Dal suo lancio, Google Workspace ha dimostrato di essere molto popolare tra gli utenti di tutto il mondo. L’ultima versione di quella che era Google Apps e G Suite (con Gmail, Docs, Calendar, Slides e Sheets) aveva due miliardi di utenti attivi mensili a fine del 2019 (ZDNet).
In questo articolo esamineremo cos’è una intranet basata su Google e perché la tua azienda dovrebbe prendere in considerazione la possibilità di crearne una.
Prima di procedere, potrebbe essere utile definire alcuni termini.
Una intranet è una rete privata. Viene utilizzata da un’organizzazione per i seguenti scopi:
Le intranet moderne sono basate su cloud, in modo che i dipendenti da remoto possano accedere alla piattaforma con la stessa facilità dei lavoratori presenti in ufficio.
È un network per i dipendenti, che si affida a loro per condividere domande e commenti su e giù per le linee di comunicazione dell’azienda. Chiunque sia connesso all’intranet può pubblicare contenuti che ritiene interessanti o informativi, da condividere anche con i propri colleghi.
Sicuramente non serve spiegare cos’è Google.
L’azienda, nata originariamente come motore di ricerca, è cresciuta fino a diventare uno dei marchi più riconoscibili nel mondo tecnologico.
Google Workspace è uno dei suoi prodotti di maggior successo.
Forse la conoscerai meglio come G Suite, da poco rinominata Google Workspace (per approfondire leggi il nostro articolo sul blog).
Quest’ultima versione ha reso la collaborazione tra gli utenti ancora più semplice ed efficiente. Consente agli utenti di generare contenuti e lavorare su documenti in contemporanea con più persone. Ciò rende la collaborazione con clienti, fornitori e partner commerciali praticamente un processo facile e conveniente.
Una volta compreso il valore dell’implementazione di una intranet per la propria azienda e che Google offre una suite di applicazioni aziendali user-friendly, ha senso combinarle entrambe in una intranet basata su Google.
Questa opzione funziona per aziende di tutte le dimensioni, dalle piccole e medie imprese alle società di livello aziendale. Un’intranet di Google Workspace basata su cloud è completamente scalabile. Cresce con l’azienda.
Per chiarire, Google stesso non dispone di una intranet.
Portali come LumApps integrano le funzionalità intranet nell’ecosistema/app Google, per creare una intranet basata su Google. LumApps è “l’unica soluzione intranet consigliata per Google Workspace”.
Quando le aziende combinano LumApps con Google Workspace, aumentano l’adozione, il valore e i tassi di utilizzo della suite stessa.
Stai considerando una soluzione intranet basata su Google per la tua azienda ma non sei sicuro di fare questo passaggio? Considera queste ragioni per fare il prossimo passo in avanti.
Il fatto che Google Workspace sia già stato implementato da molte aziende significa anche che la soluzione intranet basata su Google è stata provata e testata. Se ci sono stati dei bug nella fase di discovering, sono stati tutti già risolti.
Il volto del business è cambiato. Non è più considerato insolito che alcuni o addirittura tutti i membri del tuo team lavorino a distanza. Ma per raggiungere il successo è fondamentale mantenere tutti i membri del team sulla stessa pagina, soprattutto nello stesso ambiente di lavoro digitale.
Le app basate su cloud ti offrono la migliore opportunità per raggiungere questo obiettivo e la suite di collaborazione Google offre alla tua azienda una soluzione intuitiva e facile da implementare. I membri del team possono iniziare a utilizzare gli strumenti di collaborazione rapidamente senza dover dedicare molto tempo alla formazione, il che è un vantaggio quando c’è un’attività da gestire.
L’integrazione con Google significa che puoi decidere di rendere privata la tua intranet. Sarà disponibile solo per gli utenti di Google Workspace, tramite single sign-on.
Non è necessario che a tutti gli utenti venga concesso lo ruolo stato all’interno del sistema. Alcuni utenti saranno gli autori/proprietari dei documenti, mentre altri potranno modificarli. Gli altri utenti potranno solo visualizzare i documenti che sono stati creati da altri. Questi ruoli impediranno che i documenti aziendali vengano modificati e aggiornati all’interno del sistema da dipendenti non autorizzati.
