ma anche di privacy e di riservatezza del dato.

A questo punto si entra nel vivo delle fasi operative, con la strutturazione delle pipeline di ingestion e con la trasformazione dei dati.

Alla fine ci si concentra con gli utenti di business su come i dati possono essere rielaborati e riutilizzati tramite protocolli di Machine Learning, o presentati agli utenti finali tramite report o Dashboard di Business Intelligence.

Come sviluppare una Cloud Data Platform

Nella fase di sviluppo della Cloud Data Platform, l’esperienza dei Data Engineer di Huware e i prodotti Google si uniscono per la messa a terra della strategia.

La scelta e l’adoption dei vari prodotti dipende dalla fase di progetto in cui ci si trova, proprio perché ognuno di essi ha un compito specifico e particolare.

1. Nella fase di ingestion, ovvero quando i dati vengono trasportati da una o più fonti a un sito di destinazione al fine di processare e analizzare i dati, Huware usa molti servizi serverless di Google come le Cloud Function, il Google Cloud Storage o il Dataflow.
2. Durante la fase di elaborazione del dato, ovvero quando i dati grezzi vengono raccolti e trasformati in informazioni fruibili, adottiamo Big Query perché ci permette in tempo zero di partire a concentrarci sull’analisi di dati.
3. Nella fase finale di visualizzazione, quando le informazioni quantitative vengono tradotte in dati grafici e altri elementi visivi, impieghiamo strumenti di Business Intelligence come Looker che permette al cliente di creare vere e proprie piattaforme di dati da condividere tramite piattaforme web, ma anche di creare flussi in base alle variazioni giornaliere.

Le prestazioni Google alla portata di ogni azienda

Google nasce con una mission, quella di organizzare le informazioni a livello mondiale e renderle universalmente accessibili e utili.

Un concetto che Google cerca di riportare anche nel Cloud.

Come?

Google nasce indicizzando miliardi di pagine web, facendo della ricerca veloce e quindi dell’analisi in tempo reale il suo punto di forza. Per fare tutto ciò, Google ha costruito modelli e strumenti complessi in ottica open source da condividere con la comunità.

Con il tempo ha poi aperto la Google Cloud Platform, piattaforma in cui l’utente finale può ritrovare tutti i servizi Google, direttamente disponibili e completamente gestiti da Google.

Il vantaggio per aziende e professionisti è dunque quello di usare tranquillamente qualsiasi strumento, senza doversi preoccupare di tutte quelle attività noiose e time consuming come la configurazione, l’installazione dei programmi, e il fine tuning.

In poche parole, chiunque è in grado di avere tutte le prestazioni che Google usa internamente anche per l’analisi dei propri dati aziendali.

Ascolta il podcast di Google Cloud con Huware:

Spesso ci troviamo a gestire task diverse nello stesso momento, e questo incide sulla nostra produttività.

Per ovviare a questo problema serve una chiara prioritizzazione delle task.

Se pensi sia più facile a dirsi che a farsi, inizia definendo i tuoi obiettivi primari.

E poi affidati ai giusti tool per rendere il tuo work management semplice e produttivo.

Cos’è il Task Management?

Il Task Management è letteralmente la gestione delle task di lavoro quotidiane.

L’obiettivo è quello di individuare le priorità e assicurarsi che l’esecuzione delle task avvenga nei tempi previsti.

Uno dei compiti essenziali del Project Management, ma non solo in realtà.

Infatti, se supportato da tool specifici come Monday.com, la gestione di task può facilitare il lavoro di tutti i team all’interno di un’organizzazione, come HR, IT, CRM, Project Management e Marketing.

Cos’è un software di Task Management?

Come anticipato, Task Management e Project Management non sono la stessa cosa.

Il Project Management, infatti, si riferisce al completamento di un progetto con un punto di inizio e uno di fine.

Il Task Management, invece, è l’operazione di prioritizzare e completare attività specifiche, non sempre appartenenti a un determinato progetto.

Ecco perché il Task Management è trasversale ai vari team di un’organizzazione, ed ecco perché un tool specifico può fare la differenza per ciascuna business unit.

Perché gestire task è così complesso?

Sicuramente il Task Management è parte essenziale per il successo di un progetto o per il raggiungimento di un obiettivo.

Allora perché è così complicato gestire task quotidiane, dare priorità e rispettare le scadenze?

