Category: Change Management

Onboarding digitale 2.0 : smart e human-friendly

L’inserimento di nuovi talenti e la gestione delle persone in azienda sta subendo profonde trasformazioni. Siamo in una nuova normalità in cui diverse aziende hanno dovuto reinventare i propri processi, tra cui l’onboarding.

“Huware ha sempre messo al centro di ogni progetto le persone: in un’azienda come la nostra, che del contatto fisico faceva un punto essenziale, non è stato semplice trasformare e traslare tutto in digitale.” (Iris Vinci, Head of Engagement)

A seguito del primo periodo di lockdown sono stati formati dei gruppi trasversali, per ripensare alcuni processi aziendali, tra cui quello di onboarding.

Grazie al team di Huroes e alla nostra intranet LumApps, piattaforma user-friendly e personalizzabile, abbiamo implementato un nuovo iter di inserimento del neoassunto, rendendo i passaggi più fluidi e digitali. 

Analisi e definizione del processo

La prima fase dell’ideazione del nuovo processo di onboarding si è concentrata sull’identificazione dei Paint Point e dei Business Need, con l’obiettivo di:

“Disegnare un processo di onboarding smart che integri facilità di utilizzo e di recupero delle informazioni con la partecipazione di tutti al “Benvenuto!” del nuovo Huro, al fine di creare un’esperienza di accoglienza digitale unica, facilmente monitorabile e Human friendly.” 

Definendo due fasi: pre-onboarding e onboarding.

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Pre-onboarding

La fase di pre-onboarding racchiude tutte quelle attività amministrative e logistiche, per cui abbiamo stabilito dei ruoli definiti e le varie deadline. In questa fase viene organizzato:

  • Consegna materiale ITC
  • Welcome Kit
  • Richiesta info personali al nuovo Huro
  • Organizzazione attività Onboarding

Non se ne occupa solo l’HR, ma anche i Manager di riferimento, l’Amministrazione, l’ICT e il team Tech, insieme al Marketing.

Onboarding

Con la trasformazione in processo digitale, uno dei punti su cui ci siamo focalizzati è stato quello di non eliminare i momenti di aggregazione che naturalmente si formavano in ufficio, cercando di traslarli il più possibile in appuntamenti online.

Al suo ingresso il nuovo Huro si ritrova sul proprio Google Calendar due appuntamenti: l’aperitivo virtuale di benvenuto e il caffè con i partner. 

Agli appuntamenti “sociali” si aggiungono per due settimane dei brevi meeting giornalieri con il tutor assegnatogli e dei Bootcamp che ogni team organizza per mostrare e spiegare come funziona internamente Huware.

L’obiettivo di questi meeting è far sentire la nuova risorsa a suo agio e consapevole del funzionamento dei processi aziendali.

Ad ogni huro la propria pagina di Onboarding

Oltre ai meeting programmati, ogni nuovo dipendente ha una sezione personale sulla nostra Intranet, che gli permette di visionare tutti i materiali di approfondimento e tener d’occhio i meeting a cui partecipare per completare il proprio processo di inserimento in azienda.

Così termina l’esperienza di onboarding, nata per aiutare il nuovo huro a conoscere chi è Huware, cosa facciamo e, soprattutto, perché lo facciamo.

Il Change Management incentrato sulle persone – Punti Chiave

Ogni progetto tecnologico porta con sé molteplici sfide, che ruotano attorno a requisiti funzionali, esigenze di integrazione e scadenze (molte scadenze).

Di solito però, il successo reale di un progetto, si misura nella parte di adoption. Stiamo parlando del momento in cui possiamo capire se i dipendenti usano correttamente le nuove soluzioni tecnologiche, affinché l’azienda possa ottenere il valore promesso inizialmente da queste.

Fortunatamente, esiste un’intera pratica professionale, il change management, che cerca di capire perché, come e quando le persone cambiano comportamenti, per aiutare le aziende a compiere quei cambiamenti di cui hanno bisogno per rimanere competitive.

Diamo un’occhiata ad alcuni dei punti chiave del change management, per implementare progetti tecnologici di successo.

Co-crea il cambiamento con i tuoi stakeholder

A nessuno piace sentirsi dire cosa fare, senza essere consultato. Bisogna trovare un modo per includere le parti interessate nel processo decisionale del progetto, attraverso cicli di ricerca, rappresentanza e feedback.

1. Ricerca e stakeholder

Inizia includendo le parti interessate interessate nella tua ricerca per comprendere i loro punti di vista, knowledge e contesto di utilizzo della tecnologia. Questo passaggio ti aiuterà ad affrontare il vero problema.

