Pianificare il Project Plan perfetto per le attività 2023 non è sicuramente un easy task, ma può diventare semplice se si considerano le sfide e i cambiamenti del nuovo modello di lavoro ibrido.

La collaborazione a distanza e la mancanza di accesso alle risorse e alle informazioni necessarie possono rendere ancora più complesso il lavoro dei Project Manager. Pertanto, è importante comprendere queste sfide in modo da poter adottare le giuste strategie per affrontarle.

Noi ne abbiamo individuate 5.

Cos’è un Project Management Plan?

Secondo una ricerca del Project Management Institute, l’11% degli investimenti aziendali persi è da ricondursi alla cattiva gestione dei progetti e della loro performance.

Se il Project Management è il processo che guida team e organizzazioni nel raggiungimento dei propri obiettivi secondo determinati standard, il Project Management Plan è un piano a tutti gli effetti, perché permette di monitorare e misurare le performance di progetto in modo formale.

Delle 5 fasi di gestione di un progetto, quella della pianificazione è il secondo step. Il project management plan include infatti milestone e date, tutti quegli elementi che permettono ai vari team e stakeholder di essere allineati e di non perdersi lungo il percorso.

Il Project Management Plan però non segna solo le scadenze e gli snodi di progetto, ma è anche fondamentale per:

• Individuare la giusta metodologia da seguire tra Agile, Waterfall, PRINCE2, PMBOK, Scrum, Lean, e Kanban;
• Selezionare i membri del team;
• Definire i risultati;
• Stimare le risorse a disposizione;
• Determinare le attività collaterali e gli stakeholder esterni.

Investire nella fase di pianificazione iniziale assicura a team e aziende di non vanificare i propri investimenti e di avere ogni componente del team allineato sulle questione fondamentali.

Un aspetto decisamente cruciale per ogni Project Manager.

Come adattare la pianificazione di progetto al sfide del moderno panorama di lavoro?

Per avere successo nel mondo del lavoro a distanza, aziende e Project Manager devono imparare a usare la tecnologia a proprio vantaggio.

Collaborazione da remoto, condivisione e reperimento di informazioni, allineamento sui risultati, carico di lavoro individuale e gestione delle persone sono solo alcuni degli aspetti che devono essere rivisti e adattati alle esigenze specifiche di ciascuna azienda.

Ecco dunque 5 strategie per semplificare il Project Management Plan nel 2023:

1. Gestire il lavoro ibrido e da remoto

Anche se siamo abituati al lavoro ibrido, molte aziende potrebbero non essere pronte al passaggio in full remote di alcuni team o persone.

Pianificazione delle riunioni, collaborazione tra risorse, acquisizione delle informazioni sono solo alcuni degli aspetti che richiedono di essere riconsiderati.

Gestire team da remoto implica infatti una strategia capace di dare alle persone tutti i tool e le informazioni necessarie per lavorare al meglio.

Con tecnologie in grado di adattarsi alle necessità di informazione, collaborazione e relazione delle persone – anche di quelle che lavorano da remoto.

2. Applicare tecniche di Resource Management avanzate

Coordinare team di progetto, assegnare ruoli, deleghe e responsabilità, rispettare tempi e budget sono i pilastri del Project Management.

Fino a non molto tempo fa venivano usati Google Sheets o Excel per completare queste attività. Il risultato erano dati poco chiari e poco strutturati, inclini all’errore.

Software come Monday.com forniscono una big picture sui progetti e permettono di individuare immediatamente se e dove ci sono problemi da gestire. Così è semplice intervenire in modo tempestivo e avere il pieno controllo sui propri progetti.

3. Ridefinire l’Agile Work

Per definizione, i progetti Agile non hanno una scadenza, un budget e un obiettivo predefinito.

Per mantenere la capacità adattiva di questo metodo, ma allo stesso tempo pianificare puntualmente i progetti nel 2023, i Project Manager dovranno imparare a combinare metodi e modelli diversi.

Un’attività che può sembrare complessa ma che, grazie ai giusti tool e tecnologie, permette di scegliere e personalizzare diversi metodi e modelli come Kanban, Calendario, Timeline, Gantt, Mappe e Checklist per visualizzare e lavorare i dati nel modo che più si adatta a ciascuna azienda, team o persona.

4. Collaborazione inclusiva

Lo smart working può appianare o esasperare differenze e disequilibri.

Anche digitalmente, è importante garantire a colleghi e dipendenti il giusto ambiente di lavoro che permetta di lavorare al meglio anche a coloro che lavorano da casa.

