Perché è importante la comunicazione in un progetto di change management?

Implementare un qualsiasi cambiamento significativo, all’interno di un’organizzazione, non è così semplice. In particolare nelle aziende più grandi, dove ci sono diversi team, coinvolti in nuove procedure operative, a cui questi devono adattarsi.

Quando si affronta un progetto di Change Management, vanno valutate e preventivate tutte le possibili conseguenze, ma non solo.

Mantenere una comunicazione unificata, accessibile e coerente è uno dei fattori principali per aiutare il tuo team a navigare nelle acque torbide di un progetto di change management.

Va elaborato un piano di comunicazione completo ed efficace.

Perché saper gestire il cambiamento è così importante?

Se ci pensiamo bene, la vita stessa consiste nell’adattarsi continuamente al cambiamento. È una verità universale, applicabile tanto al mondo business, quanto alle interazioni sociali quotidiane.

Man mano che la tecnologia progredisce a un ritmo sempre più serrato, le aziende devono tenere il passo e adattarsi alle mutevoli condizioni di mercato per sopravvivere. Essere in ritardo significa perdere un vantaggio competitivo significativo su i rivali.

Già nel lontano 2011, l’Harvard Business Review affermava come l’adattabilità ai cambiamenti, all’interno di un’organizzazione, fosse il nuovo vantaggio competitivo.

Ciò è ancora più vero oggi in quanto una nuova metrica, il Quoziente di adattabilità, è ora ampiamente utilizzata per misurare la capacità di un’organizzazione o di un individuo di adattarsi a un panorama aziendale in evoluzione.

Nel tempo, è stato dimostrato da questa metrica che un’organizzazione può abbracciare e guidare il cambiamento o rischiare di cadere in un baratro.

Come gestire efficacemente il cambiamento

Non è sufficiente voler cambiare la propria organizzazione: è necessario essere dotati degli strumenti e dell’apporto di leadership giusti, prima di iniziare qualsiasi iniziativa per ottenere i risultati desiderati.

I progetti di cambiamento inefficienti, senza la giusta tecnologia o condotti senza il supporto del giusto partner, semplicemente non porteranno al ritorno sull’investimento (ROI) necessario per giustificarli.

Google afferma che le aziende con programmi di change management ben ponderati, ricevono quasi il 30% in più di ROI rispetto a quelle con programmi scadenti o assenti.

Inoltre, McKinsey & Company ha stimato come, circa il 70% degli obiettivi di trasformazione aziendale, falliscono.

Non volendo far parte di quella percentuale, quali sono alcuni componenti di un buon programma di change management?

Ci sono molte variabili da considerare.

In un altro studio di Google, i fattori più importanti per un piano di successo includevano:

  • Forte consenso da parte della leadership esecutiva (45%)
  • Coinvolgimento continuo con dipendenti di livello inferiore (42%)
  • Comunicazioni migliorate (32%)
  • Formazione su nuove procedure prima e dopo l’implementazione del cambiamento (69%)

Se leggi un po’ tra le righe, vedrai che tutti questi indicatori si riferiscono a una migliore comunicazione.

Ecco perché promuovere costantemente linee di comunicazione aperte tra dipendenti e management migliorerà notevolmente le possibilità di successo di un progetto.

Il piano di comunicazione durante un progetto di trasformazione

Le iniziative di comunicazione devono essere messe in atto durante il progetto per motivare i dipendenti ad assumersi la responsabilità del cambiamento.

Il modello a 4 fattori presuppone che lo scopo di un piano di comunicazione sia quello di guidare il personale attraverso le seguenti fasi:

  1. Awareness: Introduci l’idea del cambiamento in tutta la gerarchia aziendale. È necessario gestire le aspettative dei dipendenti e dettagliare l’elenco dei vantaggi positivi che il cambiamento promuoverà all’interno dell’azienda.
  2. Understanding: Entra nei dettagli del cambiamento e su come questo influenzerà sia i team che gli individui. Prepara i dipendenti a potenziali problemi e affronta le aree problematiche prima che si crei qualsiasi ostacolo.
  3. Acceptance: Consenti ai dipendenti di attuare il cambiamento e vederne i vantaggi. Supereranno qualsiasi ansia o dubbio.
  4. Ownership: Dai lode e merito ai membri del team che hanno dato contributi positivi durante la fase del progetto, una volta che il cambiamento è stato implementato. Quando lo fai, sottolinea che chi lo ha reso possibile l”ha fatto grazie alla sua partecipazione. Questo preparerà i dipendenti a cambiamenti futuri, che saranno più semplici da implementare.

L’implementazione di un piano di change management può richiedere settimane o mesi per essere live, ma se pianifichi i tuoi progressi lungo il percorso e ti fai accompagnare dal giusto partner, sarai in grado di sfruttare di mantenere lo slancio fino al completamento.