Innanzitutto, quali dati formali o informali sono presenti riguardo il contesto del progetto tecnologico? Sono disponibili sondaggi sugli utenti, dati sul coinvolgimento dei dipendenti o dati sull’utilizzo del sistema corrente?

>> Migliora il coinvolgimento dei tuoi dipendenti, con LumApps

Quali informazioni aggiuntive puoi raccogliere per convalidare o spiegare quei dati? Assicurati di chiedere alle parti interessate come si sentono riguardo alla soluzione tecnologica o ai processi aziendali che questa andrà a supportare.

La risposta emotiva è un fattore chiave per il successo del cambiamento comportamentale, motivo per cui il pensiero progettuale inizia con un passaggio per entrare in empatia con i tuoi utenti.

Cosa amano o temono di fare? In quale parte del processo gli utenti si sentono incoraggiati o scoraggiati? Comprendere questi sentimenti aiuterà il team di progetto a identificare dove è necessaria una maggiore gestione del cambiamento.

2. Includi gli Stakeholder

È necessario cercare dei modi per includere le parti interessate nel progetto, formalmente o informalmente. Gli stakeholder (o i membri del team che ritengono possano rappresentare equamente i loro interessi) sono molto più propensi ad accettare i cambiamenti in cui hanno avuto un ruolo chiave nel processo.

Includere queste persone come membri attivi del team, non solo garantirà che il progetto affronti i reali problemi dell’azienda, ma permetterà a questi di diventare dei validi sostenitori del processo di change management e della soluzione tecnologica da implementare.

3. Impara dagli Stakeholder

Cerca modi per coinvolgere le parti interessate interessate, nel fornire feedback sulle soluzioni.

Raccogliere feedback e rispondere ad essi è fondamentale per il successo del progetto.

Pensa alle fasi e alla metodologia con cui puoi raccogliere feedback dagli stakeholder.

Puoi ad esempio fare un beta-testing della soluzione con un membro del team? Puoi condurre un sondaggio post go live per capire cosa funziona e con cosa gli utenti apprezzano meno?

Leggi il documento completo.

Scarica la guida per un progetto di change management di successo.

Change Management

    10 modi per responsabilizzare i dipendenti in prima linea

    I dipendenti in prima linea, o deskless, sono il personale sul campo di un’azienda o di un’organizzazione: pensa agli operatori sanitari, ai tecnici dell’assistenza e ai professionisti dei trasporti, solo per citarne alcuni.

    Questi lavoratori cruciali, ma spesso non presi in considerazione, esercitano delle funzioni critiche nelle imprese, e la loro capacità di svolgere il proprio lavoro in modo efficace ha un forte impatto sulla reputazione dell’azienda.

    Ma siamo sicuri che la maggior parte dei lavoratori in prima linea, sperimenti degli alti livelli di soddisfazione e impegno sul proprio lavoro?

    Sfortunatamente no. I dipendenti in prima linea hanno maggiori probabilità di essere disimpegnati dalla loro organizzazione a causa della disconnessione dai metodi odierni di comunicazione dei dipendenti, come ad esempio e-mail, newsletter elettroniche, social intranet e altre comunicazioni digitali.

    In molte industrie, che hanno lavoratori in prima linea, il tasso di turnover è elevato proprio a causa di questo disimpegno. Si stima che la sostituzione di un dipendente costi fino al 33% del suo stipendio annuale, quindi è facile capire perché è importante adottare misure proattive per coinvolgerlo e responsabilizzarlo.

    Come possiamo responsabilizzare i dipendenti in prima linea?

    Secondo uno studio dell’Harvard Business Review, l’87% degli intervistati ritiene che le proprie aziende otterranno più successo quando il personale in prima linea avrà il potere di prendere decisioni sul posto.

    Come ci si arriva se si è abituati a un modello di occupazione ad alto tasso di abbandono?

    Abbiamo delineato 10 modi per aiutare la tua organizzazione, insieme a LumApps.
    1. Presenta una visione chiara

    È importante instillare i valori aziendali e la mission in tutto il personale in prima linea. Non sono solo parole: sono lo scopo che la tua azienda ha per operare e la cultura che crei da questi valori deve permeare l’intera gerarchia.

    Quando un dipendente comprende gli obiettivi e lo scopo di un’organizzazione, inizia ad adattarli ai propri obiettivi e scopi nella loro posizione. Essenzialmente, questi ideali vengono collegati al quadro più ampio e lasciano i lavoratori più soddisfatti del loro lavoro.

