Lidl-Trek è una delle squadre ciclistiche più importanti nel panorama internazionale, con una forte presenza sia nel ciclismo maschile sia femminile.
Nata dalla collaborazione tra l’azienda di grande distribuzione Lidl e il produttore di biciclette Trek, la squadra è nota per la sua attenzione alla performance e all’innovazione, vantando un roster di corridori talentuosi e attivi nell’UCI World Tour.
Con 65 atleti e uno staff di oltre 130 persone, Lidl-Trek è la seconda squadra al mondo per ranking. Dietro il successo sportivo di Lidl-Trek si cela una solida organizzazione divisa in dipartimenti strategici come performance, logistica, sponsorship, marketing, acquisti e materiali, e staff medico.
La principale criticità che ha spinto la squadra all’azione era la necessità di unificare su un’unica piattaforma tutte le informazioni che gravitano attorno all’organizzazione degli eventi sportivi. La gestione di una struttura così complessa, articolata in dipartimenti operativi chiave come performance, logistica, sponsorship e hospitality e materiali, era infatti compromessa da una frammentazione informativa.
In precedenza, ogni dipartimento operava in modo indipendente, utilizzando i propri sistemi di comunicazione e gestionali distinti. Questo approccio dispersivo costringeva il personale a una dispendiosa navigazione tra email, WhatsApp e una miriade di altre applicazioni per reperire le informazioni necessarie. L’assenza di software specifici per il ciclismo e l’impiego di tool intranet privi della necessaria flessibilità, aggravavano ulteriormente la situazione, impedendo una gestione agile e reattiva dei dati fondamentali.
Un’ulteriore e significativa sfida derivava dalla natura intrinseca del business, strettamente legata alla performance degli atleti. Un infortunio imprevisto a un atleta, ad esempio, può stravolgere l’intero programma sportivo, logistico e di personale, richiedendo una costante e rapida riorganizzazione. Questa dinamicità imponeva la necessità di un software che permettesse tali cambiamenti in modo fluido ed efficiente.
A complicare ulteriormente il quadro, l’organizzazione negli ultimi anni ha registrato una crescita esponenziale, passando da 55 a circa 180-200 persone. Questo aumento demografico ha accresciuto notevolmente la complessità gestionale: essendo una realtà globale, Lidl-Trek si è trovata a dover unificare approcci educativi, culturali e lavorativi diversi.
Ottimizzare questi aspetti era dunque fondamentale per diverse ragioni strategiche che impattavano direttamente sulla competitività e l’innovazione della squadra. Per garantire la performance sportiva, la riduzione degli errori era un KPI di primaria importanza, così come l’impiego di uno strumento performante anche da mobile. Infine, migliorare l’efficienza era fondamentale per ridurre il carico di lavoro del personale d’ufficio.
Huware ha affiancato Lidl-Trek nella sua scelta strategica di implementare monday.com per superare la frammentazione informativa e ottimizzare le proprie operazioni. Grazie a un approccio improntato all’innovazione continua e al cambiamento, Lidl-Trek è riuscita a centralizzare e unificare tutte le informazioni su un’unica piattaforma, sia lato ufficio sia lato performance.
Per l’ufficio, questo ha consentito di gestire e tracciare in un solo ambiente dati cruciali come:
Mentre per l’ottimizzazione delle performance, monday.com ha influito positivamente sulla visibilità, nello specifico:
L’implementazione del progetto è stata gestita con un approccio strategico e collaborativo, che ha visto Huware emergere come un vero partner di innovazione.
Il primo step è stato quello della mappatura dei processi attraverso una metodologia immersiva. Questo ha permesso a Huware di avere una visibilità granulare rispetto all’operatività di Lidl-Trek, che svolge circa l’85% delle attività sul campo.
Il secondo step è stato quello di identificare gli stakeholder di progetto. I team del COO e del Performance Manager sono stati i più coinvolti nella prima fase, coordinando le attività con i consulenti di Huware per rendere la soluzione operativa. In seguito, è stata erogata una formazione a cascata su tutti gli utenti, specialmente quelli d’ufficio.
Nonostante le complessità dovute all’ambiente e al fatto che gli utenti stessi potevano non avere ancora definito come gestire certi flussi, il progetto è arrivato a un sistema operativo nell’arco dei primi 6 mesi. Successivamente, il sistema è stato continuamente migliorato e modificato per adattarsi ai cambiamenti quotidiani.
L’implementazione di monday.com, frutto della solida partnership con Huware, ha innescato una significativa evoluzione tecnologica all’interno dell’operatività di Lidl-Trek, traducendosi in vantaggi tangibili e misurabili.
Il beneficio primario è stata la completa centralizzazione delle informazioni. Dove prima era necessario consultare molteplici canali, ora è tutto è su un’unica piattaforma.
La flessibilità e l’adattabilità di monday.com si sono rivelate un fattore distintivo: non sono le persone ad adattarsi allo strumento, ma lo strumento ad adattarsi alle esigenze delle persone. Questa centralizzazione ha determinato una drastica riduzione del carico di lavoro e un notevole miglioramento dell’efficienza.
La standardizzazione della comunicazione rappresenta un altro risultato chiave. L’adozione di monday.com ha uniformato il linguaggio e le metodologie di lavoro tra tutti i dipartimenti e con gli atleti.
Un KPI fondamentale e quantificabile di questo progetto è la significativa riduzione del tasso di errore. Prima dell’implementazione di monday.com, l’errore totale era stimato intorno al 5%. Con l’adozione della piattaforma, il tasso di errore si è ridotto a circa l’1%.
"Gestire un team sportivo globale impone sfide enormi, come centralizzare il flusso continuo di informazioni e strutturare processi unici per cui nessun software offre soluzioni standard. Qui, il servizio di Huware si è rivelato un punto di svolta: grazie alla sua flessibilità e a uno studio su misura delle nostre esigenze, abbiamo creato un sistema dove è la tecnologia ad adattarsi alle persone, e non il contrario. Il risultato è un balzo significativo nell’efficienza operativa quotidiana che ha coinvolto l’intera organizzazione, sorprendendo persino le persone meno digitalizzate del team."
Luca Guercilena
General Manager, Lidl Trek Professional Cycling Team