>> Scopri come Huware aiuta le aziende nei processi di work transformation.

Quindi, quali sono alcuni modi per comunicare in modo efficace durante un processo di cambiamento organizzativo?

Ecco i nostri consigli pratici per mantenere una comunicazione efficace durante un cambiamento importante:

1. Comunica in modo coerente

Una delle principali fonti di rifiuto, da parte dei dipendenti, è la paura dell’ignoto.

Potrebbero non capire perché il cambiamento è stato implementato e cosa significa per la loro sicurezza sul lavoro.

È importante essere aperti e onesti durante l’intero processo e comunicare con loro regolarmente con gli aggiornamenti.

2. Utilizza più canali di comunicazione

Ci sono molti modi per comunicare con i tuoi dipendenti.

Poiché i singoli dipendenti rispondono meglio a molteplici stimoli, assicurati di non fare affidamento su un singolo canale.

Invia email frequenti, crea video, organizza sessioni in meet e altro ancora.

È qui che può aiutare avere uno strumento come una social intranet. Puoi usarlo come un portale per programmare e-mail, creare pagine web interne, allegare contenuti multimediali e incorporare funzioni di social media per coinvolgere il tuo personale a un livello più profondo.

3. Consenti e dai valore ai feedback

Molti lavoratori si stressano quando ritengono che non ci sia possibilità di lasciare feedback o che il loro feedback non venga preso sul serio.

Sii disponibile e cerca di attuare modifiche, quando necessario, in base ai feedback ricevuti. Ci sono sempre fattori esterni che non sono stati considerati. Quando si verificano, non ignorarli.

Una social intranet può aiutarti a integrare sondaggi e altri strumenti di feedback, per adattarti a uno qualsiasi di questi fattori esterni, rendendo la raccolta e l’analisi di questi molto più facilmente quantificabile.

4. Esamina pubblicamente i progressi

Il cambiamento è un viaggio e, come ogni viaggio, le persone hanno bisogno di sapere dove si trovano e quando arriveranno a destinazione.

Registra i tuoi progressi e condividili regolarmente con i tuoi dipendenti. Sii aperto sugli ostacoli che si possono riscontrare nel percorso e su cosa sta facendo la leadership per superarli.

La linea di fondo è che nessuno vuole sentirsi perso e fuori controllo. Gli strumenti tecnologici come le social intranet forniscono un quadro fantastico da cui condividere le informazioni e tenere tutti aggiornati sui tuoi progressi lungo tutto il percorso. I dati mirati e il raggiungimento di traguardi chiave, possono essere documentati e inviati a team specifici in modo che tutti sappiano sempre esattamente dove si trovano nel processo.

Un arduo viaggio, ma necessario.

Come abbiamo detto all’inizio di questo articolo, il cambiamento è inevitabile nella tua vita lavorativa e sociale.

Tuttavia, per implementare il cambiamento organizzativo, le aziende che si affidano a Partner e piattaforme innovative, si adatteranno più rapidamente e avranno prestazioni migliori rispetto ai loro pari.

La social intranet di LumApps è uno strumento straordinario per promuovere il cambiamento in modo efficiente a tutti i livelli della tua azienda.

Se sei interessato alle sue caratteristiche e a come può aiutarti, contattaci per una demo a info@huware.com

    Give Back: le nostre scelte consapevoli per ridare valore al mondo

    Il give back è un concetto anglosassone, sempre più adottato anche in Italia, nell’ambito della cosiddetta responsabilità sociale d’impresa.

    “Give back” significa letteralmente “restituire”.

    Presuppone l’impegno verso l’anonimo, lo sconosciuto, la comunità in senso lato. Può avvenire in diverse forme: donazioni, dedizione gratuita verso qualche attività sociale o culturale, impegno per le nuove generazioni.

    Questo concetto era entrato in Huware durante lo scorso anno, ma non aveva ancora preso una forma concreta e una vision scritta nero su bianco.

    Con un team di huroes dedicato e l’impegno di tutta l’azienda, il progetto give back è stato presentato a fine 2020.

    Huware si impegna nella creazione di una cultura della sostenibilità, basata su due pilastri: innovazione e persone.
    Attraverso la collaborazione con aziende e startup innovative nell’ambito della sostenibilità e il coinvolgimento di tutti gli Huroes in piccole azioni che fanno la differenza.

    Questa è la nostra vision, il nostro impegno, che speriamo possa migliorare, passo dopo passo, l’Italia e il mondo.

    La modalità scelta è quella di Pledge 1%: un movimento globale che crea un new normal, grazie a cui il give back diventa parte integrante del dna di molteplici aziende.

