Come pianificare il Project Management Plan perfetto per il 2023

Pianificare il Project Plan perfetto per le attività 2023 non è sicuramente un easy task, ma può diventare semplice se si considerano le sfide e i cambiamenti del nuovo modello di lavoro ibrido. La collaborazione a distanza e la mancanza di accesso alle risorse e alle informazioni necessarie possono rendere ancora più complesso il lavoro dei Project Manager. Pertanto, è importante comprendere queste sfide in modo da poter adottare le giuste strategie per affrontarle. Noi ne abbiamo individuate 5.

Cos’è un Project Management Plan?

Secondo una ricerca del Project Management Institute, l’11% degli investimenti aziendali persi è da ricondursi alla cattiva gestione dei progetti e della loro performance. Se il Project Management è il processo che guida team e organizzazioni nel raggiungimento dei propri obiettivi secondo determinati standard, il Project Management Plan è un piano a tutti gli effetti, perché permette di monitorare e misurare le performance di progetto in modo formale.

Delle 5 fasi di gestione di un progetto, quella della pianificazione è il secondo step. Il project management plan include infatti milestone e date, tutti quegli elementi che permettono ai vari team e stakeholder di essere allineati e di non perdersi lungo il percorso. Il Project Management Plan però non segna solo le scadenze e gli snodi di progetto, ma è anche fondamentale per:

  • Individuare la giusta metodologia da seguire tra Agile, Waterfall, PRINCE2, PMBOK, Scrum, Lean, e Kanban;
  • Selezionare i membri del team;
  • Definire i risultati;
  • Stimare le risorse a disposizione;
  • Determinare le attività collaterali e gli stakeholder esterni.

Investire nella fase di pianificazione iniziale assicura a team e aziende di non vanificare i propri investimenti e di avere ogni componente del team allineato sulle questione fondamentali. Un aspetto decisamente cruciale per ogni Project Manager.

Come adattare la pianificazione di progetto al sfide del moderno panorama di lavoro?

Per avere successo nel mondo del lavoro a distanza, aziende e Project Manager devono imparare a usare la tecnologia a proprio vantaggio. Collaborazione da remoto, condivisione e reperimento di informazioni, allineamento sui risultati, carico di lavoro individuale e gestione delle persone sono solo alcuni degli aspetti che devono essere rivisti e adattati alle esigenze specifiche di ciascuna azienda. Ecco dunque 5 strategie per semplificare il Project Management Plan nel 2023:

1. Gestire il lavoro ibrido e da remoto

Anche se siamo abituati al lavoro ibrido, molte aziende potrebbero non essere pronte al passaggio in full remote di alcuni team o persone. Pianificazione delle riunioni, collaborazione tra risorse, acquisizione delle informazioni sono solo alcuni degli aspetti che richiedono di essere riconsiderati. Gestire team da remoto implica infatti una strategia capace di dare alle persone tutti i tool e le informazioni necessarie per lavorare al meglio. Con tecnologie in grado di adattarsi alle necessità di informazione, collaborazione e relazione delle persone – anche di quelle che lavorano da remoto.

2. Applicare tecniche di Resource Management avanzate

Coordinare team di progetto, assegnare ruoli, deleghe e responsabilità, rispettare tempi e budget sono i pilastri del Project Management. Fino a non molto tempo fa venivano usati Google Sheets o Excel per completare queste attività. Il risultato erano dati poco chiari e poco strutturati, inclini all’errore. Software come Monday.com forniscono una big picture sui progetti e permettono di individuare immediatamente se e dove ci sono problemi da gestire. Così è semplice intervenire in modo tempestivo e avere il pieno controllo sui propri progetti.

3. Ridefinire l’Agile Work

Per definizione, i progetti Agile non hanno una scadenza, un budget e un obiettivo predefinito. Per mantenere la capacità adattiva di questo metodo, ma allo stesso tempo pianificare puntualmente i progetti nel 2023, i Project Manager dovranno imparare a combinare metodi e modelli diversi. Un’attività che può sembrare complessa ma che, grazie ai giusti tool e tecnologie, permette di scegliere e personalizzare diversi metodi e modelli come Kanban, Calendario, Timeline, Gantt, Mappe e Checklist per visualizzare e lavorare i dati nel modo che più si adatta a ciascuna azienda, team o persona.

4. Collaborazione inclusiva

Lo smart working può appianare o esasperare differenze e disequilibri. Anche digitalmente, è importante garantire a colleghi e dipendenti il giusto ambiente di lavoro che permetta di lavorare al meglio anche a coloro che lavorano da casa. Non è solo una questione di mindset o di volontà, ma anche di avere a disposizione i giusti software per la gestione di progetti e per la collaborazione. Ad esempio, con monday.com è semplice e intuitivo creare un ambiente che permetta a tutti di lavorare al meglio, senza comunicazioni frammentate o ridondanti. Così anche chi lavora da casa sarà sempre aggiornato e coinvolto nelle attività, dando il 100% per il raggiungimento degli obiettivi.

5. Garantire la flessibilità

Lo abbiamo visto durante il Covid19: il lavoro da remoto non sempre equivale a Work-life balance. Chi lavora da casa e collabora a distanza si trova spesso in difficoltà a ricercare informazioni e ad allinearsi con colleghi e collaboratori senza essere buttato in mille call giornaliere. Per non parlare delle email e delle comunicazioni che si estendono anche a orari non proprio lavorativi. Tool per la gestione di task e progetti come Monday.com ottimizzano il lavoro da remoto riducendo i tempi di ricerca delle informazioni. In questo modo, il lavoro è più efficiente e i tuoi team più soddisfatti. Inoltre è possibile gestire i carichi di lavoro individuali e di progetto grazie all’apposita board di Monday.com.

Monday.com: la tecnologia migliore per gestire team, task e progetti

Come abbiamo visto, con le giuste strategie è facile costruire Project Management Plan a prova di 2023. Per rendere l’innovazione davvero funzionale, c’è bisogno delle giuste tecnologie, quelle capaci di adattarsi alle esigenze e ai cambiamenti di team e organizzazioni. Tecnologie come quella di monday.com, piattaforma cloud e mobile per pianificare e gestire progetti ovunque e in qualsiasi momento. Controllare lo stato di avanzamento dei progetti, il carico di lavoro dei tuoi collaboratori, scadenze e notifiche è semplice e immediato grazie alle automazioni e alle integrazioni di monday.com.

Ma, soprattutto, monday.com è lo strumento ideale per prendere le decisioni giuste al momento giusto, perché ordina tutti i dati e le informazioni che ti servono in un’unica dashboard, permettendoti di decidere con un solo sguardo i next step del tuo progetto di successo.
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