Non è solo una questione di mindset o di volontà, ma anche di avere a disposizione i giusti software per la gestione di progetti e per la collaborazione.

Ad esempio, con Monday.com è semplice e intuitivo creare un ambiente che permetta a tutti di lavorare al meglio, senza comunicazioni frammentate o ridondanti. Così anche chi lavora da casa sarà sempre aggiornato e coinvolto nelle attività, dando il 100% per il raggiungimento degli obiettivi.

5. Garantire la flessibilità

Lo abbiamo visto durante il Covid19: il lavoro da remoto non sempre equivale a Work-life balance.

Chi lavora da casa e collabora a distanza si trova spesso in difficoltà a ricercare informazioni e ad allinearsi con colleghi e collaboratori senza essere buttato in mille call giornaliere. Per non parlare delle email e delle comunicazioni che si estendono anche a orari non proprio lavorativi.

Tool per la gestione di task e progetti come Monday.com ottimizzano il lavoro da remoto riducendo i tempi di ricerca delle informazioni. In questo modo, il lavoro è più efficiente e i tuoi team più soddisfatti. Inoltre è possibile gestire i carichi di lavoro individuali e di progetto grazie all’apposita board di Monday.com.

Monday.com – La tecnologia migliore per i tuoi progetti

Come abbiamo visto, con le giuste strategie è facile costruire Project Management Plan a prova di 2023.

Per rendere l’innovazione davvero funzionale, c’è bisogno delle giuste tecnologie, quelle capaci di adattarsi alle esigenze e ai cambiamenti di team e organizzazioni.

Tecnologie come quella di monday.com, piattaforma cloud e mobile per pianificare e gestire progetti ovunque e in qualsiasi momento. Controllare lo stato di avanzamento dei progetti, il carico di lavoro dei tuoi collaboratori, scadenze e notifiche è semplice e immediato grazie alle automazioni e alle integrazioni di monday.com.

Ma, soprattutto, monday.com è lo strumento ideale per prendere le decisioni giuste al momento giusto, perché ordina tutti i dati e le informazioni che ti servono in un’unica dashboard, permettendoti di decidere con un solo sguardo i next step del tuo progetto di successo.

La pandemia ha accelerato il cambiamento sulle modalità e sul luogo di lavoro, cambiando per sempre il panorama di business.

Da allora, moltissime aziende stanno cercando il modo di combinare i vantaggi del lavoro in presenza con quelli del remote work, per aumentare la produttività e la collaborazione.

La soluzione? Un modello di lavoro ibrido.

Hybrid Work: Sfide e Opportunità nel 2023

Secondo l’Accenture Future of Work Study, 2021, l’83% dei lavoratori preferisce un modello di lavoro ibrido.

Le ragioni sono semplici: Work-life balance, comunicazione fluida, nuove opportunità di crescita e di business.

Allo stesso tempo, molte aziende e persone hanno fatto fatica ad adattarsi al nuovo status quo: call infinite, email e messaggi fuori orario lavorativo, isolamento sociale e burnout sono stati chiari sintomi di un esaurimento digitale.

Cosa serve dunque per rendere l’Hybrid Work un modello di successo?

Ecco 3 strategie per abilitare il futuro del lavoro ibrido.

1. Ripensare la Cultura del Lavoro

L’assenza e la limitazione di comunicazioni dal vivo portano con sé il rischio di impattare sulla collaborazione e sulla capacità di innovare grazie alla contaminazione di idee e di opinioni.

Ripensare la cultura del lavoro significa dunque creare un mindset condiviso, capace di gestire la comunicazione online e offline.

Organizzazioni con una forte e sana cultura interna hanno infatti maggiori possibilità di coinvolgere e trattenere i dipendenti, e di creare una forza lavoro più smart, efficiente e meglio connessa.

Inoltre, tra i benefici di un modello di lavoro ibrido, sono stati registrati:

• Migliore salute mentale
• Connessioni e legami più forti tra i dipendenti
• Maggiore coinvolgimento e motivazione

2. Mettere la tecnologia al servizio delle persone

L’Hybrid Work offre alle organizzazioni l’opportunità di modellare la propria operatività interna in modo da adattarsi al mercato di domani.

Coinvolgere i dipendenti in questo processo permette alle aziende di massimizzare l’adoption, responsabilizzare i dipendenti e generare risultati di business concreti.

Un processo ancora più efficace se ci si affida a tecnologie capaci di mettere le persone al centro, personalizzando la comunicazione, semplificando la progettazione e portando la collaborazione al livello successivo.