Un’intranet basata su Google può fornire spazio di archiviazione cloud illimitato su Google Drive. Tuttavia questa è un’opzione appropriata per le aziende di qualsiasi dimensione.
Il titolare di un’azienda può avviare la propria piccola impresa con gli strumenti online di Google e quindi creare una intranet man mano che la propria attività cresce. Quando le loro esigenze cambiano e hanno bisogno di una piattaforma intranet, questa opzione offre loro l’archiviazione dei dati di cui hanno bisogno senza fare grandi cambiamenti nella tecnologia che stanno già utilizzando.
Parlando di maggiore spazio di archiviazione dei dati, includere un’app Google Workspace nella intranet aziendale ti offre la possibilità di aggiungere importanti informazioni di base ai membri del team. Ad esempio, se utilizzi Fogli Google per registrare i contatti per i lead, questi Fogli Google possono essere incorporati nella pagina Intranet del tuo team di vendita .
Una volta che il team di vendita inizia a lavorare sui lead, può registrare note sul loro contatto iniziale con i potenziali clienti. Il tuo responsabile delle vendite e altri rappresentanti di vendita saranno in grado di dire a colpo d’occhio quali potenziali clienti sono stati contattati, se il contatto è stato ricettivo, se è stato fissato un appuntamento o il contatto ha richiesto una chiamata di follow-up in un secondo momento.
L’intranet basata su Google include tutti gli strumenti di cui i dipendenti hanno bisogno per tenersi in contatto tra loro all’interno dei team e in tutta l’azienda per svolgere il proprio lavoro. I lavoratori possono accedere alle app di messaggistica, che sono molto più efficienti rispetto all’invio di e-mail o al tentativo di connettersi con qualcuno per telefono per trovare informazioni o ottenere risposte alle domande.
L’intranet include anche l’accesso a moduli che i dipendenti possono compilare e inoltrare ad altre persone o reparti per l’autorizzazione o ulteriori passaggi. Questi includono richieste di forniture, richieste di ferie annuali, iscrizioni a corsi di formazione, ecc.
La comunicazione dai manager ai dipendenti dovrebbe fluire regolarmente in modo che i lavoratori non siano gli ultimi a conoscere le novità dell’azienda. L’intranet basata su Google consente al CEO e ad altri dirigenti di comunicare direttamente con i dipendenti.
I dipendenti possono anche commentare le news dei dirigenti. La intranet aziendale incoraggia la discussione in modo che tutti capiscano dove si sta orientando l’azienda e che tutti stanno contribuendo al suo benessere insieme.
Quando Google Workspace viene utilizzato in combinazione con la intranet aziendale, gli utenti possono modificare i documenti e collaborare in tempo reale . È meno probabile che il loro lavoro si blocchi, impiegando tempo per trovare le informazioni necessarie e inviare tramite e-mail il collegamento o un documento ai membri del team.
Ogni volta che un membro del team modifica un file di origine, l’intranet aggiorna automaticamente il materiale. Nessuno deve perdere tempo per inviare un’e-mail a tutti i membri del team che lavorano su un progetto, avendo cura di cambiare la versione del file sorgente per assicurarsi che rifletta le ultime modifiche.
Il brand della tua azienda è molto importante e la tua intranet può avere lo stesso aspetto del tuo sito web pubblico . Questa strategia è importante per far sentire i dipendenti come parte della famiglia aziendale quando caricano contenuti e condividono i loro pensieri e opinioni sulla intranet.
Ogni membro del team fornisce un prezioso contributo all’azienda quando svolge bene il proprio lavoro e l’intranet aziendale è il luogo perfetto per riconoscere i dipendenti che hanno fatto di tutto per l’azienda e per i suoi clienti.
Scegliere una intranet basata su Google significa che puoi massimizzare il tuo ROI .
I membri del team non devono essere bloccati a cercare gli strumenti di cui hanno bisogno per svolgere il loro lavoro da più fonti. L’intranet consente a tutti gli utenti di accedere agli strumenti necessari per completare le attività da un’unica comoda piattaforma.
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