Come migliorare il Time Management grazie ai Canvas

In ogni organizzazione ci sono persone che sanno gestire perfettamente il proprio tempo, e altre che fanno fatica a tenere traccia di tutte le task e del time management. Come è possibile fare in modo che tutte le risorse di un team siano uniformemente allineate agli obiettivi? Grazie a strumenti pensati appositamente per la gestione del tempo, come i Canvas di monday.com e di Google Workspace!

Cosa sono i Canvas?

Letteralmente la parola Canvas significa “canovaccio, tela”, un foglio bianco che funge da strumento strategico per il tuo business. Applicati al time management, i Canvas aiutano i professionisti a rimanere concentrati e produttivi, ma soprattutto allineati e focalizzati sugli obiettivi. La gestione del tempo è infatti un aspetto fondamentale per aziende di ogni industry e dimensione. Solo definendo priorità, scadenze, orari e competenze è possibile ottimizzare il lavoro e rispettare gli obiettivi di business.

Sicuramente il time management è una delle skill più richieste all’interno di qualsiasi organizzazione, ma non c’è bisogno di ricercare competenze specifiche o di perdere tempo prezioso per la definizione di best practice interne. Grazie all’applicazione di un Time Management Canvas infatti, chiunque può migliorare la gestione del proprio tempo.

Smart Canvas per una collaborazione continua

La collaborazione da remoto ha rivoluzionato il paradigma del lavoro, e Google Workspace ha facilitato questo cambiamento grazie a strumenti sempre più intelligenti e adattivi.

La funzionalità Smart Canvas è una nuova esperienza di prodotto che getta le basi per il futuro del lavoro, portando la collaborazione a un nuovo livello. Per i professionisti sarà sempre più facile e automatico rimanere in contatto, concentrare il loro tempo e la loro attenzione, e trasformare le loro idee in azioni d’impatto grazie a una tela di lavoro flessibile e intelligente. Uno dei pain point maggiori quando si parla di time management è la gestione del flusso di informazioni. Con le nuove funzionalità di smart canvas è possibile:

  • Accedere a riepiloghi generati automaticamente in Documenti, così da avere una panoramica dei punti principali del testo e analizzare rapidamente le informazioni importanti;
  • Modellare qualsiasi pagina in Documenti grazie al formato senza pagina, una funzionalità che permette di facilitare la collaborazione digitale rimuovendo i limiti di una pagina classica per creare una superficie che si espande sul dispositivo o sullo schermo che stai utilizzando;
  • Creare immagini, modelli e tabelle in un click grazie all’ampliato menu “@”, in modo da estrarre facilmente informazioni rilevanti e ordinarle grazie a modelli personalizzabili di tabelle, canvas, ma anche email e note sulle riunioni;
  • Visualizzare un’anteprima delle informazioni importanti grazie ai nuovi smart chip, così da avere tutti i dettagli pertinenti su luoghi o persone direttamente nell’area di lavoro e collaborazione;
  • Prendere rapidamente decisioni basate sui dati, grazie ai suggerimenti di formule e alla correzione di formula su Fogli.

Metodi e integrazioni per dare un boost al time management

Chiunque vorrebbe riuscire a identificare scadenze e obiettivi e portare a termine le attività nel modo migliore possibile, giusto? Senza dei modelli specifici spesso tutto questo risulta impossibile, e finisce con il togliere tempo ed energie alle attività core. Ecco quindi 3 metodi che sono davvero in grado di facilitare la tua gestione del tempo:

Metodo 1: La Matrice di Eisenhower

Questo è il metodo che assegna priorità alle tue attività sulla base della loro urgenza. La matrice è composta da 4 quadranti:

  • Do First, sono le attività urgenti e importanti che vanno svolte per prime;
  • Schedule, sono le attività importanti ma non urgenti, da programmare a calendario;
  • Delegate, sono le attività urgenti ma non importanti, che possono essere delegate ad altri membri del team;
  • Don’t Do, sono le attività non urgenti e non importanti, da ostacolo al compimento delle altre task.

Il primo step è quello di definire ciò che per te è urgente o importante, successivamente puoi procedere elencando le attività da portare a termine, raggrupparle per progetti, team, o stage, definirne l’impatto, e assegnare a ciascuna attività un quadrante e, quindi, una priorità. Con Monday.com è possibile semplificare questo processo con tanti template personalizzabili e con le automazioni che ti ricordano sempre le scadenze e di rimanere concentrato sulle attività a priorità elevata.

Metodo 2: Gli Slot di Tempo

Con questo metodo puoi pianificare in anticipo quanto tempo dedicare a ogni attività giornaliera, ritagliandoti “blocchi” di tempo specifici che aiutano la concentrazione.

L’implementazione di questo metodo è molto semplice, ma ti permette di ottenere ottimi risultati in termini di soddisfazione, di focus, e di energie. La chiave del suo successo risiede nella pianificazione anticipata delle attività, private, professionali, grandi o piccole che siano. In un secondo momento, puoi creare un modello della tua settimana o giornata di lavoro, ricordandoti di ritagliarti dei momenti di pausa.

Con monday.com puoi preparare la bacheca delle tue attività, definire le attività ricorrenti, tracciare il tempo di ogni attività e inviare una notifica grazie alle automazioni.


Metodo 3: Eat that Frog

Questo metodo dal nome particolare significa letteralmente “ingoiare il rospo” perché ti impedisce di procrastinare affrontando il compito più importante per primo. Per fare in modo che questo metodo sia efficace, dovrai scegliere un solo compito cruciale al giorno.

Come? Un ottimo metodo consiste nell’individuare le attività principali in un determinato lasso di tempo, partendo da quelle macro per poi arrivare a un livello granulare e di realistica attuazione. Ad esempio, se hai identificato una macro attività come “Marketing Plan del nuovo anno”, andrai a definirne le micro componenti che ti permettono di completare la macro attività. In questo modo avrai sempre una panoramica aggiornata su dettagli come priorità, stato, proprietari, e sarà più semplice identificare problemi o rallentamenti con il Work OS di Monday.com:

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