Come primo step, bisogna identificare quali tool e tecnologie sono davvero utilizzati dai tuoi dipendenti. Disabilitare ciò che non viene usato permette infatti di tagliare i costi e minimizzare la dispersione di tempo ed energie.

Successivamente, quando si sceglie una tecnologia, è essenziale assicurarsi che l’adoption richieda interventi minimi di assistenza change e IT.

Infine, ultimo aspetto da valutare, è la capacità di integrazione dei tool utilizzati. Tool come Monday.com, LumApps e Google Workspace costruiscono un ambiente di lavoro integrato anche digitalmente, poiché sono pensati per:

• Fornire ai dipendenti tool integrati che li aiutino a fare brainstorming, pianificare, e presentare le proprie idee anche da remoto;
• Accelerare la collaborazione e l’innovazione, permettendo alle aziende di crescere;
• Collegare tutti i dipendenti -anche i lavoratori in prima linea- garantendo una maggiore informazione e sicurezza;
• Proteggere utenti, dati e device dalle minacce, siano esse interne o esterne.

3. Ridisegnare il “luogo” di lavoro

Il lavoro non è più un luogo fisico, e i dipendenti hanno bisogno di essere aiutati a ridefinire i confini e a trovare un nuovo equilibrio.

Il primo passo per creare il giusto ambiente per l’Hybrid Work è quello di condividere policy e linee guida per navigare in un ambiente sempre connesso, online e offline.

News, avvisi, comunicazioni interne devono essere facilmente riconoscibili e reperibili per poter essere visualizzate e condivise. Anche se il lavoro non è più un luogo fisico, è efficace disegnare un digital workplace per connettere e informare i dipendenti, siano essi blue o white collar.

In un mondo in cui la forza lavoro sarà sempre più dislocata e la produttività non si misurerà più in ore passate in ufficio, è importante che i dipendenti abbiano a disposizione un luogo di aggregazione digitale dove interagire, informarsi, connettersi ed esprimersi.

Un esempio? La Social Intranet LumApps, altamente personalizzabile e disponibile su App e da Desktop, è una intranet così sviluppata da essere perfetta come ufficio digitale per gli hybrid workers del futuro.

In ogni organizzazione ci sono persone che sanno gestire perfettamente il proprio tempo, e altre che fanno fatica a tenere traccia di tutte le task e del time management.

Come è possibile fare in modo che tutte le risorse di un team siano uniformemente allineate agli obiettivi?

Grazie a strumenti pensati appositamente per la gestione del tempo, come i Canvas di Monday.com e di Google Workspace!

Cosa sono i Canvas?

Letteralmente la parola Canvas significa “canovaccio, tela”, un foglio bianco che funge da strumento strategico per il tuo business.

Applicati al time management, i Canvas aiutano i professionisti a rimanere concentrati e produttivi, ma soprattutto allineati e focalizzati sugli obiettivi.

La gestione del tempo è infatti un aspetto fondamentale per aziende di ogni industry e dimensione. Solo definendo priorità, scadenze, orari e competenze è possibile ottimizzare il lavoro e rispettare gli obiettivi di business.

Sicuramente il time management è una delle skill più richieste all’interno di qualsiasi organizzazione, ma non c’è bisogno di ricercare competenze specifiche o di perdere tempo prezioso per la definizione di best practice interne.

Grazie all’applicazione di un Time Management Canvas infatti, chiunque può migliorare la gestione del proprio tempo.

Smart Canvas per una collaborazione continua

La collaborazione da remoto ha rivoluzionato il paradigma del lavoro, e Google Workspace ha facilitato questo cambiamento grazie a strumenti sempre più intelligenti e adattivi.

La funzionalità Smart Canvas è una nuova esperienza di prodotto che getta le basi per il futuro del lavoro, portando la collaborazione a un nuovo livello. Per i professionisti sarà sempre più facile e automatico rimanere in contatto, concentrare il loro tempo e la loro attenzione, e trasformare le loro idee in azioni d’impatto grazie a una tela di lavoro flessibile e intelligente.