    Pledge 1% consente alle aziende di donare l’1% dei servizi, l’1% dell’equity, l’1% del profitto o l’1% del tempo dei dipendenti, a cause di loro scelta.

    Seguendo la filosofia di questa iniziativa, noi di Huware doneremo l’1% del profitto e ogni huroes donerà l’1% del suo tempo, per sostenere attività e associazioni volte ad aiutare la comunità, in questo difficile periodo, e start-up o progetti rivolti all’ambiente.

    Le iniziative

    Time for the Planet
    time for the planet give back

    Visto l’interesse comune di tutti noi huroes per il pianeta, abbiamo deciso di diventare partner di Time for the planet.

    Questa iniziativa, di livello mondiale, ha l’obiettivo di raccogliere 1 miliardo di euro per creare 100 aziende che lottano contro il riscaldamento globale.

    Noi come Huware stiamo sostenendo questo progetto donando una parte del nostro tempo in attività di comunicazione e sostegno al progetto.

    U2Y

    Sempre nell’ottica 1%, abbiamo deciso di collaborare con U2Y, una giovane realtà che si impegna ad aiutare le aziende nel loro percorso di sostenibilità. L’attività si concretizza attraverso progetti di piantumazione di alberi nei paesi in via di sviluppo, contribuendo così a creare sistemi e comportamenti sostenibili.

    Per noi, donare un albero rappresenta la fiducia che si è instaurata tra le parti. Così come ogni persona contribuisce con passione e dedizione durante ogni fase di un progetto, l’albero diventa un piccolo gesto per restituire alla comunità il valore creato insieme.

    Skillando
    skillando give back

    Sei settimane, in bici e treno, da Milano a Palermo per supportare enti ed organizzazioni non profit attraverso il volontariato digitale, questo è lo Skillando Italian Tour.

    È la nuova iniziativa di Skillando Digital Volunteering, community di volontari digitali che opera in Italia e nei paesi emergenti per combattere il divario digitale e sostenere attività di impatto sociale che ancora non hanno sfruttato appieno il potenziale degli strumenti digitali.

    Non saranno soli in questa avventura: Huware ha deciso di sostenere il loro progetto e non vede l’ora di poter partecipare attivamente per aiutare una della realtà scelte dalla community.

    Salvagente Italia

    Ogni Natale in Huware scegliamo di fare degli auguri solidali, per aiutare le persone bisognose nel mondo.

    Quest’anno abbiamo scelto di sostenere l’associazione Salvagente Italia di Monza, che con i suoi volontari è punto ferma per la comunità. Attualmente sta lavorando anche per aiutare Famiglie e Anziani soli in difficoltà causa emergenza Covid-19.

    Oltre alla semplice donazione, in Huware abbiamo deciso di sostenere l’associazione donando pc per chi ne ha bisogno e siamo entusiasti di poter portare avanti questo supporto, collaborando per futuri progetti.

    Abbiamo la fortuna di fare un lavoro che ci appassiona, con un team speciale e motivato, in un mercato che, anche in questo momento difficile, gode di ottima salute. Tornare alla comunità parte del valore che generiamo, è una nostra responsabilità.
    Give Back fa parte del “why” di Huware, e abbiamo il compito di farlo crescere contestualmente alla crescita del nostro progetto.
    • Andrea Servili, CEO di Huware

    Data Humanization: Tecnologia Google, Metodologia Huware

    Come abbiamo già visto, uno dei trend del 2021 sarà la trasformazione digitale guidata da una migliore customer experience e da un approccio data-driven.

    Ma cosa significa veramente essere data-driven?

    Significa arrivare a considerare la gestione dei dati non solo come fattore tecnico, ma come asset e pilastro strategico del business. Significa farsi guidare dai dati, prendere decisioni strategiche sulla base di informazioni concrete e oggettive.

    Ricordiamo però che, ogni dato deve poi essere interpretato e messo a disposizione delle persone. È qui che parliamo di Data Humanization.

    Data management e analytics: tecnologia Google

    I dati sono tutte quelle informazioni prodotte da diversi sistemi e processi che potrebbero essere utili al business. Ogni mercato, ogni settore e ogni funzione aziendale ha dei dati che potrebbero essere presi in considerazione e valorizzati.

    Google negli anni ha stanziato enormi investimenti per la crescita di Google Cloud Platform e, in particolare, di tutto il parco applicativo dedicato alla data management e analytics, oggi quasi senza rivali. 

    Per esempio, partendo da quello che viene definito un Data Lake – storage dove vengono salvati dati provenienti da fonti diverse e scollegate tra loro – è possibile sfruttare le potenzialità di BigQuery come Enterprise Data Warehouse.

