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Come migliorare il Time Management grazie ai Canvas

In ogni organizzazione ci sono persone che sanno gestire perfettamente il proprio tempo, e altre che fanno fatica a tenere traccia di tutte le task e del time management.

Come è possibile fare in modo che tutte le risorse di un team siano uniformemente allineate agli obiettivi?

Grazie a strumenti pensati appositamente per la gestione del tempo, come i Canvas di Monday.com e di Google Workspace!

Cosa sono i Canvas?

Letteralmente la parola Canvas significa “canovaccio, tela”, un foglio bianco che funge da strumento strategico per il tuo business.

Applicati al time management, i Canvas aiutano i professionisti a rimanere concentrati e produttivi, ma soprattutto allineati e focalizzati sugli obiettivi.

La gestione del tempo è infatti un aspetto fondamentale per aziende di ogni industry e dimensione. Solo definendo priorità, scadenze, orari e competenze è possibile ottimizzare il lavoro e rispettare gli obiettivi di business.

Sicuramente il time management è una delle skill più richieste all’interno di qualsiasi organizzazione, ma non c’è bisogno di ricercare competenze specifiche o di perdere tempo prezioso per la definizione di best practice interne.

Grazie all’applicazione di un Time Management Canvas infatti, chiunque può migliorare la gestione del proprio tempo.

Smart Canvas per una collaborazione continua

La collaborazione da remoto ha rivoluzionato il paradigma del lavoro, e Google Workspace ha facilitato questo cambiamento grazie a strumenti sempre più intelligenti e adattivi.

La funzionalità Smart Canvas è una nuova esperienza di prodotto che getta le basi per il futuro del lavoro, portando la collaborazione a un nuovo livello. Per i professionisti sarà sempre più facile e automatico rimanere in contatto, concentrare il loro tempo e la loro attenzione, e trasformare le loro idee in azioni d’impatto grazie a una tela di lavoro flessibile e intelligente.

Uno dei pain point maggiori quando si parla di time management è la gestione del flusso di informazioni. Con le nuove funzionalità di smart canvas è possibile:

  • Accedere a riepiloghi generati automaticamente in Documenti, così da avere una panoramica dei punti principali del testo e analizzare rapidamente le informazioni importanti;
  • Modellare qualsiasi pagina in Documenti grazie al formato senza pagina, una funzionalità che permette di facilitare la collaborazione digitale rimuovendo i limiti di una pagina classica per creare una superficie che si espande sul dispositivo o sullo schermo che stai utilizzando;
  • Creare immagini, modelli e tabelle in un click grazie all’ampliato menu “@”, in modo da estrarre facilmente informazioni rilevanti e ordinarle grazie a modelli personalizzabili di tabelle, canvas, ma anche email e note sulle riunioni;
  • Visualizzare un’anteprima delle informazioni importanti grazie ai nuovi smart chip, così da avere tutti i dettagli pertinenti su luoghi o persone direttamente nell’area di lavoro e collaborazione;
  • Prendere rapidamente decisioni basate sui dati, grazie ai suggerimenti di formule e alla correzione di formula su Fogli.
Smart canvas

Metodi e integrazioni per dare un boost al time management

Chiunque vorrebbe riuscire a identificare scadenze e obiettivi e portare a termine le attività nel modo migliore possibile, giusto?

Senza dei modelli specifici spesso tutto questo risulta impossibile, e finisce con il togliere tempo ed energie alle attività core.

Ecco quindi 3 metodi che sono davvero in grado di facilitare la tua gestione del tempo:

Metodo 1: La Matrice di Eisenhower

Questo è il metodo che assegna priorità alle tue attività sulla base della loro urgenza.

La matrice è composta da 4 quadranti:

  1. Do First, sono le attività urgenti e importanti che vanno svolte per prime;
  2. Schedule, sono le attività importanti ma non urgenti, da programmare a calendario;
  3. Delegate, sono le attività urgenti ma non importanti, che possono essere delegate ad altri membri del team;
  4. Don’t Do, sono le attività non urgenti e non importanti, da ostacolo al compimento delle altre task.