Uno dei pain point maggiori quando si parla di time management è la gestione del flusso di informazioni. Con le nuove funzionalità di smart canvas è possibile:

• Accedere a riepiloghi generati automaticamente in Documenti, così da avere una panoramica dei punti principali del testo e analizzare rapidamente le informazioni importanti;
• Modellare qualsiasi pagina in Documenti grazie al formato senza pagina, una funzionalità che permette di facilitare la collaborazione digitale rimuovendo i limiti di una pagina classica per creare una superficie che si espande sul dispositivo o sullo schermo che stai utilizzando;
• Creare immagini, modelli e tabelle in un click grazie all’ampliato menu “@”, in modo da estrarre facilmente informazioni rilevanti e ordinarle grazie a modelli personalizzabili di tabelle, canvas, ma anche email e note sulle riunioni;
• Visualizzare un’anteprima delle informazioni importanti grazie ai nuovi smart chip, così da avere tutti i dettagli pertinenti su luoghi o persone direttamente nell’area di lavoro e collaborazione;
• Prendere rapidamente decisioni basate sui dati, grazie ai suggerimenti di formule e alla correzione di formula su Fogli.

Metodi e integrazioni per dare un boost al time management

Chiunque vorrebbe riuscire a identificare scadenze e obiettivi e portare a termine le attività nel modo migliore possibile, giusto?

Senza dei modelli specifici spesso tutto questo risulta impossibile, e finisce con il togliere tempo ed energie alle attività core.

Ecco quindi 3 metodi che sono davvero in grado di facilitare la tua gestione del tempo:

Metodo 1: La Matrice di Eisenhower

Questo è il metodo che assegna priorità alle tue attività sulla base della loro urgenza.

La matrice è composta da 4 quadranti:

1. Do First, sono le attività urgenti e importanti che vanno svolte per prime;
2. Schedule, sono le attività importanti ma non urgenti, da programmare a calendario;
3. Delegate, sono le attività urgenti ma non importanti, che possono essere delegate ad altri membri del team;
4. Don’t Do, sono le attività non urgenti e non importanti, da ostacolo al compimento delle altre task.

Il primo step è quello di definire ciò che per te è urgente o importante, successivamente puoi procedere elencando le attività da portare a termine, raggrupparle per progetti, team, o stage, definirne l’impatto, e assegnare a ciascuna attività un quadrante e, quindi, una priorità.

Con Monday.com è possibile semplificare questo processo con tanti template personalizzabili e con le automazioni che ti ricordano sempre le scadenze e di rimanere concentrato sulle attività a priorità elevata.

Metodo 2: Gli Slot di Tempo

Con questo metodo puoi pianificare in anticipo quanto tempo dedicare a ogni attività giornaliera, ritagliandoti “blocchi” di tempo specifici che aiutano la concentrazione.

L’implementazione di questo metodo è molto semplice, ma ti permette di ottenere ottimi risultati in termini di soddisfazione, di focus, e di energie. La chiave del suo successo risiede nella pianificazione anticipata delle attività, private, professionali, grandi o piccole che siano. In un secondo momento, puoi creare un modello della tua settimana o giornata di lavoro, ricordandoti di ritagliarti dei momenti di pausa.

Con monday.com puoi preparare la bacheca delle tue attività, definire le attività ricorrenti, tracciare il tempo di ogni attività e inviare una notifica grazie alle automazioni.

Metodo 3: Eat that Frog

Questo metodo dal nome particolare significa letteralmente “ingoiare il rospo” perché ti impedisce di procrastinare affrontando il compito più importante per primo.

Per fare in modo che questo metodo sia efficace, dovrai scegliere un solo compito cruciale al giorno.

Come?

Un ottimo metodo consiste nell’individuare le attività principali in un determinato lasso di tempo, partendo da quelle macro per poi arrivare a un livello granulare e di realistica attuazione.

Ad esempio, se hai identificato una macro attività come “Marketing Plan del nuovo anno”, andrai a definirne le micro componenti che ti permettono di completare la macro attività.

In questo modo avrai sempre una panoramica aggiornata su dettagli come priorità, stato, proprietari, e sarà più semplice identificare problemi o rallentamenti con il Work OS di Monday.com:

La pandemia è stato un turning point per la digitalizzazione delle piccole e medie imprese, che hanno mostrato un’elevata propensione al cambiamento tradotta in investimenti in innovazione.

Nello specifico, la spesa per la digitalizzazione delle imprese a livello globale aumenterà del 19% annuo da qui al 2026. E, ovviamente, le PMI italiane -seppur con qualche frizione- seguono questo trend.

Cosa si intende per digitalizzazione?

La digitalizzazione delle PMI viene spesso vista come la panacea di tutti i mali.

Sebbene l’entusiasmo con cui viene accolta sia assolutamente positivo, è bene avere in mente cosa si intende davvero per digitalizzazione.

Come?

Partendo dal definire cosa non sia.