1. Gestire task, semplici o complesse, a volte si discosta molto dalla nostra job position e toglie tempo ad attività core.
2. Il completamento di una task spesso dipende dal successo di una task precedente, e questo richiede una visione sistemica.
3. Task più complesse hanno sub-task o sub-item di cui sono responsabili altre persone, quindi il coordinamento e la comunicazione con team anche esterni è essenziale.
4. Una volta completata, non è detto che una determinata task non debba essere ripetuta in futuro. Il tracking delle task ripetute è perciò un’operazione da effettuare regolarmente.
5. Molto frequentemente le task hanno deadline specifiche, che richiedono di riassegnare il carico di lavoro all’interno del team.

Perché utilizzare un tool per la gestione delle task?

Che la gestione delle task migliori le performance generali è un dato di fatto: il 66% delle aziende che utilizzano un software di Task Management hanno completato le proprie task senza sforare il budget allocato.

Di contro, solo il 47% delle aziende che non hanno un tool come Monday.com c’è riuscito.

Ci sono innumerevoli vantaggi nell’utilizzare un Task Management Software, ma i principali sono:

• Eliminazione delle Task Manuali: Puoi automatizzare qualsiasi tipo di task, assegnare priorità diverse e monitorarne lo status in tempo reale.
• Miglioramento della Comunicazione e della Collaborazione: Lavorare a più mani sulla stessa task non deve essere per forza fonte di stress. Con un software specifico puoi lavorare con il tuo team anche da remoto, aggiornare gli stakeholder e fornire feedback.
• Monitoraggio dei Progressi: Con un Task Management tool come monday.com puoi avere una fotografia dello status di avanzamento ovunque e in ogni momento. Sarai sempre aggiornato e passerai meno tempo in inutili meeting di aggiornamento, dedicandoti a ciò che crea davvero valore.

Come scegliere il Software migliore per la gestione delle tue task?

Il mercato offre un’ampia scelta di Tool e Software per la gestione delle task, e identificare il migliore più essere un processo lungo e sfidante.

Per ovviare a questa difficoltà, ci sono alcune azioni che puoi intraprendere.

1. Individua ciò che ti serve davvero

Ogni organizzazione e ogni team hanno esigenze diverse, anche quando si tratta di Task Management.

Per assicurarti di fare la scelta migliore, stila una wishlist di feature e integrazioni indispensabili per il tuo team.

Monday.com ne ha oltre 40 per fare in modo di adattarsi perfettamente alle tue esigenze (e non il contrario).

2. Cerca un provider che sappia trasformare la tua wishlist in realtà

Dopo aver individuato i must have, sicuramente avrai molte domande.

Cerca un provider in grado di rispondere a ogni dubbio o richiesta. Non inviandoti una semplice brochure, ma mostrandoti come esso possa rispondere alle tue necessità.

Per il tuo team è essenziale un’elevata personalizzazione? Verifica come i provider individuati possano rispondere a questa esigenza e perché sia un elemento caratterizzante della loro offerta.

Perché scegliere il Work OS di Monday.com?

Monday.com è un Work Operating System, ovvero una piattaforma software cloud disegnata per i team che vogliono personalizzare i propri flussi di lavoro.

Esso permette a team di aziende di tutte le dimensioni e settori di pianificare, monitorare e avviare task, processi e progetti facilmente ogni giorno.

Tra le moltissime feature, monday.com offre:

• 8 diverse opzioni di visualizzazione dei flussi di lavoro tra cui Kanban e Gantt.
• Oltre 40 integrazioni con App come Trello, Slack, Google Meet e Microsoft Teams.
• Tanti form e dashboard da condividere con team members e clienti.
• Automazioni di task e progetti.
• Time tracking per rispettare le deadline di task e progetti.
• Centinaia di template adattabili a ogni team, settore o progetto.

Scegliere una social intranet aziendale è sicuramente sfidante, e spesso la scelta ricade tra LumApps e SharePoint.

Molte organizzazioni hanno il potenziale per offrire un ottimo ambiente di lavoro, eppure, per la mancanza delle giuste tecnologie digitali, altrettante falliscono nell’offrire un’employee experience di valore.

La soluzione è spesso l’implementazione di un digital workplace per aiutare le persone a collaborare senza barriere, in modo semplice e inclusivo.

Ma qual è la piattaforma più adatta per creare un’esperienza unificante e orientata al dipendente, capace di adattarsi ai cambiamenti?