Il primo step è quello di definire ciò che per te è urgente o importante, successivamente puoi procedere elencando le attività da portare a termine, raggrupparle per progetti, team, o stage, definirne l’impatto, e assegnare a ciascuna attività un quadrante e, quindi, una priorità.

Con Monday.com è possibile semplificare questo processo con tanti template personalizzabili e con le automazioni che ti ricordano sempre le scadenze e di rimanere concentrato sulle attività a priorità elevata.

Matrice di Eisenhower
Metodo 2: Gli Slot di Tempo

Con questo metodo puoi pianificare in anticipo quanto tempo dedicare a ogni attività giornaliera, ritagliandoti “blocchi” di tempo specifici che aiutano la concentrazione.

L’implementazione di questo metodo è molto semplice, ma ti permette di ottenere ottimi risultati in termini di soddisfazione, di focus, e di energie. La chiave del suo successo risiede nella pianificazione anticipata delle attività, private, professionali, grandi o piccole che siano. In un secondo momento, puoi creare un modello della tua settimana o giornata di lavoro, ricordandoti di ritagliarti dei momenti di pausa.

Con monday.com puoi preparare la bacheca delle tue attività, definire le attività ricorrenti, tracciare il tempo di ogni attività e inviare una notifica grazie alle automazioni.

Time Management
Metodo 3: Eat that Frog

Questo metodo dal nome particolare significa letteralmente “ingoiare il rospo” perché ti impedisce di procrastinare affrontando il compito più importante per primo.

Per fare in modo che questo metodo sia efficace, dovrai scegliere un solo compito cruciale al giorno.

Come?

Un ottimo metodo consiste nell’individuare le attività principali in un determinato lasso di tempo, partendo da quelle macro per poi arrivare a un livello granulare e di realistica attuazione.

Ad esempio, se hai identificato una macro attività come “Marketing Plan del nuovo anno”, andrai a definirne le micro componenti che ti permettono di completare la macro attività.

In questo modo avrai sempre una panoramica aggiornata su dettagli come priorità, stato, proprietari, e sarà più semplice identificare problemi o rallentamenti con il Work OS di Monday.com:

Time Management

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Data Humanization: L’approccio tecnologico di Huware

Il dna di Huware, lo Humanware, è fatto di un approccio people first all’adoption tecnologica.

Un concetto solo apparentemente lontano al mondo IT e del Data Analytics, che Fabrizio Clerici -Cloud & Data Manager in Huware- ha raccontato meglio nella prima puntata del podcast Innovate Faster di Google Cloud.

Leggi l’articolo per scoprirne di più.

Huware: Human e Culture applicati al mondo Data

Human e Cultura possono sembrare temi un po’ lontani dal mondo IT, ma si sposano bene con la cultura del dato e dell’informazione di Google -di cui Huware è Premier Partner- e con i trend di Data Democratization.

Huware mantiene il proprio focus su Human e Cloud, anche nella propria Unit specializzata sui Data Analytics per la realizzazione di una Data Platform in Cloud basata sui servizi messi a disposizione da Google. 

Grazie alle soluzioni Google e alla cultura Huware, il team Cloud & Data di Huware disegna soluzioni su misura di cliente, ponendo l’attenzione sull’adoption.

Come?

Organizzando interviste con principali stakeholder, facendo workshop sui dettagli delle soluzioni, e lavorando molto nell’ottica del training on the job per permettere al cliente di essere indipendente e autonomo nella gestione della Data Platform, garantendo un’adoption di soluzione al 100%.

Fabrizio Clerici
Fabrizio Clerici

Manager BU Cloud & Data @Huware

Perché Huware diventa partner d’innovazione per le aziende

Da sempre Huware supporta aziende clienti di diverse industry, tra cui finance, retail, manufacturing ecc.

La nostra Data Platform è agnostica quando si parla del tipo di dato da gestire, quindi si possono costruire e applicare progetti Data & Cloud a qualsiasi tipo di azienda. 

A livello operativo, i clienti di business di Huware sono i C-Level, coloro che affrontano le sfide di analisi e performance per sviluppare nuovi servizi in aree in cui la conoscenza e la fruizione del dato è importante e spesso manca.

Insieme, aiutiamo le aziende a far crescere la cultura del dato e a diventare le cosiddette data driven company, caratteristica sempre più fondamentale in un mercato in cui la velocità e la certezza del dato sono fattori differenzianti.