Cosa non è la digitalizzazione

La digitalizzazione non si può riassumere con il passaggio dal cartaceo al digitale, ma nemmeno con la semplice adozione di tecnologie all’avanguardia.

Il processo di digitalizzazione o trasformazione digitale non è poi così recente: la nascita dell’Era Digitale è infatti datata al 2002, anno in cui fu possibile immagazzinare una maggiore quantità di informazioni in forma digitale piuttosto che analogica.

Da allora le imprese di tutto il mondo hanno partecipato a una vera e propria rivoluzione digitale, rimodellando il proprio modo di fare business.

Definizione di digitalizzazione

Ma quindi cosa si intende per digitalizzazione?

Come anticipato, la digitalizzazione è un processo di trasformazione a 360 gradi che coinvolge non solo l’asset operativo ma anche quello organizzativo, grazie a tecnologie e competenze specifiche.

Ecco perché sia il top management sia il personale hanno uguale rilievo nel processo di trasformazione digitale: l’input deve partire dai vertici aziendali, ma le risorse interne sono cruciali nell’integrazione delle tecnologie e nello sviluppo di know-how.

Quando si parla di trasformazione digitale dunque, si fa riferimento a un vero e proprio approccio di business che coinvolge l’intera cultura aziendale.

Quali sono le sfide e le opportunità in Italia?

Nonostante la recente spinta verso la digitalizzazione, le PMI italiane arrancano rispetto agli altri Paesi europei.

In un contesto in cui sfide e opportunità sono indissolubilmente collegate, il DESI (Digital Economy and Society Index) mostra come la digitalizzazione delle PMI in Italia è a livelli inferiori alla media europea.

Tra i dati rilevanti, emerge come solo una PMI su 10 abbia un e-commerce e come solo il 22% sia attivo sui social.

Le sfide

Le PMI in Italia sono oltre 700.000, e per il 63% di esse l’infrastruttura resta un ostacolo alla digitalizzazione.

Questa “resistenza al cambiamento” ha radici nelle dimensioni ridotte di molte imprese, nell’assenza di economie di scala, nella mancanza di fondi da investire in tecnologie e formazione, nella struttura e nell’apertura aziendale.

Uno dei fattori più rilevanti in termini di ostacolo alla digitalizzazione sono le competenze.

Tra i settori meno digitalizzati in Italia troviamo invece quello amministrativo e produttivo, anche se la digitalizzazione resta nel complesso un processo molto lento per tutte le PMI italiane.

Le opportunità

Nonostante le difficoltà elencate, la digitalizzazione resta un elemento imprescindibile per le PMI italiane.

Lo conferma il fatto che diverse sono le agevolazioni, i fondi e i voucher previsti dal Governo negli ultimi mesi.

Ma perché è così importante investire in innovazione digitale?

La transizione digitale apporta numerosi vantaggi per le PMI, tra cui:

• Miglioramento delle performance: una media del +28% di utile netto, +18% di profitti, +11% di EBITDA secondo i dati dell’Osservatorio Innovazione Digitale nelle PMI.
• Sviluppo di un modello agile: le tecnologie e le competenze digitali permettono di adattarsi meglio e più velocemente ai cambiamenti di mercato.
• Incremento della collaborazione: chiunque può lavorare ovunque e in qualsiasi momento, facilitando lo scambio di informazioni e il reperimento di competenze specifiche.
• Maggiore competitività: apertura ai mercati internazionali e accelerazione dell’espansione sul mercato.
• Adozione di una supply chain 4.0: processi di filiera più trasparenti e snelli.
• Resilienza e continuità operativa: la digitalizzazione permette di sviluppare processi e competenze atti a fronteggiare eventi avversi come il Covid19.

Ma i vantaggi dipendono molto anche dalla singola azienda, infatti la digitalizzazione va calata nel singolo contesto operativo.

Come è possibile digitalizzare le PMI?

In Huware crediamo fortemente nel connubio di persone e tecnologia come chiave per la trasformazione digitale.

Una formula vincente anche per PMI come Mansutti Spa, Pac Logistics, BaseBlu, Tiesse Spa, Spiagge.it, Termo Spa, e tante altre realtà che abbiamo affiancato nel loro percorso di innovazione e change management.

La digitalizzazione, come abbiamo visto, non è un processo trasversale e per tutti univoco. Le persone, le specificità di business e gli obiettivi delle singole PMI devono essere la base di partenza per comprendere quale sia la giusta strada da percorrere per la propria digitalizzazione.

Il primo passo è dunque quello di pianificare la propria strategia di digitalizzazione partendo da degli obiettivi operativi e di business specifici.