    BigQuery risulta uno strumento differenziante, che permette di essere interrogato con una bassissima latenza, ricavando insight quasi istantanei.

    Data la velocità di evoluzione di questo settore, ciò che oggi è impensabile, domani potrebbe entrare nelle logiche di strategia di ogni business.

    L’applicazione di algoritmi di machine learning aiuterà sempre di più ad automatizzare i processi ed ottimizzare gli insight, fornendo risposte sempre più accurate.

    Datalab: il framework e la metodologia Huware

    Qual è quindi il modo migliore per approcciare un progetto di data management e analytics?

    Non è necessario iniziare con un investimento totale, ma è corretto sperimentare e capire se la strada è quella giusta: in gergo si direbbe fare un “progetto pilota” affidandosi a l’expertise di una società competente.

    Il Datalab è la metodologia a 360° che in Huware usiamo con le aziende che vogliono iniziare a lavorare con l’innovazione e con i dati. Un percorso che coinvolge da subito diverse figure aziendali (non solo l’IT!), con l’obiettivo di definire gli obiettivi, i desideri e le ambizioni di business. Si compone in 3 macro fasi:

    • User Story Workshop
    • Data Platform Framework
    • Data Humanization

    La prima fase ha l’obiettivo di identificare tramite un brainstorming creativo le reali esigenze dei team di lavoro in relazione all’utilizzo dei dati.

    La seconda fase risulta la parte più tecnica nell’intero progetto, in cui si individuano le sorgenti dati, si costruisce il data model e si mettono in pratica le fasi di ingestione e trasformazione dei dati per strutturare la Data Warehouse.

    La terza è quella dedicata al disegnare la reportistica, dando agli utenti finali una dashboard dinamica, aggiornata in tempo reale e di facile d’uso per avere sempre una situazione chiara delle attività del business, coerentemente con quanto definito durante lo user story workshop.

    Case Study

    Per concludere, vogliamo raccontarti la storia di un’azienda che già da tempo ha iniziato il suo percorso di innovazione con Huware e Google Cloud e, lo scorso anno, ha scelto di investire in un primo progetto di data management e analytics per le attività di supply chain. La trovi qui sul nostro sito.

    Sei interessato a portare avanti un progetto di data management e analytics? Ti incuriosisce il nostro metodo? Scrivici a info@huware.com 

    SMB Partner Awards: siamo tra i vincitori

    È stato un anno senza precedenti in tutto il mondo.

    Tornando indietro ad inizio 2020, noi di Huware avremmo dovuto partecipare al Summit per i partner EMEA SMB. Un evento programmato per marzo nel quartier generale di Google EMEA a Dublino, ma rinviato a causa degli sviluppo del Covid-19.

    Solo pochi giorni fa siamo riusciti a scoprire che i nostri sforzi e il nostro impegno hanno portato i loro frutti, quando sono stati annuncianti i vincitori degli SMB Partner Awards.

    Siamo stati premiati come “Best Up & Coming Partner SMB”, un riconoscimento per essere i migliori tra partner emergenti SMB. Inoltre siamo stati l’unica azienda italiana presente tra i vincitori agli SMB Partner Awards.

    È un riconoscimento che è stato guadagnato grazie all’impegno di ogni singolo huroes e che ci ricorda come la nostra azienda non si basi solo sulle competenze, ma soprattutto sulle persone.

    I trend per il 2021: dati, tecnologia e customer experience

    Sembra strano parlare di futuro, in un anno in cui abbiamo tutti dovuto fronteggiare il vivere alla giornata. I nostri piani sono stati mescolati più volte e di ostacoli ne abbiamo affrontati tanti.

    Eppure sì, ci sono degli importanti trend per il 2021, a livello tecnologico e umano.

    Secondo il report di Gartner — Top Strategic Technology Trends for 2021 — a guidare le scelte tecnologiche ci saranno 3 temi, che sono stati già confermati in questi ultimi mesi: la centralità delle persone, indipendenza dalla posizione fisica e un adattamento agile.

    Le persone al centro

    Nonostante la pandemia abbia cambiato il modo di lavorare e di interagire, sono sempre le persone che governano la tecnologia. Queste persone però hanno bisogno di processi digitalizzati per lavorare al meglio nell’ambiente di oggi.

    L’indipendenza da ogni luogo

    Stiamo parlando di indipendenza dal luogo in cui dipendenti, fornitori, clienti interagiscono. La capacità di supportare il cliente ovunque sia e accompagnarlo nella sua digital transformation, cosa non nuova per noi di Huware.

    Alla base di questo approccio, ci sono degli ambiti tecnologici su cui bisogna lavorare:

    • Collaboration e produttività: tutte quelle soluzioni per lavorare da remoto, uffici in cloud, on-boarding di nuovi profili;

    >> Approfondisci Google Workspace e scopri come avere un tuo digital workplace.

