Category: Change Your Mind

Condividere con Google Workspace, te lo racconta Maddalena

google workspace

Condividere informazioni, contenuti e documenti vuol dire contribuire alla costruzione e alla diffusione della conoscenza in azienda. È importante che tutti abbiano accesso alle informazioni di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno, ed ovviamente che queste informazioni siano aggiornate.

In Huware la trasparenza e la collaborazione sono alla base del nostro lavoro, ed io, Maddalena, credo che l’allineamento tra le persone di un team sia fondamentale per il successo di qualsiasi progetto.

Oggi ti parlerò di come puoi migliorare la collaborazione nella tua azienda grazie a Google Drive e Chat di Google Workspace.

drive google workspaceIniziamo da Drive.

Drive è il sistema di archiviazione e condivisione file di Google, e ora ti spiego cosa puoi fare.

Quando creiamo un file o una cartella in Google Drive possiamo condividerli con chi vogliamo, e quindi collaborare in tempo reale con altri utenti.

Lavorando in cloud siamo certi che tutti vedano le modifiche al file in tempo reale.

Sai come funzionano le cartelle condivise?

Se durante un progetto o durante le nostre attività quotidiane ci troviamo a consultare e modificare gli stessi file con un gruppo di persone, conviene creare una cartella condivisa su Google Drive. In questo modo tutti i file all’interno saranno automaticamente e rapidamente condivisi con gli altri membri. 

In Huware ne abbiamo una per ogni divisione! In questo modo, ad esempio, il Team Change e quello del Marketing non si trovano uno con i materiali dell’altro.

 

Condivisione file: Ognuno può dare il proprio contributo direttamente sul file.

Non esistono più né le mille email con gli allegati né le numerose copie del documento. La cosa più entusiasmante è che diverse persone possono accedere allo stesso file con autorizzazioni differenti in base all’attività che devono svolgere:

  • Visualizzatore
  • Commentatore (modalità revisione)
  • Editor

In qualsiasi momento possiamo poi modificare queste autorizzazioni.

Condivisione tramite link: Cosa fare se tante persone, magari di diverse funzioni aziendali devono lavorare allo stesso file?  E se deve essere visualizzato da più utenti esterni di cui non conosco l’indirizzo email? Google Workspace permette di abilitare la condivisione tramite link scegliendo se aprirlo a:

  • Chiunque appartenga al dominio aziendale
  • Chiunque abbia il link
  • Pubblico
chat google workspaceParliamo di Chat.

Una delle cose più smart rimane la condivisione dei file direttamente in Chat: puoi scegliere un file dal tuo pc o da Drive, basta cliccare sulle diverse icone. Inoltre di quel file, una volta mandato su Chat, potrai decidere se la persona rimarrà visualizzatore o sarà anche editor di questo.

Per quanto riguarda il “condividere” ho concluso, ma Giacomo ti aspetta per parlare di come automatizzare.

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Collaborare con Google Workspace, te lo raccontano Sara e Gloria

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La collaborazione è la chiave di tutti i progetti di successo.

Ci viene spesso ricordato come “l’unione fa la forza!”, ma io, Sara, vorrei aggiungere anche che l’unione tra la tecnologia e le persone la fa ancor meglio. 

Perché se è vero che il lavoro in team può avvantaggiarci, è altrettanto vero che può portare rallentamenti e incomprensioni se non vengono adottati gli strumenti giusti.

La tecnologia può aiutarci a superare tantissimi ostacoli e creare nuovi flussi di lavoro più veloci ed efficaci. Ce ne siamo accorti soprattutto in quest’anno, dovendo lavorare a distanza, ognuno in posti diversi.

In questo articolo, insieme alla mia collega Gloria, ti racconteremo come puoi sfruttare Documenti, Presentazioni, Fogli e Jamboard di Google Workspace per migliorare la collaborazione. 

Parliamo di Documenti e Presentazioni.

Entrambi gli strumenti, così come anche Fogli, ti danno la possibilità di collaborare in modo simultaneo, con più persone, sullo stesso file.

E non solo.

Cronologia delle versioni 

Credo che l’incubo più grande quando si lavora in tanti su un file sia quello di perdere una parte del documento. Le frasi che mi ronzavano in testa le prime volte che ho utilizzato Google Workspace erano: “e se qualcuno per sbaglio cancella una parte del mio lavoro?  Se sovrascrivono qualcosa per errore? Come faccio a ricordare le cose corrette che ho scritto? Perderò tutto, quasi quasi faccio una copia!” 

Adesso quando collaboro su un documento mi sento tranquilla e sicura grazie alla Cronologia delle versioni. In cloud viene tutto tracciato e salvato in tempo reale. Con pochi click posso tornare indietro e ripristinare una versione precedente del file. 

Commenti e assegnazione task 

Quante volte vi è capitato di ricevere o inviare email ad un collega per chiedere una mano su una parte di un documento o per chiedere una revisione? E quante volte il vostro destinatario non ha capito ciò che chiedevate? Grazie al meccanismo di commento e assegnazione task queste incomprensioni non si ripeteranno più. 

Quando collaboriamo in tempo reale con uno o più colleghi su un documento, possiamo lasciare dei commenti scritti evidenziando la parola o la parte precisa del testo in cui chiediamo al collega di intervenire. In questo modo riusciamo a darci dei messaggi precisi sulle attività da svolgere. I commenti possono essere generici o indirizzati ad un utente in particolare.

Passiamo a Fogli.

Fogli, a livello di collaborazione ha molte caratteristiche simili a Documenti e Presentazioni, ma ti svelo qualche altro trucco.