La vera chiave è partire dalla revisione dei processi adottando la digitalizzazione come mindset. Solo in questo modo le tecnologie e le competenze digitali potranno davvero fare la differenza.

Come tradurre queste opportunità in realtà concrete?

L’errore più comune è quello di non adottare scelte consapevoli e condivise.

Ma dall’esperienza si trae insegnamento, ecco perché Huware ha organizzato un vero e proprio Innovation Roadshow negli uffici Google Italia. Tre appuntamenti per ascoltare le testimonianze di altre PMI che, grazie alla tecnologia a colori Google e all’expertise Huware, sono riuscite ad accelerare la propria transizione digitale.

Dal suo lancio, Google Workspace ha dimostrato di essere molto popolare tra gli utenti di tutto il mondo. L’ultima versione di quella che era Google Apps e G Suite (con Gmail, Docs, Calendar, Slides e Sheets) aveva due miliardi di utenti attivi mensili a fine del 2019 (ZDNet).

In questo articolo esamineremo cos’è una intranet basata su Google e perché la tua azienda dovrebbe prendere in considerazione la possibilità di crearne una.

Cos’è una Intranet basata su Google?

Prima di procedere, potrebbe essere utile definire alcuni termini.

Cos’è una intranet?

Una intranet è una rete privata. Viene utilizzata da un’organizzazione per i seguenti scopi:

• Aiutare i dipendenti a comunicare tra loro
• Per archiviare in modo sicuro le informazioni (moduli, manuali, documenti, cartelle condivise, ecc.)
• Per facilitare la collaborazione

Le intranet moderne sono basate su cloud, in modo che i dipendenti da remoto possano accedere alla piattaforma con la stessa facilità dei lavoratori presenti in ufficio.

È un network per i dipendenti, che si affida a loro per condividere domande e commenti su e giù per le linee di comunicazione dell’azienda. Chiunque sia connesso all’intranet può pubblicare contenuti che ritiene interessanti o informativi, da condividere anche con i propri colleghi.

Cos’è Google Workspace?

Sicuramente non serve spiegare cos’è Google.

L’azienda, nata originariamente come motore di ricerca, è cresciuta fino a diventare uno dei marchi più riconoscibili nel mondo tecnologico.

Google Workspace è uno dei suoi prodotti di maggior successo.

Forse la conoscerai meglio come G Suite, da poco rinominata Google Workspace (per approfondire leggi il nostro articolo sul blog).

Quest’ultima versione ha reso la collaborazione tra gli utenti ancora più semplice ed efficiente. Consente agli utenti di generare contenuti e lavorare su documenti in contemporanea con più persone. Ciò rende la collaborazione con clienti, fornitori e partner commerciali praticamente un processo facile e conveniente.

Cos’è una Intranet basata su Google Workspace?

Una volta compreso il valore dell’implementazione di una intranet per la propria azienda e che Google offre una suite di applicazioni aziendali user-friendly, ha senso combinarle entrambe in una intranet basata su Google.

Questa opzione funziona per aziende di tutte le dimensioni, dalle piccole e medie imprese alle società di livello aziendale. Un’intranet di Google Workspace basata su cloud è completamente scalabile. Cresce con l’azienda.

Per chiarire, Google stesso non dispone di una intranet.

Portali come LumApps integrano le funzionalità intranet nell’ecosistema/app Google, per creare una intranet basata su Google. LumApps è “l’unica soluzione intranet consigliata per Google Workspace”.

Quando le aziende combinano LumApps con Google Workspace, aumentano l’adozione, il valore e i tassi di utilizzo della suite stessa.

10 motivi per creare una Intranet basata su Google

Stai considerando una soluzione intranet basata su Google per la tua azienda ma non sei sicuro di fare questo passaggio? Considera queste ragioni per fare il prossimo passo in avanti.

1. Google Workspace è utilizzato in molte organizzazioni

Il fatto che Google Workspace sia già stato implementato da molte aziende significa anche che la soluzione intranet basata su Google è stata provata e testata. Se ci sono stati dei bug nella fase di discovering, sono stati tutti già risolti.

2. Migliora la collaborazione tra i dipendenti

Il volto del business è cambiato. Non è più considerato insolito che alcuni o addirittura tutti i membri del tuo team lavorino a distanza. Ma per raggiungere il successo è fondamentale mantenere tutti i membri del team sulla stessa pagina, soprattutto nello stesso ambiente di lavoro digitale.