    2. Fornisci una tecnologia più stabile

    Un’altro dato emerso dallo studio Harvard Business Review menzionato sopra, è che l’86% degli intervistati afferma che i propri dipendenti in prima linea richiedono strumenti tecnologici migliori. È utile quindi sottolineare che la trasformazione digitale non è solo per i lavoratori dietro una scrivania.

    La ricerca di McKinsey & Company suggerisce che il 43% delle organizzazioni che potenziano digitalmente il proprio personale in prima linea vede ottimi progressi nei loro sforzi di trasformazione digitale.

    Una soluzione elegante come una social intranet, che include un’app mobile, è un modo efficace per fornire ai dipendenti in prima linea gli strumenti e le informazioni di cui hanno bisogno per rimanere in contatto.

    Le social intranet fungono da hub centrale unificato in grado di fornire informazioni aziendali pertinenti a gruppi di utenti mirati, sia che si trovino all’interno di un ufficio utilizzando un computer desktop o sul campo utilizzando un dispositivo mobile.

    3. Offri capacità decisionali al personale in prima linea

    Poiché molti dipendenti in prima linea sul campo interagiscono quotidianamente con i clienti, hanno informazioni che non puoi ottenere da nessun’altra parte.

    Questo è il motivo per cui quasi il 90% degli intervistati nello studio HBR concorda sull’importanza di uno staff in prima linea responsabilizzato.

    Assicurati di consentire al personale in prima linea di prendere importanti decisioni sul servizio clienti e aziendali. Questo non solo sarà migliore per i clienti, ma farà anche sentire i dipendenti meno intercambiabili e più importanti per le operazioni aziendali.

    4. Richiedi regolarmente feedback

    Uno studio recente conclude che oltre la metà dei lavoratori in prima linea ha suggerimenti e feedback per migliorare la soddisfazione dei clienti ogni trimestre.

    Se non chiedi questi suggerimenti almeno trimestralmente, ti stai perdendo molte grandi idee.

    Con una social intranet, con accesso mobile, i dipendenti possono fornire feedback in qualsiasi momento. Puoi leggere i loro feedback in una specifica sezione e discutere successivamente di persona le cose con loro, in modo più approfondito.

    5. Investi in un miglior processo di onboarding

    La ricerca del 2019 indica che il 38% dei lavoratori in prima linea non ha ricevuto alcuna formazione formale.

    Un altro 27% ha affermato che la formazione ricevuta era insufficiente, noiosa e inefficace.

    Questo mette più stress e ansia sul nuovo personale sin dal primo giorno di lavoro. Non c’è da meravigliarsi che queste persone siano così disimpegnate.

    Investi in programmi di formazione solidi e coinvolgenti che preparino i tuoi lavoratori in prima linea al successo.

    6. Comunica i risultati

    Se hai presentato una visione chiara, fornito una formazione adeguata e autorizzato i dipendenti in prima linea a prendere decisioni quotidiane, è importante monitorare i progressi sugli obiettivi relativi al lavoro.

    Se hanno degli obiettivi mensili che devono raggiungere, informali settimanalmente sulle loro performance e discuti idee per migliorare le prestazioni quando necessario.

    7. Riconosci e premia le ottime performance

    Se hai presentato una visione chiara, fornito una formazione adeguata e autorizzato i dipendenti in prima linea a prendere decisioni quotidiane, è importante monitorare i progressi sugli obiettivi relativi al lavoro.

    Se hanno degli obiettivi mensili che devono raggiungere, informali settimanalmente sulle loro performance e discuti idee per migliorare le prestazioni quando necessario.

    8. Dai valore alle loro opinioni

    Non fermarti a raccogliere feedback regolarmente. Molti lavoratori in prima linea hanno ottimi suggerimenti per migliorare l’esperienza che offrono ai loro utenti finali e colleghi. Se qualcuno ha una buona idea, implementala.

    Anche se un’idea non è fattibile, è importante comunicare le ragioni alla base della decisione al lavoratore in prima linea. Questo comunica loro che la loro idea è stata almeno ascoltata e considerata.

    9. Promuovi una cultura di squadra

    Costruire una cultura del lavoro di squadra e della collaborazione è un modo fantastico per motivare i dipendenti in prima linea.

    I suggerimenti precedenti già fanno molto per promuovere una cultura orientata alla squadra, ma ci sono ancora degli step in più che puoi seguire.

    Ad esempio, è possibile impostare attività mensili di team building designate, dopo i turni. Ciò consente a tutti di conoscersi meglio al di fuori del posto di lavoro e crea cameratismo.

