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Intranet & Google: 10 motivi per creare una Intranet basata su Google

Dal suo lancio, Google Workspace ha dimostrato di essere molto popolare tra gli utenti di tutto il mondo. L’ultima versione di quella che era Google Apps e G Suite (con Gmail, Docs, Calendar, Slides e Sheets) aveva due miliardi di utenti attivi mensili a fine del 2019 (ZDNet).

In questo articolo esamineremo cos’è una intranet basata su Google e perché la tua azienda dovrebbe prendere in considerazione la possibilità di crearne una.

Cos’è una Intranet basata su Google?

Prima di procedere, potrebbe essere utile definire alcuni termini.

Cos’è una intranet?

Una intranet è una rete privata. Viene utilizzata da un’organizzazione per i seguenti scopi:

  • Aiutare i dipendenti a comunicare tra loro
  • Per archiviare in modo sicuro le informazioni (moduli, manuali, documenti, cartelle condivise, ecc.)
  • Per facilitare la collaborazione

Le intranet moderne sono basate su cloud, in modo che i dipendenti da remoto possano accedere alla piattaforma con la stessa facilità dei lavoratori presenti in ufficio.

È un network per i dipendenti, che si affida a loro per condividere domande e commenti su e giù per le linee di comunicazione dell’azienda. Chiunque sia connesso all’intranet può pubblicare contenuti che ritiene interessanti o informativi, da condividere anche con i propri colleghi.

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Cos’è Google Workspace?

Sicuramente non serve spiegare cos’è Google.

L’azienda, nata originariamente come motore di ricerca, è cresciuta fino a diventare uno dei marchi più riconoscibili nel mondo tecnologico.

Google Workspace è uno dei suoi prodotti di maggior successo.

Forse la conoscerai meglio come G Suite, da poco rinominata Google Workspace (per approfondire leggi il nostro articolo sul blog).

Quest’ultima versione ha reso la collaborazione tra gli utenti ancora più semplice ed efficiente. Consente agli utenti di generare contenuti e lavorare su documenti in contemporanea con più persone. Ciò rende la collaborazione con clienti, fornitori e partner commerciali praticamente un processo facile e conveniente.

Cos’è una Intranet basata su Google Workspace?

Una volta compreso il valore dell’implementazione di una intranet per la propria azienda e che Google offre una suite di applicazioni aziendali user-friendly, ha senso combinarle entrambe in una intranet basata su Google.

Questa opzione funziona per aziende di tutte le dimensioni, dalle piccole e medie imprese alle società di livello aziendale. Un’intranet di Google Workspace basata su cloud è completamente scalabile. Cresce con l’azienda.

Per chiarire, Google stesso non dispone di una intranet.

Portali come LumApps integrano le funzionalità intranet nell’ecosistema/app Google, per creare una intranet basata su Google. LumApps è “l’unica soluzione intranet consigliata per Google Workspace”.

Quando le aziende combinano LumApps con Google Workspace, aumentano l’adozione, il valore e i tassi di utilizzo della suite stessa.

10 motivi per creare una Intranet basata su Google

Stai considerando una soluzione intranet basata su Google per la tua azienda ma non sei sicuro di fare questo passaggio? Considera queste ragioni per fare il prossimo passo in avanti.

1. Google Workspace è utilizzato in molte organizzazioni

Il fatto che Google Workspace sia già stato implementato da molte aziende significa anche che la soluzione intranet basata su Google è stata provata e testata. Se ci sono stati dei bug nella fase di discovering, sono stati tutti già risolti.

2. Migliora la collaborazione tra i dipendenti

Il volto del business è cambiato. Non è più considerato insolito che alcuni o addirittura tutti i membri del tuo team lavorino a distanza. Ma per raggiungere il successo è fondamentale mantenere tutti i membri del team sulla stessa pagina, soprattutto nello stesso ambiente di lavoro digitale.

Le app basate su cloud ti offrono la migliore opportunità per raggiungere questo obiettivo e la suite di collaborazione Google offre alla tua azienda una soluzione intuitiva e facile da implementare. I membri del team possono iniziare a utilizzare gli strumenti di collaborazione rapidamente senza dover dedicare molto tempo alla formazione, il che è un vantaggio quando c’è un’attività da gestire.

3. Un’intranet sicura

L’integrazione con Google significa che puoi decidere di rendere privata la tua intranet. Sarà disponibile solo per gli utenti di Google Workspace, tramite single sign-on.