Social Intranet: tutto ciò che c’è da sapere

Quando si parla del futuro delle moderne organizzazioni, il discorso include inevitabilmente i digital workplace.

L’evoluzione tra intranet e social intranet o digital workplace dipende dal mindset: mentre la prima era semplicemente un tool, le seconde sono parte essenziale del lavoro di tutti i giorni.

Socialità, interazione, mobilità, informazione e connessione sono elementi cardine delle organizzazioni moderne orientate allo smart e remote work. Serve dunque un ecosistema tecnologico che permetta alle aziende di collaborare e interagire efficacemente, ovunque e in qualsiasi momento.

Ma oltre a essere una conseguenza delle nuove metodologie di lavoro ibrido, le social intranet sono il fattore abilitante per l’accelerazione, l’espansione e la globalizzazione delle operazioni.

Inoltre, i digital workplace moderni sono un prezioso strumento per diffondere la cultura aziendale e rafforzare i legami interni all’organizzazione. In altre parole, essi permettono alle aziende di essere allineate con le diverse esigenze dei millennials e della GenZ, per cui valori, connessioni e tempo ricoprono un ruolo fondamentale.

Digital Workplace: quali caratteristiche fanno la differenza?

Prima ancora di concentrarsi sulle differenze tra LumApps e SharePoint, quando si vuole implementare o migliorare la propria intranet ci sono determinate caratteristiche in grado di fare la differenza.

Ecco quali:

1. Allineamento con la vision

Primo requisito essenziale è quello dell’allineamento con la vision aziendale.

La social intranet deve essere in grado di accompagnare la tua azienda durante ogni cambiamento, adattandosi ad essa. Stai ancora usando lo stesso set di app da quando hai inaugurato la tua social intranet? Allora probabilmente c’è bisogno di rivedere qualcosa.

Ecco perché è importante fare regolari verifiche software e assicurarsi che il tuo digital workplace risponda davvero alle esigenze aziendali.

2. Scalabilità

L’obiettivo di ogni business è quello di espandersi, crescere e aumentare il profitto.

Questo significa inserire nuovo personale, più onboarding e formazione, maggiori dati da analizzare e una crescente complessità.

In poche parole, il tuo digital workplace deve poter crescere al tuo fianco, facilitando operazioni complesse, ampliando le funzioni disponibili, integrando nuove app, e fornendo dati e statistiche specifiche.

3. Facilità di utilizzo

Tutte le risorse all’interno della tua organizzazione hanno già un lavoro, giusto?

La fruizione di una social intranet dovrebbe facilitare l’operatività e la comunicazione, non essere un ulteriore problema da gestire.

Se la tua social intranet non ha al centro l’employee experience, i tuoi dipendenti si sentiranno demotivati e l’investimento non avrà portato i suoi frutti. Al contrario, la tua social intranet necessiterà di interventi periodici e il personale di traning ad hoc. Attività che possono rubare tempo e risorse preziose.

Parole chiave? Accessibilità e semplicità di utilizzo.

4. Utilizzo mobile e da remoto

Non considerare l’aspetto mobile della tua social intranet significa non essere inclusivi.

Sempre più aziende e professionisti si stanno muovendo verso modalità di lavoro ibrido o da remoto, e si stima che questo sarà un trend crescente.

Dare la possibilità al proprio personale di avere accesso a qualsiasi informazione ovunque esso si trovi rappresenta un importante vantaggio competitivo per la tua azienda.

I vantaggi? Aumento della rentention e della produttività, e attrazione di talenti.

5. Valorizzazione dei feedback

Una social intranet efficace dovrebbe dare spazio ai suoi user primari, i dipendenti.

La capacità di raccogliere feedback diretti e indiretti in merito all’usabilità e al contenuto di un digital workplace semplifica il flusso di lavoro e riduce i tempi di analisi.

Le app funzionano bene per team sia interni sia esterni all’organizzazione? Ci sono funzioni mancanti o che possono essere migliorate? Quali funzioni stanno performando meglio? Il flusso di lavoro può essere ottimizzato?

Queste sono solo alcune domande che vale la pena rivolgere per sviluppare una sana cultura dei feedback.

6. Sistema di apprendimento adattivo

Man mano che si apportano i dovuti miglioramenti, le capacità di utilizzo dei tuoi team devono stare al passo.