    10. Fornisci opportunità di crescita

    Una recente ricerca afferma che il 93% dei dipendenti rimarrebbe nella propria azienda se fornisse ampie opportunità di crescita. Ciò significa che è fondamentale investire nei tuoi lavoratori in prima linea se vuoi ridurre le spese.

    Implementa programmi di formazione manageriale e qualifica i lavoratori per altre posizioni al fine di dare loro migliori possibilità di successo all’interno della tua organizzazione.

    Questo approccio motiva il personale in prima linea a essere più fedele e lavorare di più, perché sa di avere la possibilità di crescere all’interno dell’azienda.

    Infine, l’implementazione di potenti soluzioni tecnologiche come LumApps for Frontline Workers può fornire al personale una piattaforma per il successo.

    Modernizza la comunicazione con i tuoi dipendenti in prima linea.

    Scarica la checklist.

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      Perché è importante la comunicazione in un progetto di change management?

      Implementare un qualsiasi cambiamento significativo, all’interno di un’organizzazione, non è così semplice. In particolare nelle aziende più grandi, dove ci sono diversi team, coinvolti in nuove procedure operative, a cui questi devono adattarsi.

      Quando si affronta un progetto di Change Management, vanno valutate e preventivate tutte le possibili conseguenze, ma non solo.

      Mantenere una comunicazione unificata, accessibile e coerente è uno dei fattori principali per aiutare il tuo team a navigare nelle acque torbide di un progetto di change management.

      Va elaborato un piano di comunicazione completo ed efficace.

      Perché saper gestire il cambiamento è così importante?

      Se ci pensiamo bene, la vita stessa consiste nell’adattarsi continuamente al cambiamento. È una verità universale, applicabile tanto al mondo business, quanto alle interazioni sociali quotidiane.

      Man mano che la tecnologia progredisce a un ritmo sempre più serrato, le aziende devono tenere il passo e adattarsi alle mutevoli condizioni di mercato per sopravvivere. Essere in ritardo significa perdere un vantaggio competitivo significativo su i rivali.

      Già nel lontano 2011, l’Harvard Business Review affermava come l’adattabilità ai cambiamenti, all’interno di un’organizzazione, fosse il nuovo vantaggio competitivo.

      Ciò è ancora più vero oggi in quanto una nuova metrica, il Quoziente di adattabilità, è ora ampiamente utilizzata per misurare la capacità di un’organizzazione o di un individuo di adattarsi a un panorama aziendale in evoluzione.

      Nel tempo, è stato dimostrato da questa metrica che un’organizzazione può abbracciare e guidare il cambiamento o rischiare di cadere in un baratro.

      Come gestire efficacemente il cambiamento

      Non è sufficiente voler cambiare la propria organizzazione: è necessario essere dotati degli strumenti e dell’apporto di leadership giusti, prima di iniziare qualsiasi iniziativa per ottenere i risultati desiderati.

      I progetti di cambiamento inefficienti, senza la giusta tecnologia o condotti senza il supporto del giusto partner, semplicemente non porteranno al ritorno sull’investimento (ROI) necessario per giustificarli.

      Google afferma che le aziende con programmi di change management ben ponderati, ricevono quasi il 30% in più di ROI rispetto a quelle con programmi scadenti o assenti.

      Inoltre, McKinsey & Company ha stimato come, circa il 70% degli obiettivi di trasformazione aziendale, falliscono.

      Non volendo far parte di quella percentuale, quali sono alcuni componenti di un buon programma di change management?

      Ci sono molte variabili da considerare.

      In un altro studio di Google, i fattori più importanti per un piano di successo includevano:

      • Forte consenso da parte della leadership esecutiva (45%)
      • Coinvolgimento continuo con dipendenti di livello inferiore (42%)
      • Comunicazioni migliorate (32%)
      • Formazione su nuove procedure prima e dopo l’implementazione del cambiamento (69%)

      Se leggi un po’ tra le righe, vedrai che tutti questi indicatori si riferiscono a una migliore comunicazione.

      Ecco perché promuovere costantemente linee di comunicazione aperte tra dipendenti e management migliorerà notevolmente le possibilità di successo di un progetto.

      Il piano di comunicazione durante un progetto di trasformazione

      Le iniziative di comunicazione devono essere messe in atto durante il progetto per motivare i dipendenti ad assumersi la responsabilità del cambiamento.

