Caso studio

Fondazione CMCC realizza processi integrati con monday.com

Fondazione CMCC, ente di ricerca per la sostenibilità

La Fondazione CMCC – Centro Euro-Mediterraneo sui Cambiamenti Climatici è un ente di ricerca senza scopo di lucro che mira ad approfondire le conoscenze nel campo della variabilità climatica, delle sue cause e dei suoi impatti e delle loro interazioni con il clima globale, attraverso lo sviluppo di simulazioni ad alta risoluzione dell’atmosfera e degli oceani, idrologia superficiale e sotterranea, modelli di impatto ambientale e socio-economico.

La missione del CMCC è indagare e modellare il nostro sistema climatico e le sue interazioni con la società per fornire risultati scientifici affidabili, rigorosi e tempestivi per stimolare la crescita sostenibile, proteggere l’ambiente e sviluppare politiche di adattamento e mitigazione guidate dalla scienza in un clima che cambia. Sviluppare previsioni e analisi quantitative del nostro futuro pianeta e società.

Negli ultimi anni, visto il forte interesse sullo studio dei cambiamenti climatici, e forte del riconoscimento ottenuto a livello nazionale ed internazionale, la Fondazione sta crescendo velocemente, e la digitalizzazione ed ottimizzazione dei processi amministrativi ed il monitoraggio dei progetti di ricerca, è diventata una necessità sempre più cruciale, affinché ci siano le migliori condizioni per apportare un sempre maggior incremento e sviluppo di conoscenza e saperi.

La sfida iniziale

In un contesto di forte e rapida espansione della Fondazione, per garantire un percorso strategico, di crescita organica e di “Governance” dei sistemi informativi, è stato avviato e condotto uno studio sull’evoluzione dei sistemi della Fondazione con gli obiettivi di:

  • Incrementare l’utilizzo e la diffusione degli applicativi;
  • Aumentare l’efficienza e l’efficacia a supporto dei processi interni;
  • Definire un modello di governance dei sistemi e dei processi interni.

Come output di questo percorso sono state individuate diverse iniziative Quick Win di digitalizzazione ed ottimizzazione dei processi.

La soluzione

Inizialmente sono state valutate diverse soluzioni che potessero supportare il processo di digitalizzazione secondo i seguenti assi di analisi:

  1. Flessibilità
  2. Sviluppo no-code
  3. Integrabilità
  4. Affidabilità

Diverse soluzioni individuate permettevano di coprire singoli processi ma con limitazioni, mentre quello che noi cercavamo era una piattaforma facilmente customizzabile ed integrabile con diversi tools e servizi (es. e-mail, calendar, ERP, etc.). La scelta di questa piattaforma è ricaduta su monday.com, software già in uso all’interno della Fondazione per il monitoraggio dei progetti di ricerca. Monday, dopo un’attenta analisi, ha convinto perché permette di avere:

  • Personalizzazione no-code;
  • Automazioni;
  • Integrazioni con servizi terzi:

Tutte queste caratteristiche hanno permesso di realizzare processi integrati che coprissero l’intero flusso, dal suo incipit fino alla conclusione, integrando il lavoro dei
diversi owner, e snellendo le mere attività manuali. Scelto Monday, bisognava scegliere il Partner: la scelta finale è ricaduta su Huware, per via di una poliedricità di campi e settori in cui operano giornalmente, e per l’alta capacità di creare sinergie e sviluppare spunti high-tech di valore.

I risultati

Grazie a monday.com e ad Huware, è stato possibile digitalizzare l’intero flusso dell’Ufficio HR: dall’apertura di una job call fino alla contrattualizzazione della risorsa prescelta, passando per i vari step delle attività di recruiting. Lo processo in questione è stato così schematizzato attraverso dashboard di rapida e facile consultazione, e snellito grazie all’attivazione di automatismi che riducono da un lato il data-entry manuale e dall’altro il tasso di errore umano.

Un secondo flusso centrale per la Fondazione CMCC, introdotto e gestito in monday.com è quello relativo agli Acquisti: in questo caso, ad esempio, attraverso un Form è stato gestito il task di Richiesta di Acquisto, e sfruttando le e-mail automatiche e pulsanti ad hoc si è configurato un doppio livello di approvazione della richiesta stessa. In Monday sono stati gestiti, inoltre, anche tutti i relativi controlli che la Fondazione deve effettuare prima di effettuare un acquisto, per via della sua natura di ente no-profit, fino ad arrivare a valle del processo con la gestione di inventario dei beni acquistati.

Monday ha dunque supportato CMCC, nei due casi sopracitati, a digitalizzare interi flussi, dal loro incipit fino alla loro chiusura, di flussi e processi interni, integrando, migliorando e velocizzando il lavoro e la collaborazione dei diversi uffici coinvolti.

Grazie alle automazioni facilmente configurabili, sono stati introdotti reminder e comunicazioni automatiche, riducendo cosi attività strettamente manuali e ripetitive.

  • Riduzione email 70%
  • Errori di compilazione 80%
  • Riduzione tempi flusso HR 40%
  • Riduzione tempi flusso Acquisti 45%

Affrontando questo cambiamento ci siamo ritrovati molto d’accordo con un’affermazione di Tom DeMarco:

“La migliore strategia di gestione è mantenere le cose semplici. I processi troppo complicati producono risultati incerti.”

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