    • Accesso remoto sicuro: gestioni di password a più livelli con sistemi di autenticazione multifattore;
    • Gestione dell’infrastruttura cloud e edge (IoT, AI, Api);
    • Quantificazione dell’esperienza digitale (monitoraggio, workplace analytics, supporto remoto e interazione a distanza);
    • Automazione delle operazioni di supporto remoto (endpoint management, SaaS management, provisiong self-service e zero-touch).

    Non per nulla in questi mesi la business continuity è stata garantita per molte aziende dalla scelta di attuare una digital transformation.

    Adattamento Agile

    Le organizzazioni che sono pronte a cambiare e ad adattarsi resisteranno a tutti i tipi di interruzioni” questo afferma Gartner.

    La capacità di risposta agile e di adattamento delle aziende è stata fondamentale in questo periodo e lo sarà negli anni a venire, in cui dovremmo fronteggiare le conseguenze economiche di un mondo post-pandemia.

    Questi tre temi si intersecheranno con i trend tecnologici, che secondo Gartner si concentreranno in nove argomenti:

    1. Internet of Behaviors
    2. Esperienza completa
    3. Migliorare la privacy
    4. Cloud Distributo
    5. Operazioni da remoto
    6. Migliorare la Cybersecurity
    7. Business componibile intelligente
    8. Ingegneria AI
    9. Iper-automazione

    Senza scendere nei dettagli di ognuno, una cosa sicuramente possiamo notare: la digital transformation nel 2021 sarà un imperativo, e non più una scelta.

    Questa trasformazione, come si evince da nuovi report e studi, sarà guidata da due fattore principali: una migliore customer experience e un approccio data-driven.

    Customer Experience

    La maggior parte delle organizzazioni ha indicato una migliore customer experience quale fattore principale che sta guidando la loro trasformazione digitale. 

    Eppure, secondo Forrester Research, solo 1 cliente su 5 si ritiene pienamente soddisfatto delle esperienze offerte dalle imprese pubbliche e private con cui si trova a interagire, nonostante l’84% delle stesse imprese dichiari di aspirare a diventare leader in questo campo.

    Il successo della CX, nel 2021, dipenderà dalla disponibilità o meno di una strategia basata sui dati e ben documentata. 

    L’approccio per il 2021 sarà sicuramente un approccio data-driven, che guiderà tutte le nostre scelte e il cambiamento in entità digitali.

    L’enorme mole di dati sui clienti a cui la maggior parte delle aziende ha accesso, raccoglie e gestisce, da molteplici fonti, è destinata ad aumentare già solo nel prossimo anno.

    I dati sono diventati degli alleati fondamentali per ogni business e saranno centrali nelle scelte per il 2021.

    >> Scopri come la metodologia Huware e la tecnologia Google può aiutarti per la tua trasformazione data-driven.

    Digitalizzare i processi con Google Workspace, te lo racconta Giacomo

    google workspace appsheet

    Oggi ti parlo di AppSheet e il no-code development, il nuovo modo di digitalizzare i processi con Google Workspace.

    Al giorno d’oggi il mondo corre velocissimo, con questo 2020, lo sappiamo ancora di più. 

    Una delle maggiori sfide per le aziende è quella di riuscire a rimanere al passo, anticipare i bisogni dei clienti, essere più bravi dei competitor: arrivare prima.

    Come può pretendere un’azienda di riuscire in questa missione, quando internamente non ha dei processi strutturati, fluidi e che agevolano rapidamente la condivisione di informazioni?

    Il mio nome è Giacomo e, da quando faccio parte di Huware, il mio compito è proprio questo: aiutare le aziende a digitalizzare i loro processi e renderli più efficienti grazie alla tecnologia cloud di Google ma non solo, grazie anche alle metodologie di analisi e prototipazione dei flussi di processo.

    La base fondante su cui le realtà che lavorano con noi fanno affidamento è proprio Google Workspace che, oltre ad essere un’ottima piattaforma di condivisione, collaborazione e comunicazione, consente di disegnare e realizzare processi che normalmente richiederebbero ulteriori investimenti, strumenti e tecnologie magari non integrate. 

    appsheet huwareTi presento Appsheet.

    Lo scorso Gennaio, Google Cloud ha acquisito un’azienda di nome AppSheet, leader negli USA per il mondo no-code development.

    AppSheet mette a disposizione una piattaforma completamente integrata con l’ecosistema Google, ma non solo.

    Consente di creare delle vere e proprie App mobile, desktop e tablet senza utilizzare nemmeno una riga di codice! 

    Io, che di codice non so quasi nulla ma sono appassionato di processi, ho colto la palla al balzo e ho scelto di prendere in mano AppSheet presentandolo a diverse aziende, con ottimi risultati.

