Caso studio

Salvagente rivoluziona il modo di lavorare con Huware e Google Workspace

Chi è Salvagente, Associazione di Promozione Sociale.

Salvagente A.P.S. (www.salvagenteitalia.org) è nata nel 2014 a Monza dall’idea dei tre formatori Nazionali di primo soccorso Mirko Damasco, Silvia Riboldi e Filippo Castelli con l’obiettivo di diffondere la cultura della prevenzione degli incidenti e quella di proteggere vite insegnando il primo soccorso.

Negli anni l’associazione ha ottenuto prestigiosi riconoscimenti per le sue attività di formazione e ha iniziato a occuparsi anche delle famiglie che vivono situazioni di difficoltà attraverso la realizzazione di progetti benefici mirati al loro sostegno. In questi anni Salvagente si è battuta per insegnare a chiunque, soprattutto a chi abbia a che fare con i bambini, le modalità d’intervento in caso di emergenza con particolare riferimento alle manovre di disostruzione e alla rianimazione, con o senza uso del defibrillatore.

La sfida

Negli ultimi anni l’associazione è cresciuta considerevolmente, e oggi conta molti dipendenti che lavorano da parti diverse d’Italia o che sono spesso in trasferta. Per questo motivo Salvagente ha sentito l’esigenza di avere uno strumento che permettesse di lavorare in maniera più strutturata, semplice e collaborativa.

Gli sponsor del progetto sono stati il presidente di Salvagente, l’amministrazione e la segreteria che insieme hanno portato alla luce i principali need dell’associazione:

  • gestire tutti i documenti in un unico strumento sicuro;
  • attribuire alle persone diverse tipologie di accesso ai documenti in base alla loro professione svolta;
  • lavorare ovunque e con qualsiasi dispositivo.

La soluzione

Salvagente ha scelto Huware e Google Workspace come partner di questo progetto per due ragioni principali.

Huware è una società benefit e come tale condivide gli stessi valori dell’associazione, con la quale collabora da diversi anni. Inoltre, quando Andrea Servili -Founder e CEO di Huware ed ex istruttore di Salvagente- ha presentato la soluzione Google Workspace for Nonprofits, l’associazione si è resa subito conto che essa rispondeva perfettamente a tutte le esigenze interne.

Il progetto si è svolto in tre mesi e si è suddiviso in diverse fasi, con un supporto continuo del team Huware.

Prima dell’inizio effettivo del progetto, Huware ha coinvolto direttamente gli sponsor per mostrar loro tutte le funzionalità di GWS -dalla casella di posta, al drive fino al calendario- coinvolgendoli con use case pratici. Dopo aver capito i bisogni reali dell’associazione attraverso un kick off in sede a maggio, si è dato il via alla fase di implementazione con Google Drive e Google Chat, utilizzati in questa fase esclusivamente dall’amministrazione e dalla segreteria. A giugno è poi avvenuta la migrazione completa, e da quel momento tutti i dipendenti e i volontari di Salvagente hanno iniziato ad utilizzare l’intera suite di Google Workspace.

Grazie a Huware e Google Workspace, oggi gli accessi ai documenti sono regolati e avvengono in massima sicurezza. L’amministrazione e la segreteria hanno accesso a tutti i documenti del drive condiviso, mentre i volontari solo alle cartelle relative alla didattica. Infine, ai corsisti viene inviato il link del documento relativo al materiale del corso: questo permette di gestire di volta in volta le diverse autorizzazioni.

I risultati

Huware e Google Workspace hanno soddisfatto tutti i bisogni e le esigenze di Salvagente e i dipendenti d’ufficio hanno riscontrato enormi benefici in termini di centralizzazione e condivisione dei documenti, ma anche di privacy e sicurezza.

Come KPI di progetto, il risparmio di tempo per le comunicazioni interne è senza alcun dubbio tra i principali: si stima infatti che esso ammonti a circa il 60%.

Come next step, Salvagente e Huware lavoreranno sulla gestione e sull’utilizzo del Calendario come strumento di pianificazioni per i corsi, in modo da implementare la prenotazione e gestire la disponibilità degli istruttori direttamente da Calendar.

"Huware e Google Workspace hanno rivoluzionato il modo di lavorare soprattutto delle persone addette all’amministrazione e alla segreteria, ottimizzando la produttività grazie a una migliore gestione del lavoro e un conseguente risparmio di tempo."

Valentina Ferrari
PA to President-General Affairs

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