Data Management: Aziende tradizionali vs digitali

Ovviamente, le esigenze e i progetti in ambito Data & Cloud dipendono molto anche dall’azienda stessa. Soprattutto dal livello di digitalizzazione.

Per le aziende che hanno già asset nel Cloud è più naturale portare anche l’analisi del dato su una piattaforma come Google Cloud.

Nel caso di Immobiliare.it ad esempio, cliente digitale di Huware che nel cloud ha già competenze, l’obiettivo era quello di riorganizzare i dati aziendali per poterli incrociare e avere visione a 360° su come creare valore dai dati e sull’evoluzione aziendale.

Per le aziende più tradizionali, invece, il focus primario è quello di far percepire il reale valore dei dati che hanno già a disposizione.

In questo senso, un esempio classico è quello delle aziende SAP che Huware accompagna nella fase di Advanced Data Analytics. In questo modo è possibile integrare i dati complessi che provengono da SAP con altre sorgenti dati all’interno della nostra piattaforma, per analizzarli poi con Big Query. Una soluzione per questo tipo di aziende più tradizionali è poi il Google Cloud Cortex Framework, che facilita l’integrazione e l’analisi dei dati provenienti dai database SAP.

Le fasi della strategia di trasformazione

Dopo aver individuato gli obiettivi di ciascuna azienda grazie all’interazione con i C-Level, è il momento di mettere a terra una strategia di trasformazione.

Essa si divide in una fase di analisi, effettuata ancor prima di scrivere la prima riga di codice, e in una di sviluppo.

Il primo step è quello della realizzazione del Data Model, una struttura di dati che permette di avere una visione globale partendo dall’unione e dalla trasformazione dalle tabelle dei dati grezzi aziendali. In questo modo si da un ordine ai dati interni ed esterni e lo si rende comprensibile agli utenti di business.

Il secondo step consiste nella creazione di un modello di Data Governance, che permette di stabilire chi potrà avere accesso a quali dati e in che modo. Fase fondamentale non solo in tema di sicurezza, ma anche di privacy e di riservatezza del dato.

A questo punto si entra nel vivo delle fasi operative, con la strutturazione delle pipeline di ingestion e con la trasformazione dei dati.

Alla fine ci si concentra con gli utenti di business su come i dati possono essere rielaborati e riutilizzati tramite protocolli di Machine Learning, o presentati agli utenti finali tramite report o Dashboard di Business Intelligence.

Come sviluppare una Cloud Data Platform

Nella fase di sviluppo della Cloud Data Platform, l’esperienza dei Data Engineer di Huware e i prodotti Google si uniscono per la messa a terra della strategia.

La scelta e l’adoption dei vari prodotti dipende dalla fase di progetto in cui ci si trova, proprio perché ognuno di essi ha un compito specifico e particolare.

  1. Nella fase di ingestion, ovvero quando i dati vengono trasportati da una o più fonti a un sito di destinazione al fine di processare e analizzare i dati, Huware usa molti servizi serverless di Google come le Cloud Function, il Google Cloud Storage o il Dataflow.
  2. Durante la fase di elaborazione del dato, ovvero quando i dati grezzi vengono raccolti e trasformati in informazioni fruibili, adottiamo Big Query perché ci permette in tempo zero di partire a concentrarci sull’analisi di dati.
  3. Nella fase finale di visualizzazione, quando le informazioni quantitative vengono tradotte in dati grafici e altri elementi visivi, impieghiamo strumenti di Business Intelligence come Looker che permette al cliente di creare vere e proprie piattaforme di dati da condividere tramite piattaforme web, ma anche di creare flussi in base alle variazioni giornaliere.

Le prestazioni Google alla portata di ogni azienda

Google nasce con una mission, quella di organizzare le informazioni a livello mondiale e renderle universalmente accessibili e utili.

Un concetto che Google cerca di riportare anche nel Cloud.

Come?

Google nasce indicizzando miliardi di pagine web, facendo della ricerca veloce e quindi dell’analisi in tempo reale il suo punto di forza. Per fare tutto ciò, Google ha costruito modelli e strumenti complessi in ottica open source da condividere con la comunità.