In Google Fogli la funzionalità “Mostra cronologia delle modifiche” puoi trovarla posizionandoti su una cella e cliccando il tasto destro del tuo mouse. Attraverso questa funzione potrai visualizzare tutto lo storico delle modifiche apportate in una singola cella, potrai vedere chi  ha inserito o cambiato un valore e quando l’ha fatto. Nessuno potrà mai più dire: “Non sono stato io!”

Fogli e intervalli protetti

Come ti dicevo, possiamo collaborare su fogli con più persone contemporaneamente. Tutti gli editor che vengono nominati possono modificare, cancellare o inserire nuovi valori. Però, se nel tuo file esistono dati ufficiali che non devono essere modificati, puoi proteggere un intero foglio di lavoro o singoli range di dati con la funzione “Fogli e intervalli protetti”. Potrai impostare le autorizzazioni e decidere chi potrà modificare gli intervalli oltre al proprietario del file.

Jamboard - WikipediaAvete mai usato Jamboard?

Io Gloria, come UX Designer, uso Jamboard in sessioni di workshop ispirazionali, brainstorming o di Design Thinking. 

Jamboard di Google Workspace mi permette di collaborare velocemente con tutte le tipologie di clienti, dai i più inclini alle nuove applicazioni, a chi ancora si sta affacciando in questo mondo.

Per me utilizzare Jamboard, soprattutto in questo periodo, ha significato non interrompere l’attività di ricerca, co-design e creatività sui progetti con i clienti!

Personalizzare i template, creare forme, scrivere e condividere il tutto simultaneamente sono la grande forza di questo applicativo che ha anche la Jamboard fisica una vera e propria lavagna interattiva da utilizzare in meeting o lezioni.

Da non dimenticare che ora si può aprire una Jamboard direttamente da Google Meet!

Per quanto riguarda il “collaborare” abbiamo concluso, ma Maddalena ti aspetta per parlare di condivisione.

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Comunicare con Google Workspace, te lo racconta Silvia

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Comunicare al giorno d’oggi sembra diventato sempre più difficile.

La maggior parte di noi non lavora più in ufficio fisico, ma è sparso in giro per l’Italia.

Comunicare, in modo ottimale, è diventato essenziale.

Noi di Huware lo sappiamo bene. Io, Silvia, ancora di più, che lavoro da remoto da quando son entrata in azienda, agli inizi di giugno.

Oggi ti voglio raccontare come puoi sfruttare Gmail, Chat e Meet di Google Workspace per migliorare la comunicazione. 

gmail google workspacePartiamo da Gmail.

Gmail è il servizio mail di Google Workspace che ti consente di inviare e leggere email, organizzare la posta in arrivo e mantenere le relazioni grazie all’uso integrato con Chat e Meet.

Ecco alcune cose molto utili che ho sperimentato in questi mesi con Gmail:

  • Gestione casella di posta grazie alle etichette : funzionano come una sorta di tag dell’email e consentono una gestione più flessibile ed efficace. Io ad esempio li uso per suddividere le conversazioni con i diversi clienti.
  • Posticipa l’email per rispondere in un secondo momento: spesso mi è capitato di essere troppo impegnata per leggere le email importanti. Con Gmail posticipo le mail, che si rimuovono temporaneamente dalla posta in arrivo e imposto l’orario in cui farmele vedere di nuovo.
  • Funzione integrata con Tasks: un’altra integrazione molto comoda è quella con Task. Puoi infatti segnare una mail come attività da svolgere.
  • Annulla facilmente i messaggi inviati: a tutti è capitato almeno una volta di fare un errore di battitura o essersi dimenticati qualcosa dentro una mail. A me capitava di perdere qualche persona in cc i primi mesi. Meno male che con Gmail si può annullare un messaggio appena inviato fino a 30 secondi dopo.

Questi sono alcuni consigli per Gmail, che questi mesi è diventato l’hub della comunicazione, non per nulla troviamo integrato Chat e Meet.

google meet google workspacePassiamo a Meet.

Google Meet è un sistema di videochiamate semplice da usare, ma al contempo dotato di caratteristiche avanzate che lo rendono ideale per qualsiasi azienda.

Di certo è lo strumento che migliora nettamente la comunicazione in questo periodo. Meglio chiacchierare in video o chat, piuttosto che via email.

Ad esempio, se uno scambio di mail diventa troppo lungo o confuso, è più facile parlare di persona. Basta cliccare direttamente sull’icona di Meet in Chat per avviare una riunione video.

Meet inoltre si è evoluto tantissimo negli ultimi mesi per permetterci di lavorare ancor meglio in smart working. Per esempio è ora integrato con Jamboard (il brainstorming con i colleghi non è mai stato così semplice) e tra poco arriverà la funzione picture-in-picture.

chat google workspaceMa non dimentichiamoci Chat.

Questo strumento, insieme agli altri, è diventato parte del mio quotidiano.

Google Chat mi ha aiutato nello stringere un rapporto con i miei colleghi e ha semplificato nettamente la comunicazione, in modo organizzato e fluido.

Sia per chiedere come sta andando la giornata che per iniziare un brainstorming, basta aprire quello che spesso noi Huroes chiamamo “chattino“.

Per parlare con più persone inoltre, basta creare una stanza.

Nelle stanze virtuali le conversazioni sono organizzate in diversi thread, in questo modo riesco a discutere con i miei colleghi di più argomenti contemporaneamente.

Per quanto riguarda il “comunicare” ho concluso, ma Sara e Gloria ti aspettano per parlare di collaborazione.

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