Non è necessario che a tutti gli utenti venga concesso lo ruolo stato all’interno del sistema. Alcuni utenti saranno gli autori/proprietari dei documenti, mentre altri potranno modificarli. Gli altri utenti potranno solo visualizzare i documenti che sono stati creati da altri. Questi ruoli impediranno che i documenti aziendali vengano modificati e aggiornati all’interno del sistema da dipendenti non autorizzati.

4. Offre una maggiore archiviazione dei dati

Un’intranet basata su Google può fornire spazio di archiviazione cloud illimitato su Google Drive. Tuttavia questa è un’opzione appropriata per le aziende di qualsiasi dimensione.

Il titolare di un’azienda può avviare la propria piccola impresa con gli strumenti online di Google e quindi creare una intranet man mano che la propria attività cresce. Quando le loro esigenze cambiano e hanno bisogno di una piattaforma intranet, questa opzione offre loro l’archiviazione dei dati di cui hanno bisogno senza fare grandi cambiamenti nella tecnologia che stanno già utilizzando.

5. Rende conveniente fornire note o informazioni agli utenti

Parlando di maggiore spazio di archiviazione dei dati, includere un’app Google Workspace nella intranet aziendale ti offre la possibilità di aggiungere importanti informazioni di base ai membri del team. Ad esempio, se utilizzi Fogli Google per registrare i contatti per i lead, questi Fogli Google possono essere incorporati nella pagina Intranet del tuo team di vendita .

Una volta che il team di vendita inizia a lavorare sui lead, può registrare note sul loro contatto iniziale con i potenziali clienti. Il tuo responsabile delle vendite e altri rappresentanti di vendita saranno in grado di dire a colpo d’occhio quali potenziali clienti sono stati contattati, se il contatto è stato ricettivo, se è stato fissato un appuntamento o il contatto ha richiesto una chiamata di follow-up in un secondo momento.

6. Migliora la comunicazione interna

L’intranet basata su Google include tutti gli strumenti di cui i dipendenti hanno bisogno per tenersi in contatto tra loro all’interno dei team e in tutta l’azienda per svolgere il proprio lavoro. I lavoratori possono accedere alle app di messaggistica, che sono molto più efficienti rispetto all’invio di e-mail o al tentativo di connettersi con qualcuno per telefono per trovare informazioni o ottenere risposte alle domande.

L’intranet include anche l’accesso a moduli che i dipendenti possono compilare e inoltrare ad altre persone o reparti per l’autorizzazione o ulteriori passaggi. Questi includono richieste di forniture, richieste di ferie annuali, iscrizioni a corsi di formazione, ecc.

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7. La comunicazione aziendale diventa più chiara

La comunicazione dai manager ai dipendenti dovrebbe fluire regolarmente in modo che i lavoratori non siano gli ultimi a conoscere le novità dell’azienda. L’intranet basata su Google consente al CEO e ad altri dirigenti di comunicare direttamente con i dipendenti. 

I dipendenti possono anche commentare le news dei dirigenti. La intranet aziendale incoraggia la discussione in modo che tutti capiscano dove si sta orientando l’azienda e che tutti stanno contribuendo al suo benessere insieme.

8. Aumenta la produttività

Quando Google Workspace viene utilizzato in combinazione con la intranet aziendale, gli utenti possono modificare i documenti e collaborare in tempo reale . È meno probabile che il loro lavoro si blocchi, impiegando tempo per trovare le informazioni necessarie e inviare tramite e-mail il collegamento o un documento ai membri del team.

Ogni volta che un membro del team modifica un file di origine, l’intranet aggiorna automaticamente il materiale. Nessuno deve perdere tempo per inviare un’e-mail a tutti i membri del team che lavorano su un progetto, avendo cura di cambiare la versione del file sorgente per assicurarsi che rifletta le ultime modifiche.

9. Può essere personalizzata per la tua azienda

Il brand della tua azienda è molto importante e la tua intranet può avere lo stesso aspetto del tuo sito web pubblico . Questa strategia è importante per far sentire i dipendenti come parte della famiglia aziendale quando caricano contenuti e condividono i loro pensieri e opinioni sulla intranet.

Ogni membro del team fornisce un prezioso contributo all’azienda quando svolge bene il proprio lavoro e l’intranet aziendale è il luogo perfetto per riconoscere i dipendenti che hanno fatto di tutto per l’azienda e per i suoi clienti.