Con il tempo ha poi aperto la Google Cloud Platform, piattaforma in cui l’utente finale può ritrovare tutti i servizi Google, direttamente disponibili e completamente gestiti da Google.

Il vantaggio per aziende e professionisti è dunque quello di usare tranquillamente qualsiasi strumento, senza doversi preoccupare di tutte quelle attività noiose e time consuming come la configurazione, l’installazione dei programmi, e il fine tuning.

In poche parole, chiunque è in grado di avere tutte le prestazioni che Google usa internamente anche per l’analisi dei propri dati aziendali.

Ascolta il podcast di Google Cloud con Huware:

Insieme, Huware e Google Cloud si impegnano per migliorare la vita delle persone: Scopri di più!

Tutto quello che devi sapere sul Task Management

Spesso ci troviamo a gestire task diverse nello stesso momento, e questo incide sulla nostra produttività.

Per ovviare a questo problema serve una chiara prioritizzazione delle task.

Se pensi sia più facile a dirsi che a farsi, inizia definendo i tuoi obiettivi primari.

E poi affidati ai giusti tool per rendere il tuo work management semplice e produttivo.

Cos’è il Task Management?

Il Task Management è letteralmente la gestione delle task di lavoro quotidiane.

L’obiettivo è quello di individuare le priorità e assicurarsi che l’esecuzione delle task avvenga nei tempi previsti.

Uno dei compiti essenziali del Project Management, ma non solo in realtà.

Infatti, se supportato da tool specifici come Monday.com, la gestione di task può facilitare il lavoro di tutti i team all’interno di un’organizzazione, come HR, IT, CRM, Project Management e Marketing.

Cos’è un software di Task Management?

Come anticipato, Task Management e Project Management non sono la stessa cosa.

Il Project Management, infatti, si riferisce al completamento di un progetto con un punto di inizio e uno di fine.

Il Task Management, invece, è l’operazione di prioritizzare e completare attività specifiche, non sempre appartenenti a un determinato progetto.

Ecco perché il Task Management è trasversale ai vari team di un’organizzazione, ed ecco perché un tool specifico può fare la differenza per ciascuna business unit.

Cosa fa un Task Management Software?

I software di Task Management semplificano la gestione di task individuali e di team, passando da una gestione manuale a una automatizzata.

Perché gestire task è così complesso?

Sicuramente il Task Management è parte essenziale per il successo di un progetto o per il raggiungimento di un obiettivo.

Allora perché è così complicato gestire task quotidiane, dare priorità e rispettare le scadenze?

 

  1. Gestire task, semplici o complesse, a volte si discosta molto dalla nostra job position e toglie tempo ad attività core.
  2. Il completamento di una task spesso dipende dal successo di una task precedente, e questo richiede una visione sistemica.
  3. Task più complesse hanno sub-task o sub-item di cui sono responsabili altre persone, quindi il coordinamento e la comunicazione con team anche esterni è essenziale.
  4. Una volta completata, non è detto che una determinata task non debba essere ripetuta in futuro. Il tracking delle task ripetute è perciò un’operazione da effettuare regolarmente.
  5. Molto frequentemente le task hanno deadline specifiche, che richiedono di riassegnare il carico di lavoro all’interno del team.

Perché utilizzare un tool per la gestione delle task?

Che la gestione delle task migliori le performance generali è un dato di fatto: il 66% delle aziende che utilizzano un software di Task Management hanno completato le proprie task senza sforare il budget allocato.

Di contro, solo il 47% delle aziende che non hanno un tool come Monday.com c’è riuscito.

Task Management

Ci sono innumerevoli vantaggi nell’utilizzare un Task Management Software, ma i principali sono:

 

  • Eliminazione delle Task Manuali: Puoi automatizzare qualsiasi tipo di task, assegnare priorità diverse e monitorarne lo status in tempo reale.
  • Miglioramento della Comunicazione e della Collaborazione: Lavorare a più mani sulla stessa task non deve essere per forza fonte di stress. Con un software specifico puoi lavorare con il tuo team anche da remoto, aggiornare gli stakeholder e fornire feedback.
  • Monitoraggio dei Progressi: Con un Task Management tool come monday.com puoi avere una fotografia dello status di avanzamento ovunque e in ogni momento. Sarai sempre aggiornato e passerai meno tempo in inutili meeting di aggiornamento, dedicandoti a ciò che crea davvero valore.