Le app basate su cloud ti offrono la migliore opportunità per raggiungere questo obiettivo e la suite di collaborazione Google offre alla tua azienda una soluzione intuitiva e facile da implementare. I membri del team possono iniziare a utilizzare gli strumenti di collaborazione rapidamente senza dover dedicare molto tempo alla formazione, il che è un vantaggio quando c’è un’attività da gestire.

3. Un’intranet sicura

L’integrazione con Google significa che puoi decidere di rendere privata la tua intranet. Sarà disponibile solo per gli utenti di Google Workspace, tramite single sign-on.

Non è necessario che a tutti gli utenti venga concesso lo ruolo stato all’interno del sistema. Alcuni utenti saranno gli autori/proprietari dei documenti, mentre altri potranno modificarli. Gli altri utenti potranno solo visualizzare i documenti che sono stati creati da altri. Questi ruoli impediranno che i documenti aziendali vengano modificati e aggiornati all’interno del sistema da dipendenti non autorizzati.

4. Offre una maggiore archiviazione dei dati

Un’intranet basata su Google può fornire spazio di archiviazione cloud illimitato su Google Drive. Tuttavia questa è un’opzione appropriata per le aziende di qualsiasi dimensione.

Il titolare di un’azienda può avviare la propria piccola impresa con gli strumenti online di Google e quindi creare una intranet man mano che la propria attività cresce. Quando le loro esigenze cambiano e hanno bisogno di una piattaforma intranet, questa opzione offre loro l’archiviazione dei dati di cui hanno bisogno senza fare grandi cambiamenti nella tecnologia che stanno già utilizzando.

5. Rende conveniente fornire note o informazioni agli utenti

Parlando di maggiore spazio di archiviazione dei dati, includere un’app Google Workspace nella intranet aziendale ti offre la possibilità di aggiungere importanti informazioni di base ai membri del team. Ad esempio, se utilizzi Fogli Google per registrare i contatti per i lead, questi Fogli Google possono essere incorporati nella pagina Intranet del tuo team di vendita .

Una volta che il team di vendita inizia a lavorare sui lead, può registrare note sul loro contatto iniziale con i potenziali clienti. Il tuo responsabile delle vendite e altri rappresentanti di vendita saranno in grado di dire a colpo d’occhio quali potenziali clienti sono stati contattati, se il contatto è stato ricettivo, se è stato fissato un appuntamento o il contatto ha richiesto una chiamata di follow-up in un secondo momento.

6. Migliora la comunicazione interna

L’intranet basata su Google include tutti gli strumenti di cui i dipendenti hanno bisogno per tenersi in contatto tra loro all’interno dei team e in tutta l’azienda per svolgere il proprio lavoro. I lavoratori possono accedere alle app di messaggistica, che sono molto più efficienti rispetto all’invio di e-mail o al tentativo di connettersi con qualcuno per telefono per trovare informazioni o ottenere risposte alle domande.

L’intranet include anche l’accesso a moduli che i dipendenti possono compilare e inoltrare ad altre persone o reparti per l’autorizzazione o ulteriori passaggi. Questi includono richieste di forniture, richieste di ferie annuali, iscrizioni a corsi di formazione, ecc.

7. La comunicazione aziendale diventa più chiara

La comunicazione dai manager ai dipendenti dovrebbe fluire regolarmente in modo che i lavoratori non siano gli ultimi a conoscere le novità dell’azienda. L’intranet basata su Google consente al CEO e ad altri dirigenti di comunicare direttamente con i dipendenti. 

I dipendenti possono anche commentare le news dei dirigenti. La intranet aziendale incoraggia la discussione in modo che tutti capiscano dove si sta orientando l’azienda e che tutti stanno contribuendo al suo benessere insieme.

8. Aumenta la produttività

Quando Google Workspace viene utilizzato in combinazione con la intranet aziendale, gli utenti possono modificare i documenti e collaborare in tempo reale . È meno probabile che il loro lavoro si blocchi, impiegando tempo per trovare le informazioni necessarie e inviare tramite e-mail il collegamento o un documento ai membri del team.

Ogni volta che un membro del team modifica un file di origine, l’intranet aggiorna automaticamente il materiale. Nessuno deve perdere tempo per inviare un’e-mail a tutti i membri del team che lavorano su un progetto, avendo cura di cambiare la versione del file sorgente per assicurarsi che rifletta le ultime modifiche.

9. Può essere personalizzata per la tua azienda

Il brand della tua azienda è molto importante e la tua intranet può avere lo stesso aspetto del tuo sito web pubblico . Questa strategia è importante per far sentire i dipendenti come parte della famiglia aziendale quando caricano contenuti e condividono i loro pensieri e opinioni sulla intranet.