      Il modello a 4 fattori presuppone che lo scopo di un piano di comunicazione sia quello di guidare il personale attraverso le seguenti fasi:

      1. Awareness: Introduci l’idea del cambiamento in tutta la gerarchia aziendale. È necessario gestire le aspettative dei dipendenti e dettagliare l’elenco dei vantaggi positivi che il cambiamento promuoverà all’interno dell’azienda.
      2. Understanding: Entra nei dettagli del cambiamento e su come questo influenzerà sia i team che gli individui. Prepara i dipendenti a potenziali problemi e affronta le aree problematiche prima che si crei qualsiasi ostacolo.
      3. Acceptance: Consenti ai dipendenti di attuare il cambiamento e vederne i vantaggi. Supereranno qualsiasi ansia o dubbio.
      4. Ownership: Dai lode e merito ai membri del team che hanno dato contributi positivi durante la fase del progetto, una volta che il cambiamento è stato implementato. Quando lo fai, sottolinea che chi lo ha reso possibile l”ha fatto grazie alla sua partecipazione. Questo preparerà i dipendenti a cambiamenti futuri, che saranno più semplici da implementare.

      L’implementazione di un piano di change management può richiedere settimane o mesi per essere live, ma se pianifichi i tuoi progressi lungo il percorso e ti fai accompagnare dal giusto partner, sarai in grado di sfruttare di mantenere lo slancio fino al completamento.

      >> Scopri come Huware aiuta le aziende nei processi di work transformation.

      Quindi, quali sono alcuni modi per comunicare in modo efficace durante un processo di cambiamento organizzativo?

      Ecco i nostri consigli pratici per mantenere una comunicazione efficace durante un cambiamento importante:

      1. Comunica in modo coerente

      Una delle principali fonti di rifiuto, da parte dei dipendenti, è la paura dell’ignoto.

      Potrebbero non capire perché il cambiamento è stato implementato e cosa significa per la loro sicurezza sul lavoro.

      È importante essere aperti e onesti durante l’intero processo e comunicare con loro regolarmente con gli aggiornamenti.

      2. Utilizza più canali di comunicazione

      Ci sono molti modi per comunicare con i tuoi dipendenti.

      Poiché i singoli dipendenti rispondono meglio a molteplici stimoli, assicurati di non fare affidamento su un singolo canale.

      Invia email frequenti, crea video, organizza sessioni in meet e altro ancora.

      È qui che può aiutare avere uno strumento come una social intranet. Puoi usarlo come un portale per programmare e-mail, creare pagine web interne, allegare contenuti multimediali e incorporare funzioni di social media per coinvolgere il tuo personale a un livello più profondo.

      3. Consenti e dai valore ai feedback

      Molti lavoratori si stressano quando ritengono che non ci sia possibilità di lasciare feedback o che il loro feedback non venga preso sul serio.

      Sii disponibile e cerca di attuare modifiche, quando necessario, in base ai feedback ricevuti. Ci sono sempre fattori esterni che non sono stati considerati. Quando si verificano, non ignorarli.

      Una social intranet può aiutarti a integrare sondaggi e altri strumenti di feedback, per adattarti a uno qualsiasi di questi fattori esterni, rendendo la raccolta e l’analisi di questi molto più facilmente quantificabile.

      4. Esamina pubblicamente i progressi

      Il cambiamento è un viaggio e, come ogni viaggio, le persone hanno bisogno di sapere dove si trovano e quando arriveranno a destinazione.

      Registra i tuoi progressi e condividili regolarmente con i tuoi dipendenti. Sii aperto sugli ostacoli che si possono riscontrare nel percorso e su cosa sta facendo la leadership per superarli.

      La linea di fondo è che nessuno vuole sentirsi perso e fuori controllo. Gli strumenti tecnologici come le social intranet forniscono un quadro fantastico da cui condividere le informazioni e tenere tutti aggiornati sui tuoi progressi lungo tutto il percorso. I dati mirati e il raggiungimento di traguardi chiave, possono essere documentati e inviati a team specifici in modo che tutti sappiano sempre esattamente dove si trovano nel processo.

      Un arduo viaggio, ma necessario.

      Come abbiamo detto all’inizio di questo articolo, il cambiamento è inevitabile nella tua vita lavorativa e sociale.

      Tuttavia, per implementare il cambiamento organizzativo, le aziende che si affidano a Partner e piattaforme innovative, si adatteranno più rapidamente e avranno prestazioni migliori rispetto ai loro pari.

      La social intranet di LumApps è uno strumento straordinario per promuovere il cambiamento in modo efficiente a tutti i livelli della tua azienda.

      Se sei interessato alle sue caratteristiche e a come può aiutarti, contattaci per una demo a info@huware.com