Giuseppe Donadono Head of System Management Group e Giuseppe Amaranto Software & Process Specialist della Fondazione CMCC ci raccontano la loro esperienza di successo con Monday.com.
Fondazione CMCC: tra cambiamento climatico e digitalizzazione
La Fondazione CMCC – Centro Euro-Mediterraneo sui Cambiamenti Climatici è un ente di ricerca senza scopo di lucro che mira ad approfondire le conoscenze nel campo della variabilità climatica, delle sue cause e dei suoi impatti e delle loro interazioni con il clima globale, attraverso lo sviluppo di simulazioni ad alta risoluzione dell’atmosfera e degli oceani, idrologia superficiale e sotterranea, modelli di impatto ambientale e socio-economico.
La missione del CMCC è indagare e modellare il nostro sistema climatico e le sue interazioni con la società per fornire risultati scientifici affidabili, rigorosi e tempestivi per stimolare la crescita sostenibile, proteggere l’ambiente e sviluppare politiche di adattamento e mitigazione guidate dalla scienza in un clima che cambia. Sviluppare previsioni e analisi quantitative del nostro futuro pianeta e società.
Negli ultimi anni, visto il forte interesse sullo studio dei cambiamenti climatici, e forte del riconoscimento ottenuto a livello nazionale ed internazionale, la Fondazione sta crescendo velocemente, e la digitalizzazione ed ottimizzazione dei processi amministrativi ed il monitoraggio dei progetti di ricerca, è diventata una necessità sempre più cruciale, affinchè ci siano le migliori condizioni per apportare un sempre maggior incremento e sviluppo di conoscenza e saperi.
La sfida iniziale
In un contesto di forte e rapida espansione della Fondazione, per garantire un percorso strategico, di crescita organica e di “Governance” dei sistemi informativi, è stato avviato e condotto uno studio sull’evoluzione dei sistemi della Fondazione con gli obiettivi di:
- Incrementare l’utilizzo e la diffusione degli applicativi;
- Aumentare l’efficienza e l’efficacia a supporto dei processi interni;
- Definire un modello di governance dei sistemi e dei processi interni.
Come output di questo percorso sono state individuate diverse iniziative Quick Win di digitalizzazione ed ottimizzazione dei processi.
Il percorso insieme a Monday e Huware
Inizialmente sono state valutate diverse soluzioni che potessero supportare il processo di digitalizzazione secondo i seguenti assi di analisi:
- Flessibilità
- Sviluppo no-code
- Integrabilità
- Affidabilità
Diverse soluzioni individuate permettevano di coprire singoli processi ma con limitazioni, mentre quello che noi cercavamo era una piattaforma facilmente customizzabile ed integrabile con diversi tools e servizi (es. e-mail, calendar, ERP, etc.). La scelta di questa piattaforma è ricaduta su Monday, software già in uso all’interno della Fondazione per il monitoraggio dei progetti di ricerca. Monday, dopo un’attenta analisi, ha convinto perché permette di avere:
- Personalizzazione no-code;
- Automazioni;
- Integrazioni con servizi terzi:
Tutte queste caratteristiche hanno permesso di realizzare processi integrati che coprissero l’intero flusso, dal suo incipit fino alla conclusione, integrando il lavoro dei
diversi owner, e snellendo le mere attività manuali. Scelto Monday, bisognava scegliere il Partner: la scelta finale è ricaduta su Huware, per via di una poliedricità di campi e settori in cui operano giornalmente, e per l’alta capacità di creare sinergie e sviluppare spunti high-tech di valore.
I risultati
Grazie a Monday e ad Huware, è stato possibile digitalizzare l’intero flusso dell’Ufficio HR: dall’apertura di una job call fino alla contrattualizzazione della risorsa prescelta, passando per i vari step delle attività di recruiting. Lo processo in questione è stato così schematizzato attraverso dashboard di rapida e facile consultazione, e snellito grazie all’attivazione di automatismi che riducono da un lato il data-entry manuale e dall’altro il tasso di errore umano.
Un secondo flusso centrale per la Fondazione CMCC, introdotto e gestito in Monday è quello relativo agli Acquisti: in questo caso, ad esempio, attraverso un Form è stato gestito il task di Richiesta di Acquisto, e sfruttando le e-mail automatiche e pulsanti ad hoc si è configurato un doppio livello di approvazione della richiesta stessa. In Monday sono stati gestiti, inoltre, anche tutti i relativi controlli che la Fondazione deve effettuare prima di effettuare un acquisto, per via della sua natura di ente no-profit, fino ad arrivare a valle del processo con la gestione di inventario dei beni acquistati.
Monday ha dunque supportato CMCC, nei due casi sopracitati, a digitalizzare interi flussi, dal loro incipit fino alla loro chiusura, di flussi e processi interni, integrando, migliorando e velocizzando il lavoro e la collaborazione dei diversi uffici coinvolti.
Grazie alle automazioni facilmente configurabili, sono stati introdotti reminder e comunicazioni automatiche, riducendo cosi attività strettamente manuali e ripetitive.
- Riduzione email 70%
- Errori di compilazione 80%
- Riduzione tempi flusso HR 40%
- Riduzione tempi flusso Acquisti 45%
Affrontando questo cambiamento ci siamo ritrovati molto d’accordo con un’affermazione di Tom DeMarco:
“La migliore strategia di gestione è mantenere le cose semplici. I processi troppo complicati producono risultati incerti.”