Ogni membro del team fornisce un prezioso contributo all’azienda quando svolge bene il proprio lavoro e l’intranet aziendale è il luogo perfetto per riconoscere i dipendenti che hanno fatto di tutto per l’azienda e per i suoi clienti.

10. Puoi massimizzare il ritorno sull’investimento (ROI)

Scegliere una intranet basata su Google significa che puoi massimizzare il tuo ROI .

I membri del team non devono essere bloccati a cercare gli strumenti di cui hanno bisogno per svolgere il loro lavoro da più fonti. L’intranet consente a tutti gli utenti di accedere agli strumenti necessari per completare le attività da un’unica comoda piattaforma.

Crea oggi la tua intranet aziendale basata su LumApps e Google Workspace.

Contatta il nostro referente: francescocili@huware.com

Google Cloud ha portato l’esperienza del Next in Europa, anche quest’anno.

L’evento tenutosi il 20 e il 21 Novembre a Londra è considerato l’appuntamento più importante dell’anno almeno per tutte le aziende e le persone che lavorano nel mondo della tecnologia, dell’innovazione e del cloud.

Questa edizione del Next non è certo passata inosservata: circa di 7.000 partecipanti hanno preso parte alle diverse sessioni e hands-on lab previsti per la due giorni di evento, molti interessati a scoprire le novità e i nuovi lanci previsti dal mondo Google Cloud. 

Tra i diversi e molti argomenti toccati: dalla sicurezza all’analisi dei dati, dall’intelligenza artificiale all’aumento di produttività, la piattaforma di collaborazione in cloud G Suite rimane sempre uno dei temi più attesi in particolare per quelle aziende che si trovano nella situazione di cambiare strumenti di lavoro oppure lo hanno appena fatto e desiderano migliorare ancora di più il modo di lavorare dei dipendenti.

Da anni Google investe continuamente in G Suite per migliorarla e adeguarla ai crescenti bisogni degli utenti finali. Quest’anno ancora di più: le principali novità, infatti, di basano sull’integrazione della AI (Artificial intelligence) nelle G Suite Apps.

Ecco le 4 principali:

Smart compose

Già da un paio di mesi è disponibile la funzione di autocompletamento dei testi in Gmail, il sistema è in grado di supportare l’utente nella scrittura, anche in modo molto personalizzato. Ciò ha ridotto drasticamente il numero medio di caratteri battuti a tastiera (circa 2 miliardi in meno ogni settimana). La stessa tecnologia verrà portata in Google Docs, inizialmente in versione BETA, poi ufficialmente per aiutare gli user a completare i testi più rapidamente.

Correttore automatico intelligente

Un’altra funzione molto utile già introdotta da tempo in Gmail è il correttore intelligente automatico (al momento solo in inglese), che supporta l’utente ad evitare errori di scrittura e/o di sintassi. Le reti neurali verranno potenziate ed integrate anche in Google Docs grazie anche al contributo di Google Search che contribuirà ad ampliare continuamente il dizionario disponibile e offrire un supporto di correzione sempre più preciso.

Sottotitoli automatici in Meet e Presentazioni

Le “captions” messe a disposizione inizialmente per Google Presentazioni, sono già arrivate anche in Hangouts Meet. La funzione consente di trascrivere in tempo reale tutto ciò che il sistema ascolta durante le riunioni. Questo è pensato per diversi scopi: da una parte aumentare l’accessibilità per coloro che hanno difficoltà uditive, dall’altro favorire la comprensione con gli interlocutori di lingua inglese (unica lingua disponibile al momento).

Google Assistant per G Suite

Una delle più grandi novità annunciate per G Suite è l’integrazione con l’Assistente Google. A breve sarà ufficialmente possibile chiedere all’intelligenza artificiale di Google di compiere alcune azioni operative con le G Suite Apps. Questa è una svolta pensata per favorire il lavoro in mobilità e per raggiungere un livello di efficienza sempre maggiore!

In Google Calendar sarà possibile ad esempio chiedere all’Assistente Google qual è il prossimo meeting, cancellare, creare un evento oppure inviare una mail a tutti i partecipanti alla prossima riunione. L’Assistente potrà aiutarci anche ad entrare nelle video riunioni tramite Asus Hangouts Meet Hardware con un semplice “Hey Google, entra nella riunione”.

Avete idea di quanto e come il vostro lavoro migliorerebbe se aveste a disposizione queste nuove funzionalità? Ecco un video per rendere l’idea:

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