Se all’inizio è normale prevedere un training più intensivo, per le modifiche in corso d’opera bisogna lasciare ai dipendenti il giusto tempo per apprendere e fare loro il cambiamento.

Come? Fornendo loro video, checklist e guide che li mettano al comando del loro apprendimento.

In quest’ottica, una social intranet con un sistema di apprendimento adattivo velocizza e omogeneizza il processo.

Il Report Forrester Wave: chi ha i punteggi più alti tra LumApps e SharePoint?

Un altro modo per considerare pro e contro di ciascuna intranet e i relativi punti di forza è quello di affidarsi all’analisi elaborata nel report Forrester Wave.

Dei 12 vendor valutati nel Q1 del 2022, LumApps è una delle tre piattaforme nominate Leader di mercato per offerta e strategia. A Microsoft viene invece assegnato il titolo di Strong Performer, un gradino più in basso nella valutazione.

I paramenti valutati sono attuale offerta, strategia e presenza sul mercato, e per ognuna delle 12 social intranet analizzate è stato stilato un profilo. Nello specifico:

LumApps has a strong vision for employee experiences driven by journeys and insights. Current product strengths include its content templating capabilities, flexibility ofuser interfaces, and overall repository services.

Spiccando per la capacità di connettere essential e frontline workers, e di integrare lingue e tipologie di contenuti differenti con estrema facilità e personalizzazione, LumApps è dunque la soluzione ideale per tutte quelle aziende che hanno flessibilità, mobilità e semplicità di utilizzo come main focus, indipendentemente dall’appartenenza a ecosistemi Microsoft o Google.

Dal profilo Microsoft invece, sebbene esso abbia una forte visione orientata all’EX, si evince come ci siano ancora alcuni gap da colmare, come la necessità di utilizzare tool di terze parti per offrire una comunicazione personalizzata (soprattutto per i frontline workers), di impiegare risorse IT per assistere alla comunicazione interna, e di predisporre figure EX per la parte di content e comunicazione. Senza dimenticare il fatto che un impegno a lungo termine con M365 è imprescindibile in questo caso.

LumApps vs SharePoint: competitive battlecard

Una volta analizzati i business need specifici ed aver consultato report autorevoli di settore, è il momento di venire al confronto diretto.

Ogni intranet, infatti, ha caratteristiche specifiche e punti di forza. Ma un’analisi complessiva può aiutare a determinare qual è l’intranet ideale per la tua organizzazione:

Parola di cliente: le Success Stories di Huware e LumApps

Dopo aver visto le caratteristiche da ricercare in una social intranet e la differenza tra LumApps e Microsoft secondo il report Forrester Wave, ultimo parametro da considerare per la scelta del proprio digital workplace sono le le esperienze di altre aziende.

Ogni percorso di innovazione digitale può sembrare lungo e tortuoso all’inizio, ma c’è sempre qualcuno che ha già superato i tuoi stessi ostacoli ed è riuscito a ottenere i risultati sperati.

Numerose aziende come Atlantic Technologies, La Marzocco, Oberalp e Telepass hanno già inaugurato il proprio ufficio digitale, aumentando l’employee engagement e migliorando la comunicazione interna.

Che tu gestisca o semplicemente lavori in team, sicuramente saprai quanto possa essere sfidante la gestione dei carichi di lavoro.

Rispettare le scadenze, infatti, non è l’unico elemento da considerare quando si assegnano task e priorità.

Gestire i carichi di lavoro ricopre un ruolo altrettanto importante, e può fare la differenza in termini di:

• Produttività del team
• Valorizzazione delle risorse
• Orientamento al risultato
• Gestione dello stress
• Rispetto delle deadline e del budget

Prima di vedere come implementarla in 4 step, capiamo cosa sia davvero la gestione dei carichi di lavoro e perché sia così importante.

Cos’è la gestione dei carichi di lavoro?

Il workload management, corrispettivo anglofono di gestione dei carichi di lavoro, è il processo di pianificazione e distribuzione strategica del lavoro all’interno di un team per mezzo di step organizzativi.

Si tratta di un’organizzazione che va oltre la gestione del carico di lavoro della singola persona, adottando una visione sistemica e integrata.

Come?

Assegnando task e priorità, e verificando che chiunque all’interno del team stia lavorando secondo le proprie possibilità e capacità.

In altre parole, il workload management mette al centro l’asset organizzativo più importante per qualsiasi business: le persone.

L’obiettivo?