10. Puoi massimizzare il ritorno sull’investimento (ROI)

Scegliere una intranet basata su Google significa che puoi massimizzare il tuo ROI .

I membri del team non devono essere bloccati a cercare gli strumenti di cui hanno bisogno per svolgere il loro lavoro da più fonti. L’intranet consente a tutti gli utenti di accedere agli strumenti necessari per completare le attività da un’unica comoda piattaforma.

Crea oggi la tua intranet aziendale basata su LumApps e Google Workspace.

Contatta il nostro referente: francescocili@huware.com

Le novità G Suite presentate al Google Next ’19 di Londra

Google Cloud ha portato l’esperienza del Next in Europa, anche quest’anno.

L’evento tenutosi il 20 e il 21 Novembre a Londra è considerato l’appuntamento più importante dell’anno almeno per tutte le aziende e le persone che lavorano nel mondo della tecnologia, dell’innovazione e del cloud.

Questa edizione del Next non è certo passata inosservata: circa di 7.000 partecipanti hanno preso parte alle diverse sessioni e hands-on lab previsti per la due giorni di evento, molti interessati a scoprire le novità e i nuovi lanci previsti dal mondo Google Cloud. 

Tra i diversi e molti argomenti toccati: dalla sicurezza all’analisi dei dati, dall’intelligenza artificiale all’aumento di produttività, la piattaforma di collaborazione in cloud G Suite rimane sempre uno dei temi più attesi in particolare per quelle aziende che si trovano nella situazione di cambiare strumenti di lavoro oppure lo hanno appena fatto e desiderano migliorare ancora di più il modo di lavorare dei dipendenti.

Da anni Google investe continuamente in G Suite per migliorarla e adeguarla ai crescenti bisogni degli utenti finali. Quest’anno ancora di più: le principali novità, infatti, di basano sull’integrazione della AI (Artificial intelligence) nelle G Suite Apps.

Ecco le 4 principali:

Smart compose

Già da un paio di mesi è disponibile la funzione di autocompletamento dei testi in Gmail, il sistema è in grado di supportare l’utente nella scrittura, anche in modo molto personalizzato. Ciò ha ridotto drasticamente il numero medio di caratteri battuti a tastiera (circa 2 miliardi in meno ogni settimana). La stessa tecnologia verrà portata in Google Docs, inizialmente in versione BETA, poi ufficialmente per aiutare gli user a completare i testi più rapidamente.

Correttore automatico intelligente

Un’altra funzione molto utile già introdotta da tempo in Gmail è il correttore intelligente automatico (al momento solo in inglese), che supporta l’utente ad evitare errori di scrittura e/o di sintassi. Le reti neurali verranno potenziate ed integrate anche in Google Docs grazie anche al contributo di Google Search che contribuirà ad ampliare continuamente il dizionario disponibile e offrire un supporto di correzione sempre più preciso.

Sottotitoli automatici in Meet e Presentazioni

Le “captions” messe a disposizione inizialmente per Google Presentazioni, sono già arrivate anche in Hangouts Meet. La funzione consente di trascrivere in tempo reale tutto ciò che il sistema ascolta durante le riunioni. Questo è pensato per diversi scopi: da una parte aumentare l’accessibilità per coloro che hanno difficoltà uditive, dall’altro favorire la comprensione con gli interlocutori di lingua inglese (unica lingua disponibile al momento).

Google Assistant per G Suite

Una delle più grandi novità annunciate per G Suite è l’integrazione con l’Assistente Google. A breve sarà ufficialmente possibile chiedere all’intelligenza artificiale di Google di compiere alcune azioni operative con le G Suite Apps. Questa è una svolta pensata per favorire il lavoro in mobilità e per raggiungere un livello di efficienza sempre maggiore!

 

In Google Calendar sarà possibile ad esempio chiedere all’Assistente Google qual è il prossimo meeting, cancellare, creare un evento oppure inviare una mail a tutti i partecipanti alla prossima riunione. L’Assistente potrà aiutarci anche ad entrare nelle video riunioni tramite Asus Hangouts Meet Hardware con un semplice “Hey Google, entra nella riunione”.

Avete idea di quanto e come il vostro lavoro migliorerebbe se aveste a disposizione queste nuove funzionalità? Ecco un video per rendere l’idea:

huware premier partner google cloud

Se vuoi conoscere di più su G Suite, scoprire come può contribuire a trasformare i processi di comunicazione e collaborazione in azienda, scrivici a info@huware.com