Onboarding digitale 2.0 : smart e human-friendly

L’inserimento di nuovi talenti e la gestione delle persone in azienda sta subendo profonde trasformazioni. Siamo in una nuova normalità in cui diverse aziende hanno dovuto reinventare i propri processi, tra cui l’onboarding.

“Huware ha sempre messo al centro di ogni progetto le persone: in un’azienda come la nostra, che del contatto fisico faceva un punto essenziale, non è stato semplice trasformare e traslare tutto in digitale.” (Iris Vinci, Head of Engagement)

A seguito del primo periodo di lockdown sono stati formati dei gruppi trasversali, per ripensare alcuni processi aziendali, tra cui quello di onboarding.

Grazie alla nostra intranet LumApps, piattaforma user-friendly e personalizzabile, abbiamo implementato un nuovo iter di inserimento del neoassunto, rendendo i passaggi più fluidi e digitali. 

1. Analisi e definizione del processo

La prima fase dell’ideazione del nuovo processo di onboarding si è concentrata sull’identificazione dei Paint Point e dei Business Need, con l’obiettivo di:

“Disegnare un processo di onboarding smart che integri facilità di utilizzo e di recupero delle informazioni con la partecipazione di tutti al “Benvenuto!” del nuovo Huro, al fine di creare un’esperienza di accoglienza digitale unica, facilmente monitorabile e human-friendly.” 

Definendo quindi due fasi: pre-onboarding e onboarding.

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2. Pre-onboarding

Nella fase di pre-onboarding sono state racchiuse tutte quelle attività amministrative e logistiche. Sono stati stabiliti dei ruoli definiti e le varie deadline.

Nella fase pre-onboarding viene organizzata la consegna del materiale ITC, il Welcome Kit da spedire o consegnare al nuovo assunto e tutte le attività di preparazione alla fase successiva, quella di Onboarding.

Di questa fase non se ne occupa solo l’HR, ma anche i Manager di riferimento, l’Amministrazione, l’ICT, il team Tech, insieme al Marketing.

Almeno una settimana prima della data di inizio, viene inviata un’e-mail al nuovo assunto con informazioni su cosa aspettarsi nel processo di Onboarding: quando riceverà i dispositivi aziendale, una panoramica del programma approssimativo del primo giorno, una panoramica della tecnologia che dovranno utilizzare e come accedere alla Intranet, che sarà un touchpoint fondamentale per il suo onboarding.

3. Onboarding

Durante le prime due settimane il nuovo dipende entrerà in contatto con tutti i membri dell’azienda e imparerà a conoscere la mission, vision e cultura aziendale.

Il manager del dipendente si rende disponibile per il primo periodo per un confronto diretto e per supportarlo, insieme al tutor scelto, nelle attività dei primi giorni.

Inoltre, con la trasformazione in processo digitale, uno dei punti su cui ci siamo focalizzati è stato quello di non eliminare i momenti di aggregazione che naturalmente si formavano in ufficio, cercando di traslarli il più possibile in appuntamenti online.

Al suo ingresso il nuovo dipendente si ritrova sul proprio Google Calendar due appuntamenti: l’aperitivo virtuale di benvenuto e il caffè con i partner. 

Agli appuntamenti “sociali” si aggiungono per queste due settimane dei brevi meeting giornalieri con il tutor assegnatogli e dei Bootcamp che ogni team organizza per mostrare e spiegare come funziona internamente Huware.

L’obiettivo di questi meeting è far sentire la nuova risorsa a suo agio e consapevole del funzionamento dei processi aziendali.

4. Pagina personale di Onboarding

Oltre ai meeting programmati sul Calendar, per ogni nuovo dipendente è prevista una sezione personale sull’Intranet. Un touchpoint fondamentale, che permette di visionare tutti i materiali di approfondimento per la formazione, tener d’occhio i meeting a cui partecipare e gli ulteriori step per completare il proprio processo di inserimento in azienda.

A questo si aggiunge la possibilità per il manager di riferimento e il tutor di visionare l’avanzamento del nuovo assunto nel processo di Onboarding.

 

 

Fondamentale rimane l’assicurarsi che le linee di comunicazione rimangano attive. Bisogna fornire ad ogni nuovo dipendente un’opportunità sufficiente per condividere feedback, vittorie e sfide, in modo trasparente.

Alla fine, chiaro processo di onboarding diventa un punto chiave nell’inizio della costruzione della relazione con il dipendente. È importante comunicare in modo chiaro, evidenziare le risorse a cui il dipendente ha accesso e farli sentire i benvenuti e apprezzati all’interno dell’organizzazione.