Aumentare la produttività sul lungo periodo ed evitare il burnout.

Perché la gestione dei carichi di lavoro è fondamentale per i Project Manager?

I Project Manager sono la figura chiave per il buon funzionamento del team e per il raggiungimento dei suoi obiettivi.

Ecco perché è importante che essi siano in grado di riconoscere, anticipare e contrastare i sintomi di un problema interno al team, quali:

• Aumento dei giorni di malattia
• Conflitti interni
• Incremento dei tassi di turnover
• Difficoltà nel raggiungimento degli obiettivi

Ma cosa c’entra tutto questo con il workload management?

Essenzialmente tutto.

Infatti, la semplice percezione che i lavoratori hanno del proprio carico di lavoro confrontato con quello dei propri colleghi è in grado di influenzare negativamente la soddisfazione lavorativa.

A prescindere dal fatto che la percezione sia corretta o meno, i disequilibri legati al carico di lavoro possono impattare negativamente sulla performance generale.

Grazie a una strategia di gestione dei carichi di lavoro è però possibile eliminare i disequilibri e la loro percezione in modo semplice ed efficace.

Come?

Seguendo 5 semplici step.

#1. Categorizza le task per priorità

Ogni progetto e ogni team sono diversi e hanno esigenze e timing differenti.

Il primo step è dunque quello di stilare un elenco di task e attività rilevanti per il tuo progetto, ordinandole per importanza.

Meeting con gli stakeholders, ricerca fornitori, design, implementazione…inizia assegnando delle priorità e definendo il peso di ciascuna task.

Con il Work OS Monday.com è possibile suddividere ogni processo in blocchi di task individuali, e usare la matrice delle priorità per avere sempre una visuale chiara e aggiornata sui next step di progetto.

#2. Struttura e programma le attività

Ora che hai definito le priorità, è giunto il momento di dare loro un struttura definendone il timing.

Questo secondo step è importante per programmare e condividere scadenze e milestone, e per definire le dipendenze di progetto.

Ma anche per stimare la durata di progetto complessiva, gestire le aspettative degli stakeholder e ridurre potenziali ritardi.

#3. Definisci le competenze del tuo team

Come abbiamo visto, le persone sono un asset fondamentale.

Ecco perché questo terzo step è cruciale nella gestione strategica dei carichi di lavoro.

Per conoscere le effettive competenze e gli impegni del tuo team e dei singoli componenti è consigliabile organizzare un meeting ad hoc dove discuterne assieme.

Parallelamente, è possibile analizzare le performance passate di ciascun team member grazie al software di project management di monday.com. In questo modo sarà possibile avere un storico sempre aggiornato sulle task assegnate, sul timing e sullo stuffing delle singole risorse.

La soluzione ideale per valorizzare i singoli componenti del tuo team e mantenere alta la motivazione.

#4. Assegna i carichi di lavoro individuali

Una volta definito lo stuffing di ogni membro del tuo team, è tempo di distribuire i compiti e le deadline.

Parti dalle task ad alta priorità, e spiega il perché della suddivisione dei compiti. Rendi chiaro che l’assegnazione non è casuale, ma volta a valorizzare le competenze dei singoli, tenendo conto della loro agenda.

A questo punto, formalizza l’assegnazione delle task e la definizione delle deadline a calendario, specificando data di inizio e di fine ed eventuali check intermedi.

Tutto questo è ancora più semplice con monday.com che, grazie alle automazioni personalizzabili, ricorda a te e a ogni stakeholder da te selezionato non solo le scadenze, ma anche i meeting, il budget e tanto altro ancora.

#5. Controlla, condividi e migliora

Ultimo ma non per importanza, il quinto step.

Dopo aver assegnato le task individuali e definito le deadline, assicurati della fattibilità del programma. Fissa un rapido check con ogni team member e, se necessario, apporta delle modifiche al tuo piano di gestione dei carichi di lavoro.

I meeting con i membri del team sono essenziali non solo in fase preliminare, ma lungo tutto il percorso che porta al completamento del progetto. Ricordati dunque di ritagliarti il giusto tempo riunioni con il tuo team dove ottenere preziosi feedback per migliorare la tua strategia organizzativa.

Inoltre, assicurati di estrarre ogni dato rilevante in ottica di miglioramento continuo. La piattaforma monday.com ti permette di estrapolare, elaborare e condividere i dati e gli insight di cui hai bisogno.