    Con facilità e tempi estremamente ridotti, si può fare davvero di tutto e impostare tante funzionalità (email, notifiche, accessi personalizzati, e tanto altro). Per questo, vi lascio curiosare tra le “sample apps” pubbliche.

    Lo strumento, seppur ancora poco conosciuto in Italia, vi assicuro che prenderà piede. Il potenziale è enorme e risponde perfettamente alle esigenze delle aziende: velocità, flessibilità, autonomia e sicurezza

    Huware è da poco diventata la prima azienda Partner & Reseller di AppSheet in Italia, siamo contenti di supportarvi e rispondere alle vostre curiosità e dubbi e, perché no, iniziare a digitalizzare insieme! 

    Infine, se siete clienti Google Workspace Enterprise Plus, AppSheet è già a vostra disposizione, basta essere curiosi e iniziare.

    Per quanto riguarda il “digitalizzari i processi” ho concluso, ma non perderti tutti i nuovi aggiornamenti su Google Workspace.

    Rimani aggiornato sulla pagina di Huware.

    Condividere con Google Workspace, te lo racconta Maddalena

    google workspace

    Condividere informazioni, contenuti e documenti vuol dire contribuire alla costruzione e alla diffusione della conoscenza in azienda. È importante che tutti abbiano accesso alle informazioni di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno, ed ovviamente che queste informazioni siano aggiornate.

    In Huware la trasparenza e la collaborazione sono alla base del nostro lavoro, ed io, Maddalena, credo che l’allineamento tra le persone di un team sia fondamentale per il successo di qualsiasi progetto.

    Oggi ti parlerò di come puoi migliorare la collaborazione nella tua azienda grazie a Google Drive e Chat di Google Workspace.

    drive google workspaceIniziamo da Drive.

    Drive è il sistema di archiviazione e condivisione file di Google, e ora ti spiego cosa puoi fare.

    Quando creiamo un file o una cartella in Google Drive possiamo condividerli con chi vogliamo, e quindi collaborare in tempo reale con altri utenti.

    Lavorando in cloud siamo certi che tutti vedano le modifiche al file in tempo reale.

    Sai come funzionano le cartelle condivise?

    Se durante un progetto o durante le nostre attività quotidiane ci troviamo a consultare e modificare gli stessi file con un gruppo di persone, conviene creare una cartella condivisa su Google Drive. In questo modo tutti i file all’interno saranno automaticamente e rapidamente condivisi con gli altri membri. 

    In Huware ne abbiamo una per ogni divisione! In questo modo, ad esempio, il Team Change e quello del Marketing non si trovano uno con i materiali dell’altro.

     

    Condivisione file: Ognuno può dare il proprio contributo direttamente sul file.

    Non esistono più né le mille email con gli allegati né le numerose copie del documento. La cosa più entusiasmante è che diverse persone possono accedere allo stesso file con autorizzazioni differenti in base all’attività che devono svolgere:

    • Visualizzatore
    • Commentatore (modalità revisione)
    • Editor

    In qualsiasi momento possiamo poi modificare queste autorizzazioni.

    Condivisione tramite link: Cosa fare se tante persone, magari di diverse funzioni aziendali devono lavorare allo stesso file?  E se deve essere visualizzato da più utenti esterni di cui non conosco l’indirizzo email? Google Workspace permette di abilitare la condivisione tramite link scegliendo se aprirlo a:

    • Chiunque appartenga al dominio aziendale
    • Chiunque abbia il link
    • Pubblico
    chat google workspaceParliamo di Chat.

    Una delle cose più smart rimane la condivisione dei file direttamente in Chat: puoi scegliere un file dal tuo pc o da Drive, basta cliccare sulle diverse icone. Inoltre di quel file, una volta mandato su Chat, potrai decidere se la persona rimarrà visualizzatore o sarà anche editor di questo.

    Per quanto riguarda il “condividere” ho concluso, ma Giacomo ti aspetta per parlare di come automatizzare.

    Rimani aggiornato sulla pagina di Huware.

    AppSheet: Huware è il primo Partner italiano

    Siamo davvero entusiasti di condividere con voi questa notizia: siamo diventati ufficialmente Partner & Reseller di AppSheet!

    Inoltre, siamo i primi in Italia a rivendere questa innovativa piattaforma, che fa parte del mondo Google Cloud e con cui abbiamo già avviato diversi progetti interessanti.

    AppSheet è una piattaforma di sviluppo no-code, che consente agli utenti di creare applicazioni per gestire e automatizzare i processi aziendali fruibili su tutti i dispositivi mobili, tablet e Web.