Come scegliere il Software migliore per la gestione delle tue task?

Il mercato offre un’ampia scelta di Tool e Software per la gestione delle task, e identificare il migliore più essere un processo lungo e sfidante.

Per ovviare a questa difficoltà, ci sono alcune azioni che puoi intraprendere.

 

1. Individua ciò che ti serve davvero

 

Ogni organizzazione e ogni team hanno esigenze diverse, anche quando si tratta di Task Management.

Per assicurarti di fare la scelta migliore, stila una wishlist di feature e integrazioni indispensabili per il tuo team.

Monday.com ne ha oltre 40 per fare in modo di adattarsi perfettamente alle tue esigenze (e non il contrario).

 

2. Cerca un provider che sappia trasformare la tua wishlist in realtà

 

Dopo aver individuato i must have, sicuramente avrai molte domande.

Cerca un provider in grado di rispondere a ogni dubbio o richiesta. Non inviandoti una semplice brochure, ma mostrandoti come esso possa rispondere alle tue necessità.

Per il tuo team è essenziale un’elevata personalizzazione? Verifica come i provider individuati possano rispondere a questa esigenza e perché sia un elemento caratterizzante della loro offerta.

Perché scegliere il Work OS di Monday.com?

Monday.com è un Work Operating System, ovvero una piattaforma software cloud disegnata per i team che vogliono personalizzare i propri flussi di lavoro.

Esso permette a team di aziende di tutte le dimensioni e settori di pianificare, monitorare e avviare task, processi e progetti facilmente ogni giorno.

Tra le moltissime feature, monday.com offre:

 

  • 8 diverse opzioni di visualizzazione dei flussi di lavoro tra cui Kanban e Gantt.
  • Oltre 40 integrazioni con App come Trello, Slack, Google Meet e Microsoft Teams.
  • Tanti form e dashboard da condividere con team members e clienti.
  • Automazioni di task e progetti.
  • Time tracking per rispettare le deadline di task e progetti.
  • Centinaia di template adattabili a ogni team, settore o progetto.

Vuoi Testare tutte le funzionalità di Monday.com in un evento a Milano?

Il 20 ottobre ti aspettiamo a Milano presso Spazio Lenovo per un viaggio all’insegna del Work Management.

Scopri l’evento Work Management Journey presso Spazio Lenovo: Clicca qui!

Come organizzare il carico di lavoro del tuo team in 5 step

Che tu gestisca o semplicemente lavori in team, sicuramente saprai quanto possa essere sfidante la gestione dei carichi di lavoro.

Rispettare le scadenze, infatti, non è l’unico elemento da considerare quando si assegnano task e priorità.

Gestire i carichi di lavoro ricopre un ruolo altrettanto importante, e può fare la differenza in termini di:

  • Produttività del team
  • Valorizzazione delle risorse
  • Orientamento al risultato
  • Gestione dello stress
  • Rispetto delle deadline e del budget

Prima di vedere come implementarla in 4 step, capiamo cosa sia davvero la gestione dei carichi di lavoro e perché sia così importante.

 

Cos’è la gestione dei carichi di lavoro?

 

Il workload management, corrispettivo anglofono di gestione dei carichi di lavoro, è il processo di pianificazione e distribuzione strategica del lavoro all’interno di un team per mezzo di step organizzativi.

Si tratta di un’organizzazione che va oltre la gestione del carico di lavoro della singola persona, adottando una visione sistemica e integrata.

Come?

Assegnando task e priorità, e verificando che chiunque all’interno del team stia lavorando secondo le proprie possibilità e capacità.

In altre parole, il workload management mette al centro l’asset organizzativo più importante per qualsiasi business: le persone.

L’obiettivo?

Aumentare la produttività sul lungo periodo ed evitare il burnout.

 

Perché la gestione dei carichi di lavoro è fondamentale per i Project Manager?

 

I Project Manager sono la figura chiave per il buon funzionamento del team e per il raggiungimento dei suoi obiettivi.

