Condividere informazioni, contenuti e documenti vuol dire contribuire alla costruzione e alla diffusione della conoscenza in azienda. È importante che tutti abbiano accesso alle informazioni di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno, ed ovviamente che queste informazioni siano aggiornate.
In Huware la trasparenza e la collaborazione sono alla base del nostro lavoro, ed io, Maddalena, credo che l’allineamento tra le persone di un team sia fondamentale per il successo di qualsiasi progetto.
Oggi ti parlerò di come puoi migliorare la collaborazione nella tua azienda grazie a Google Drive e Chat di Google Workspace.
Iniziamo da Drive.
Drive è il sistema di archiviazione e condivisione file di Google, e ora ti spiego cosa puoi fare.
Quando creiamo un file o una cartella in Google Drive possiamo condividerli con chi vogliamo, e quindi collaborare in tempo reale con altri utenti.
Lavorando in cloud siamo certi che tutti vedano le modifiche al file in tempo reale.
Sai come funzionano le cartelle condivise?
Se durante un progetto o durante le nostre attività quotidiane ci troviamo a consultare e modificare gli stessi file con un gruppo di persone, conviene creare una cartella condivisa su Google Drive. In questo modo tutti i file all’interno saranno automaticamente e rapidamente condivisi con gli altri membri.
In Huware ne abbiamo una per ogni divisione! In questo modo, ad esempio, il Team Change e quello del Marketing non si trovano uno con i materiali dell’altro.
Condivisione file: Ognuno può dare il proprio contributo direttamente sul file.
Non esistono più né le mille email con gli allegati né le numerose copie del documento. La cosa più entusiasmante è che diverse persone possono accedere allo stesso file con autorizzazioni differenti in base all’attività che devono svolgere:
- Visualizzatore
- Commentatore (modalità revisione)
- Editor
In qualsiasi momento possiamo poi modificare queste autorizzazioni.
Condivisione tramite link: Cosa fare se tante persone, magari di diverse funzioni aziendali devono lavorare allo stesso file? E se deve essere visualizzato da più utenti esterni di cui non conosco l’indirizzo email? Google Workspace permette di abilitare la condivisione tramite link scegliendo se aprirlo a:
- Chiunque appartenga al dominio aziendale
- Chiunque abbia il link
- Pubblico
Parliamo di Chat.
Una delle cose più smart rimane la condivisione dei file direttamente in Chat: puoi scegliere un file dal tuo pc o da Drive, basta cliccare sulle diverse icone. Inoltre di quel file, una volta mandato su Chat, potrai decidere se la persona rimarrà visualizzatore o sarà anche editor di questo.
Per quanto riguarda il “condividere” ho concluso, ma Giacomo ti aspetta per parlare di come automatizzare.
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