    Il sistema supporta svariate fonti dati dal mondo Google, DropBox, Microsoft e altri provider di database basati su cloud o no. Oltre a questo, ci sono anche numerose integrazioni con sistemi di CRM e ERP (Salesforce, SAP, ecc.)

    La piattaforma può essere utilizzata per diversi tipologie di use case aziendali. Dalla gestione dei progetti (di ogni tipo), alla gestione delle relazioni con i clienti, all’ispezioni sul campo e la reportistica personalizzata.

    Grazie a questa partnership possiamo continuare a perseguire l’obiettivo di digitalizzazione ed innovazione dei processi, approcciandoci sempre di più al mondo del no-code che è un trend in forte crescita. 

    Continueremo ad aiutare le aziende ad automatizzare e rendere più efficienti i flussi di lavoro tra i diversi team offrendo una migliore customer e employee experience, con un impatto significativo sulle attività core del business.

    Scopri i nostri servizi di digitalizzazione dei processi.

    Collaborare con Google Workspace, te lo raccontano Sara e Gloria

    La collaborazione è la chiave di tutti i progetti di successo.

    Ci viene spesso ricordato come “l’unione fa la forza!”, ma io, Sara, vorrei aggiungere anche che l’unione tra la tecnologia e le persone la fa ancor meglio. 

    Perché se è vero che il lavoro in team può avvantaggiarci, è altrettanto vero che può portare rallentamenti e incomprensioni se non vengono adottati gli strumenti giusti.

    La tecnologia può aiutarci a superare tantissimi ostacoli e creare nuovi flussi di lavoro più veloci ed efficaci. Ce ne siamo accorti soprattutto in quest’anno, dovendo lavorare a distanza, ognuno in posti diversi.

    In questo articolo, insieme alla mia collega Gloria, ti racconteremo come puoi sfruttare Documenti, Presentazioni, Fogli e Jamboard di Google Workspace per migliorare la collaborazione. 

    Partecipa al nostro prossimo webinar!

    Scopri gli strumenti e le tecnologie più adatte al lavoro post-pandemia

    Parliamo di Documenti e Presentazioni.

    Entrambi gli strumenti, così come anche Fogli, ti danno la possibilità di collaborare in modo simultaneo, con più persone, sullo stesso file.

    E non solo.

    Cronologia delle versioni 

    Credo che l’incubo più grande quando si lavora in tanti su un file sia quello di perdere una parte del documento. Le frasi che mi ronzavano in testa le prime volte che ho utilizzato Google Workspace erano: “e se qualcuno per sbaglio cancella una parte del mio lavoro?  Se sovrascrivono qualcosa per errore? Come faccio a ricordare le cose corrette che ho scritto? Perderò tutto, quasi quasi faccio una copia!” 

    Adesso quando collaboro su un documento mi sento tranquilla e sicura grazie alla Cronologia delle versioni. In cloud viene tutto tracciato e salvato in tempo reale. Con pochi click posso tornare indietro e ripristinare una versione precedente del file. 

    Commenti e assegnazione task 

    Quante volte vi è capitato di ricevere o inviare email ad un collega per chiedere una mano su una parte di un documento o per chiedere una revisione? E quante volte il vostro destinatario non ha capito ciò che chiedevate? Grazie al meccanismo di commento e assegnazione task queste incomprensioni non si ripeteranno più. 

    Quando collaboriamo in tempo reale con uno o più colleghi su un documento, possiamo lasciare dei commenti scritti evidenziando la parola o la parte precisa del testo in cui chiediamo al collega di intervenire. In questo modo riusciamo a darci dei messaggi precisi sulle attività da svolgere. I commenti possono essere generici o indirizzati ad un utente in particolare.

    Passiamo a Fogli.

    Fogli, a livello di collaborazione ha molte caratteristiche simili a Documenti e Presentazioni, ma ti svelo qualche altro trucco.

    In Google Fogli la funzionalità “Mostra cronologia delle modifiche” puoi trovarla posizionandoti su una cella e cliccando il tasto destro del tuo mouse. Attraverso questa funzione potrai visualizzare tutto lo storico delle modifiche apportate in una singola cella, potrai vedere chi  ha inserito o cambiato un valore e quando l’ha fatto. Nessuno potrà mai più dire: “Non sono stato io!”

    Fogli e intervalli protetti

    Come ti dicevo, possiamo collaborare su fogli con più persone contemporaneamente. Tutti gli editor che vengono nominati possono modificare, cancellare o inserire nuovi valori. Però, se nel tuo file esistono dati ufficiali che non devono essere modificati, puoi proteggere un intero foglio di lavoro o singoli range di dati con la funzione “Fogli e intervalli protetti”. Potrai impostare le autorizzazioni e decidere chi potrà modificare gli intervalli oltre al proprietario del file.

