Caso studio

VIVISOL sceglie AppSheet: la piattaforma che semplifica e ottimizza i processi aziendali

Chi è VIVISOL, assistenza medica a domicilio

Fondato nel 1927 in Italia, il Gruppo SOL opera nella produzione, ricerca applicata e commercializzazione di gas tecnici e medicali, nelle biotecnologie, e nella produzione di energia da fonti rinnovabili. Dal 1989, spinto dall’intento di portare l’assistenza medica all’interno delle case dei pazienti, il Gruppo SOL fonda VIVISOL.

Ad oggi VIVISOL è uno dei più grandi fornitori di assistenza domiciliare in Europa, assistendo ogni giorno oltre 650.000 pazienti in tutto il mondo. L’obiettivo dell’azienda è quello di supportare persone, operatori sanitari e pubblica amministrazione offrendo il miglior servizio possibile, in linea con le diverse esigenze di salute e le ultime novità del panorama sanitario internazionale.

La sfida iniziale

VIVISOL si è trovata ad affrontare una serie di sfide legate alla gestione interna dei processi. Nello specifico, è stata evidenziata la necessità di ottimizzare la gestione della reperibilità del personale, soprattutto dal front office durante gli orari di chiusura delle varie filiali, le ore notturne e i festivi.

Il processo di gestione e comunicazione della reperibilità risultava infatti macchinoso e lento, ostacolato da un software interno obsoleto e poco user-friendly. I colleghi addetti all’inserimento della reperibilità avevano iniziato a presentare feedback negativi sull’utilizzo del software che, a causa della sua inefficienza, rimaneva spesso inutilizzato causando la mancanza di informazioni fondamentali per la ricerca di personale reperibile da parte degli uffici di Front Office.

L’esigenza primaria era dunque quella di ottimizzare la reperibilità attraverso una tecnologia moderna ed innovativa che si adattasse alle persone e ai bisogni aziendali, per garantire il miglior servizio possibile ai pazienti e per ottimizzare il lavoro dei colleghi addetti all’inserimento della reperibilità e del Front Office in modo scalabile, facile, veloce e user friendly.

La soluzione

Da anni partner del Gruppo SOL per la tecnologia Google Workspace, Huware è stata selezionata dal Gruppo per l’ottimizzazione e la digitalizzazione dei processi interni. Il Gruppo SOL aveva infatti già identificato la tecnologia AppSheet come lo strumento migliore per il raggiungimento degli obiettivi aziendali, e la solida expertise di Huware in quest’ambito, oltre all’approccio consulenziale e alla metodologia innovativa, ha fatto sì che Huware fosse selezionata per accompagnare Vivisol in questo importante processo di evoluzione. Il progetto è stato implementato con una metodologia “Agile like”, procedendo a sviluppi incrementali e incontri bisettimanali per valutarne l’avanzamento.

Durante la prima fase, i referenti del team VIVISOL hanno presentato a Huware la situazione attuale, per costruire insieme l’outcome finale. Dopo aver identificato tutti i requisiti sostanziali e funzionali per l’azienda, il team Huware ha presentato al cliente delle use case su misura, identificando l’as is e il to be.
La seconda fase ha visto lo sviluppo e il rilascio continuo di piccole funzionalità e avanzamenti del progetto, che venivano testati in autonomia dai referenti del team VIVISOL.
Una volta conclusa la fase di sviluppo, il team VIVISOL ha presentato la piattaforma alle varie filiali attraverso una formazione peer to peer. Quest’ultima fase ha visto allineamenti continui con tutti i colleghi di filiale incentrati sull’adoption della tecnologia AppSheet, per far sì che tutti comprendessero i punti di forza della piattaforma e tutte le sue funzionalità.

I risultati

La realizzazione della nuova piattaforma ha portato a una vera e propria evoluzione tecnologica a livello organizzativo: la tecnologia AppSheet è risultata essere flessibile e user friendly, rispondendo a tutte le esigenze di VIVISOL. La velocità di sviluppo e i costi di progetto ridotti sono stati un plus fondamentale per l’azienda.

Grazie alla tecnologia AppSheet, oggi VIVISOL è passata da 12 a un massimo di 2 segnalazioni a weekend per mancanza di reperibilità, e di queste solo una minima parte è imputabile alla soluzione AppSheet. Inoltre, è stato riscontrato un notevole apprezzamento dello strumento da parte degli utenti: la user experience smart ed innovativa permette ora di accedere da mobile e senza la necessità di VPN.

I prossimi passi sono incentrati sul rilascio di una versione 2.0 della piattaforma, introducendo diverse nuove funzionalità come la funzione di edit per garantire la presenza e l’aggiornamento di tutte le informazioni, e la funzione di controllo delle aree di reperibilità per verificare le aree scoperte. In questo modo l’utente potrà inserire la reperibilità in maniera ancora più semplice con l’obiettivo di azzerare eventuali segnalazioni, anticipando il problema delle mancanze di reperibilità.

"Grazie a Huware e ad AppSheet abbiamo superato le sfide iniziali, aumentando il livello di efficienza e di soddisfazione del cliente. La scelta di AppSheet combinata con la metodologia Huware si è rivelata vincente, aprendo la strada a nuove opportunità di crescita e di innovazione."

Rossana Martinelli
Responsabile Front Office Centrale
Cliente

VIVISOL

Strumento

Appsheet

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