Ecco perché è importante che essi siano in grado di riconoscere, anticipare e contrastare i sintomi di un problema interno al team, quali:

  • Aumento dei giorni di malattia
  • Conflitti interni
  • Incremento dei tassi di turnover
  • Difficoltà nel raggiungimento degli obiettivi

Ma cosa c’entra tutto questo con il workload management?

Essenzialmente tutto.

Infatti, la semplice percezione che i lavoratori hanno del proprio carico di lavoro confrontato con quello dei propri colleghi è in grado di influenzare negativamente la soddisfazione lavorativa.

A prescindere dal fatto che la percezione sia corretta o meno, i disequilibri legati al carico di lavoro possono impattare negativamente sulla performance generale.

Grazie a una strategia di gestione dei carichi di lavoro è però possibile eliminare i disequilibri e la loro percezione in modo semplice ed efficace.

Come?

Seguendo 5 semplici step.

 

#1. Categorizza le task per priorità

 

Ogni progetto e ogni team sono diversi e hanno esigenze e timing differenti.

Il primo step è dunque quello di stilare un elenco di task e attività rilevanti per il tuo progetto, ordinandole per importanza.

Meeting con gli stakeholders, ricerca fornitori, design, implementazione…inizia assegnando delle priorità e definendo il peso di ciascuna task.

Con il Work OS Monday.com è possibile suddividere ogni processo in blocchi di task individuali, e usare la matrice delle priorità per avere sempre una visuale chiara e aggiornata sui next step di progetto.

 

#2. Struttura e programma le attività

 

Ora che hai definito le priorità, è giunto il momento di dare loro un struttura definendone il timing.

Questo secondo step è importante per programmare e condividere scadenze e milestone, e per definire le dipendenze di progetto.

Ma anche per stimare la durata di progetto complessiva, gestire le aspettative degli stakeholder e ridurre potenziali ritardi.

 

#3. Definisci le competenze del tuo team

 

Come abbiamo visto, le persone sono un asset fondamentale.

Ecco perché questo terzo step è cruciale nella gestione strategica dei carichi di lavoro.

Per conoscere le effettive competenze e gli impegni del tuo team e dei singoli componenti è consigliabile organizzare un meeting ad hoc dove discuterne assieme.

Parallelamente, è possibile analizzare le performance passate di ciascun team member grazie al software di project management di monday.com. In questo modo sarà possibile avere un storico sempre aggiornato sulle task assegnate, sul timing e sullo stuffing delle singole risorse.

La soluzione ideale per valorizzare i singoli componenti del tuo team e mantenere alta la motivazione.

 

#4. Assegna i carichi di lavoro individuali

 

Una volta definito lo stuffing di ogni membro del tuo team, è tempo di distribuire i compiti e le deadline.

Parti dalle task ad alta priorità, e spiega il perché della suddivisione dei compiti. Rendi chiaro che l’assegnazione non è casuale, ma volta a valorizzare le competenze dei singoli, tenendo conto della loro agenda.

A questo punto, formalizza l’assegnazione delle task e la definizione delle deadline a calendario, specificando data di inizio e di fine ed eventuali check intermedi.

Tutto questo è ancora più semplice con monday.com che, grazie alle automazioni personalizzabili, ricorda a te e a ogni stakeholder da te selezionato non solo le scadenze, ma anche i meeting, il budget e tanto altro ancora.

 

#5. Controlla, condividi e migliora

 

Ultimo ma non per importanza, il quinto step.

Dopo aver assegnato le task individuali e definito le deadline, assicurati della fattibilità del programma. Fissa un rapido check con ogni team member e, se necessario, apporta delle modifiche al tuo piano di gestione dei carichi di lavoro.

I meeting con i membri del team sono essenziali non solo in fase preliminare, ma lungo tutto il percorso che porta al completamento del progetto. Ricordati dunque di ritagliarti il giusto tempo riunioni con il tuo team dove ottenere preziosi feedback per migliorare la tua strategia organizzativa.

Inoltre, assicurati di estrarre ogni dato rilevante in ottica di miglioramento continuo. La piattaforma monday.com ti permette di estrapolare, elaborare e condividere i dati e gli insight di cui hai bisogno.

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