    Jamboard - WikipediaAvete mai usato Jamboard?

    Io Gloria, come UX Designer, uso Jamboard in sessioni di workshop ispirazionali, brainstorming o di Design Thinking. 

    Jamboard di Google Workspace mi permette di collaborare velocemente con tutte le tipologie di clienti, dai i più inclini alle nuove applicazioni, a chi ancora si sta affacciando in questo mondo.

    Per me utilizzare Jamboard, soprattutto in questo periodo, ha significato non interrompere l’attività di ricerca, co-design e creatività sui progetti con i clienti!

    Personalizzare i template, creare forme, scrivere e condividere il tutto simultaneamente sono la grande forza di questo applicativo che ha anche la Jamboard fisica una vera e propria lavagna interattiva da utilizzare in meeting o lezioni.

    Da non dimenticare che ora si può aprire una Jamboard direttamente da Google Meet!

    Per quanto riguarda il “collaborare” abbiamo concluso, ma Maddalena ti aspetta per parlare di condivisione.

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    Comunicare con Google Workspace, te lo racconta Silvia

    google workspace

    Comunicare al giorno d’oggi sembra diventato sempre più difficile.

    La maggior parte di noi non lavora più in ufficio fisico, ma è sparso in giro per l’Italia.

    Comunicare, in modo ottimale, è diventato essenziale.

    Noi di Huware lo sappiamo bene. Io, Silvia, ancora di più, che lavoro da remoto da quando son entrata in azienda, agli inizi di giugno.

    Oggi ti voglio raccontare come puoi sfruttare Gmail, Chat e Meet di Google Workspace per migliorare la comunicazione. 

    gmail google workspacePartiamo da Gmail.

    Gmail è il servizio mail di Google Workspace che ti consente di inviare e leggere email, organizzare la posta in arrivo e mantenere le relazioni grazie all’uso integrato con Chat e Meet.

    Ecco alcune cose molto utili che ho sperimentato in questi mesi con Gmail:

    • Gestione casella di posta grazie alle etichette : funzionano come una sorta di tag dell’email e consentono una gestione più flessibile ed efficace. Io ad esempio li uso per suddividere le conversazioni con i diversi clienti.
    • Posticipa l’email per rispondere in un secondo momento: spesso mi è capitato di essere troppo impegnata per leggere le email importanti. Con Gmail posticipo le mail, che si rimuovono temporaneamente dalla posta in arrivo e imposto l’orario in cui farmele vedere di nuovo.
    • Funzione integrata con Tasks: un’altra integrazione molto comoda è quella con Task. Puoi infatti segnare una mail come attività da svolgere.
    • Annulla facilmente i messaggi inviati: a tutti è capitato almeno una volta di fare un errore di battitura o essersi dimenticati qualcosa dentro una mail. A me capitava di perdere qualche persona in cc i primi mesi. Meno male che con Gmail si può annullare un messaggio appena inviato fino a 30 secondi dopo.

    Questi sono alcuni consigli per Gmail, che questi mesi è diventato l’hub della comunicazione, non per nulla troviamo integrato Chat e Meet.

    google meet google workspacePassiamo a Meet.

    Google Meet è un sistema di videochiamate semplice da usare, ma al contempo dotato di caratteristiche avanzate che lo rendono ideale per qualsiasi azienda.

    Di certo è lo strumento che migliora nettamente la comunicazione in questo periodo. Meglio chiacchierare in video o chat, piuttosto che via email.

    Ad esempio, se uno scambio di mail diventa troppo lungo o confuso, è più facile parlare di persona. Basta cliccare direttamente sull’icona di Meet in Chat per avviare una riunione video.

    Meet inoltre si è evoluto tantissimo negli ultimi mesi per permetterci di lavorare ancor meglio in smart working. Per esempio è ora integrato con Jamboard (il brainstorming con i colleghi non è mai stato così semplice) e tra poco arriverà la funzione picture-in-picture.

    chat google workspaceMa non dimentichiamoci Chat.

    Questo strumento, insieme agli altri, è diventato parte del mio quotidiano.

    Google Chat mi ha aiutato nello stringere un rapporto con i miei colleghi e ha semplificato nettamente la comunicazione, in modo organizzato e fluido.

    Sia per chiedere come sta andando la giornata che per iniziare un brainstorming, basta aprire quello che spesso noi Huroes chiamamo “chattino“.

    Per parlare con più persone inoltre, basta creare una stanza.

    Nelle stanze virtuali le conversazioni sono organizzate in diversi thread, in questo modo riesco a discutere con i miei colleghi di più argomenti contemporaneamente.

    Per quanto riguarda il “comunicare” ho concluso, ma Sara e Gloria ti aspettano per parlare di collaborazione.

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