Collaborare con Google Workspace, te lo raccontano Sara e Gloria

La collaborazione è la chiave di tutti i progetti di successo.

Ci viene spesso ricordato come “l’unione fa la forza!”, ma io, Sara, vorrei aggiungere anche che l’unione tra la tecnologia e le persone la fa ancor meglio. 

Perché se è vero che il lavoro in team può avvantaggiarci, è altrettanto vero che può portare rallentamenti e incomprensioni se non vengono adottati gli strumenti giusti.

La tecnologia può aiutarci a superare tantissimi ostacoli e creare nuovi flussi di lavoro più veloci ed efficaci. Ce ne siamo accorti soprattutto in quest’anno, dovendo lavorare a distanza, ognuno in posti diversi.

In questo articolo, insieme alla mia collega Gloria, ti racconteremo come puoi sfruttare Documenti, Presentazioni, Fogli e Jamboard di Google Workspace per migliorare la collaborazione. 

Parliamo di Documenti e Presentazioni.

Entrambi gli strumenti, così come anche Fogli, ti danno la possibilità di collaborare in modo simultaneo, con più persone, sullo stesso file.

E non solo.

Cronologia delle versioni 

Credo che l’incubo più grande quando si lavora in tanti su un file sia quello di perdere una parte del documento. Le frasi che mi ronzavano in testa le prime volte che ho utilizzato Google Workspace erano: “e se qualcuno per sbaglio cancella una parte del mio lavoro?  Se sovrascrivono qualcosa per errore? Come faccio a ricordare le cose corrette che ho scritto? Perderò tutto, quasi quasi faccio una copia!” 

Adesso quando collaboro su un documento mi sento tranquilla e sicura grazie alla Cronologia delle versioni. In cloud viene tutto tracciato e salvato in tempo reale. Con pochi click posso tornare indietro e ripristinare una versione precedente del file. 

Commenti e assegnazione task 

Quante volte vi è capitato di ricevere o inviare email ad un collega per chiedere una mano su una parte di un documento o per chiedere una revisione? E quante volte il vostro destinatario non ha capito ciò che chiedevate? Grazie al meccanismo di commento e assegnazione task queste incomprensioni non si ripeteranno più. 

Quando collaboriamo in tempo reale con uno o più colleghi su un documento, possiamo lasciare dei commenti scritti evidenziando la parola o la parte precisa del testo in cui chiediamo al collega di intervenire. In questo modo riusciamo a darci dei messaggi precisi sulle attività da svolgere. I commenti possono essere generici o indirizzati ad un utente in particolare.

Passiamo a Fogli.

Fogli, a livello di collaborazione ha molte caratteristiche simili a Documenti e Presentazioni, ma ti svelo qualche altro trucco.

In Google Fogli la funzionalità “Mostra cronologia delle modifiche” puoi trovarla posizionandoti su una cella e cliccando il tasto destro del tuo mouse. Attraverso questa funzione potrai visualizzare tutto lo storico delle modifiche apportate in una singola cella, potrai vedere chi  ha inserito o cambiato un valore e quando l’ha fatto. Nessuno potrà mai più dire: “Non sono stato io!”

Fogli e intervalli protetti

Come ti dicevo, possiamo collaborare su fogli con più persone contemporaneamente. Tutti gli editor che vengono nominati possono modificare, cancellare o inserire nuovi valori. Però, se nel tuo file esistono dati ufficiali che non devono essere modificati, puoi proteggere un intero foglio di lavoro o singoli range di dati con la funzione “Fogli e intervalli protetti”. Potrai impostare le autorizzazioni e decidere chi potrà modificare gli intervalli oltre al proprietario del file.

Avete mai usato Jamboard?

Io Gloria, come UX Designer, uso Jamboard in sessioni di workshop ispirazionali, brainstorming o di Design Thinking. 

Jamboard di Google Workspace mi permette di collaborare velocemente con tutte le tipologie di clienti, dai i più inclini alle nuove applicazioni, a chi ancora si sta affacciando in questo mondo.

Per me utilizzare Jamboard, soprattutto in questo periodo, ha significato non interrompere l’attività di ricerca, co-design e creatività sui progetti con i clienti!

Personalizzare i template, creare forme, scrivere e condividere il tutto simultaneamente sono la grande forza di questo applicativo che ha anche la Jamboard fisica una vera e propria lavagna interattiva da utilizzare in meeting o lezioni.

Da non dimenticare che ora si può aprire una Jamboard direttamente da Google Meet!

Per quanto riguarda il “collaborare” abbiamo concluso, ma Maddalena ti aspetta per parlare di condivisione.

Rimani aggiornato sulla pagina di Huware.